PRING ヘルプGoogle ドライブに帳票を保存する
設定画面の「自動化と連携」の「Google ドライブ」タブで、「つなぐ」を押して Google アカウントを 1 回つなぎます (環境で 1 つ)。そのあと、アプリごとに「このアプリの帳票を Google ドライブに保存する」を選んで保存します。置き場所は マイドライブ / PRING 帳票 / アプリ名 / 書類番号 で、ファイル名は「取引年月日_取引先_金額_帳票名_書類番号」です。PRING が触れるのは、PRING が作ったファイルとフォルダだけです。
手順
Google ドライブへの保存は Standard 以上のプランで使えます。Lite では、タブに「Google ドライブへの保存は Standard プラン以上です」と出ます。Google ドライブに置けなかったときも、帳票の出力そのものは成功します。
1. 「Google ドライブ」タブを開く
設定画面の上の段の「自動化と連携」を選び、「Google ドライブ」タブを開きます。いちばん上の「接続」に、いまの状態 (未接続 / 接続中: メールアドレス) が出ます。
2. 「つなぐ」を押して Google アカウントをつなぐ
「つなぐ」を押すと Google の画面が新しい窓で開きます。アカウントを選んで「許可」を押すと、この画面に戻り、「接続中: メールアドレス」と出ます。つなぐのは kintone の環境ごとに 1 つの Google アカウントで、どのアプリの設定画面からでも同じ接続が見えます。マイドライブに「PRING 帳票」のフォルダができます。
3. アプリごとに「保存する」を選ぶ
「このアプリの保存」で、「このアプリの帳票を Google ドライブに保存する」を選びます。「索引簿 (索引簿.csv) に 1 行ずつ足す」は、はじめからオンです。「保存」を押すと、このアプリの詳細・一覧・一括・スケジュールの出力が、同じファイルのまま Google ドライブにも置かれます。
4. ファイル名の 3 項目を確かめる
「ファイル名の 3 項目」の表で、テンプレートごとに 取引年月日・取引金額・取引先 が選ばれているかを見ます。「空」と出たテンプレートは「テンプレートを開く」を押し、「監査ログの項目」で欄を選びます。業務アプリセットのアプリは、はじめから入っています。
5. 出力して、Google ドライブで確かめる
帳票を出力し、Google ドライブの マイドライブ / PRING 帳票 / アプリ名 / 書類番号 のフォルダにファイルがあることを確かめます。置けなかったときは、「最近の保存の失敗」の表に日時・アプリ・レコード・理由が出ます。
保存のしくみ
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| つなぎ方 | 環境で 1 回。Google の画面で「許可」を押す |
| 保存する・しない | アプリごと。はじめはオフ |
| 置き場所 | マイドライブ / PRING 帳票 / アプリ名 / 書類番号 (無ければレコード番号) |
| ファイル名 | 取引年月日_取引先_金額_帳票名_書類番号 (同じ名前なら末尾に _2、_3) |
| 索引簿 | 索引簿.csv。アプリごとに、はじめはオン |
| 対象の出力 | 詳細・一覧・一括・スケジュール |
| PRING が触れるもの | PRING が作ったファイルとフォルダだけ |
関連ページ
- プランと料金: Standard 以上
- 出力ファイルの監査ログ: 「監査ログの項目」の選び方
- スケジュール出力を設定する
- 利用枚数の上限: 枚数の数え方
- kintone のレコードを Google ドライブにバックアップする: Pro のオプション
よくある質問
どこに保存されますか？
つないだ Google アカウントのマイドライブの「PRING 帳票」の中です。その下に アプリ名 のフォルダ、さらにその下に 書類番号 (採番した番号。無ければレコード番号) のフォルダができ、1 つのレコードの帳票はそこにまとまります。フォルダは PRING が作るので、選んだり ID を貼ったりする設定はありません。共有ドライブには対応していません。アプリ名を変えると、次の保存でフォルダ名も直ります。
ファイル名はどう付きますか？
「取引年月日_取引先_金額_帳票名_書類番号」です (例: 20261031_ホクト精工_1320000_請求書_SI-202610-0003.pdf)。取引年月日・取引金額・取引先で探せる形にして、電子帳簿保存法の検索の要件に沿わせています。ファイル名に使えない文字は全角に直します。同じ名前のファイルがあるときは上書きせず、末尾に _2、_3 を付けます。3 項目のどれかが空のときは、日付を 00000000、取引先を「取引先なし」、金額を 0 にして保存し、そのアプリの行に「3 項目のうち空のものがあります」と出します。
索引簿.csv とは何ですか？
アプリのフォルダに置く一覧のファイルです。保存のたびに 1 行足し、連番・取引年月日・取引金額・取引先・ファイル名・セット・案件・書類の種類・レコード番号・承認者・承認日・作成者が並びます。Excel で開けます (UTF-8、改行は CRLF)。「このアプリの保存」でオフにすると、足しません。
Google ドライブのほかのファイルも見られますか？
いいえ。PRING が使う権限は「PRING が作ったファイルとフォルダだけ」(drive.file) で、ほかのファイルは見えません。つないだあと「切る」(2 回押し) で接続をやめられます。切っても、置いたファイルは残ります。これからの出力は置かれません。
Google ドライブに置けなかったときは、出力はどうなりますか？
帳票の出力そのものは成功のままです。詳細の出力では、完了の知らせに「Google ドライブに保存できませんでした: 理由」と出ます。一括とスケジュールでは、実行の結果の失敗の行に出ます。通信などの失敗は、その場で 1 回だけやり直します。置けなかったファイルは、自動では送り直しません。接続が切れたときは、タブに「接続が切れています。つなぎ直してください」と出るので、「つなぎ直す」を押します。
出力の枚数は増えますか？
増えません。Google ドライブに置くのは、同じ帳票です。
どのプランで使えますか？
Standard 以上です。Lite でもタブは開け、「つなぐ」を押すと Standard 以上で使えることが出ます。