PRING ヘルプ勘定科目の自動判定を設定する
設定画面の「財務」タブで、経費申請の明細ごとに勘定科目と税区分を決める仕組みを整えます。「財務セットを作る」で、勘定科目マスタ・科目の質問・科目判定ルール・科目判定の履歴・仕訳の 5 つのアプリと初期データを、この kintone に作ります。決め方は、ルール → AI の提案 → 承認者が確定の 3 段です。AI は提案するだけで、確定するのは人です。AI の提案は税務のアドバイスではありません。データはお客様の kintone に置かれ、PRING のサーバーには保存しません。
手順
AI は勘定科目を提案するだけです。決めるのは人 (承認者) です。画面にも「AI の提案は税務のアドバイスではありません。確定は承認者の責任です」と出ます。税務や会計の判断を代わりにするものではありません。
1. 「財務」タブで財務セットを作る
経費申請アプリの PRING の設定画面 (kintone のアプリの設定 → プラグイン → PRING の「設定」) を開き、「財務」タブを押します。「1. 財務セットを作る」の「財務セットを作る」を押すと、勘定科目マスタ・科目の質問・科目判定ルール・科目判定の履歴・仕訳の 5 つのアプリが、この kintone に作られます。1〜2 分かかります。終わると「作成 5 件、すでにあったもの 0 件」のように出て、「5 / 5 のアプリがあります」に変わります。アプリを作る権限が要ります。途中で止まったときも、もう一度押せば、できているところは飛ばして続きから作ります。
2. 初期データを見て、自社に合わせて直す
kintone のアプリの一覧から「勘定科目マスタ」「科目の質問」「科目判定ルール」を開きます。日本語の画面で作ったときは、勘定科目 72 件と、質問 4 件・ルール 10 件の例が入っています。使わない勘定科目は「有効」を「無効」にします。質問とルールの「費目」は、経費申請の明細の費目の選択肢と同じ文字にそろえます。書き方は、下の「質問の書き方」「ルールの書き方」にあります。
3. 経費申請の明細の表に、結果を入れる項目を足す
経費申請アプリのフォームで、明細の表 (サブテーブル) に次の項目を足します。文字列 (1 行): 勘定科目 (提案)・税区分 (提案)・確定科目・確定税区分。数値: 提案の確からしさ。文字列 (複数行): 提案の理由・質問への答え。科目はコード (例: 6260) がそのまま入るので、確定科目と提案の項目は文字列 (1 行) で作ります。フォームを変えたら「アプリを更新」します。
4. 「2. 経費申請の項目の割り当て」で項目を割り当てる
財務タブの「明細の表」で、経費申請の明細の表を選びます。下に項目の一覧が出るので、表の中の項目を 1 つずつ割り当てます。* が付いた「費目」「金額 (税込)」「勘定科目 (提案)」「確定科目」は必須です。使わない項目は「割り当てない」のままにします。同じ項目を 2 か所に割り当てることはできません。
5. 申請全体の項目を選ぶ
「申請全体の項目」で、「申請番号の欄」(文字列 1 行かレコード番号)、「支払方法の欄」(文字列 1 行・ドロップダウン・ラジオボタン)、「承認が済んだ状態の名前」、「確定科目が空のとき止めるアクション名」を決めます。申請番号の欄は、選ぶことをおすすめします。申請ごとの仕訳の書き出しと、承認をやり直したときの置き換えは、申請番号で行うためです。承認が済んだ状態の名前は、初期値が「承認済」です。経費申請のプロセス管理の最後の状態と同じ名前にします。英語やタイ語で作った業務アプリセットでは、その言語の名前 (例: Approved) です。「確定科目が空のとき止めるアクション名」は、確定科目が空のときに止めるアクションの名前です。空のままなら標準の決まりで、下の「承認で止まるとき」にあります。
6. 「3. 仕訳」で仕訳の入れ方を決める
「税の入れ方」で、「税込で 1 行」か「本体と消費税の 2 行」を選びます。「消費税の端数」は、切り捨て (初期値)・四捨五入・切り上げから選びます。明細に消費税の値がないとき、税区分の名前にある率 (例: 課税仕入 10% の 10) から税額を計算する場合に使います。「貸方の科目」は、現金・立替・仮払の 3 つで、それぞれ科目の名前を入れます (初期値は現金・未払金・仮払金)。
7. AI を使うかどうか決める
「ルールで決まらないとき AI に聞けるようにする」にチェックを入れると、明細ごとに「AI に聞く」が使えます。AI は、お客様の Gemini の API キーで動きます。キーは「AI 設定」タブで登録します (AI マッピングと同じキーです)。チェックを外したときや、キーがないときは、ルールで決まるものだけが決まります。AI は提案するだけで、確定するのは人です。AI の提案は税務のアドバイスではありません。
8. 保存して「アプリを更新」する
「保存」を押します。「保存しました。アプリを更新すると反映されます」と出たら、kintone の「アプリを更新」を押します。「保存できません」と出たときは、理由が並ぶので、その項目を直して、もう一度「保存」を押します。
9. 権限を確かめて、1 件試す
経費申請を使う人が、財務セットのアプリを見られるか確かめます (下の「権限」)。経費申請の新しいレコードを開くと、画面の上に「勘定科目を判定」が出ます。明細を 1 行入れて、押してみます。
財務セットの 5 つのアプリ
「財務セットを作る」で作られるアプリは、次の 5 つです。アプリの名前と項目の名前は、画面の言語にかかわらず日本語で作られます。
| アプリ | 1 レコード | 主な項目 |
|---|---|---|
| 勘定科目マスタ | 勘定科目 1 つ | コード (必須・重複不可)、勘定科目名 (必須)、区分 (資産 / 負債 / 純資産 / 収益 / 費用)、既定の税区分、有効 (有効 / 無効)、判定のヒント (AI に渡す説明) |
| 科目の質問 | 質問 1 つ | 費目、質問 ID、質問文、答えの型、選択肢、並び順、必須 |
| 科目判定ルール | 「条件 → 勘定科目」の 1 行 | 費目、ルール名、優先度、条件の組み合わせ、条件 (表)、勘定科目 (勘定科目マスタから選ぶ)、税区分、メモ |
| 科目判定の履歴 | 承認で確定した明細 1 行 | 確定した日、費目、取引先、摘要、金額、質問への答え、AI の提案、確定した科目、提案と違った、申請番号 |
| 仕訳 | 明細 1 行の仕訳 | 日付、摘要、借方科目・税区分・金額、貸方科目・税区分・金額、税額、申請番号、明細の行 |
- 各アプリの説明欄に「[PRING finance:coa]」のような印が付きます。PRING はこの印でセットのアプリを探します。消さないでください。
- 財務セットは、1 つの kintone に 1 組あれば足ります。別の経費申請アプリの設定画面でも、印のあるアプリを見つけて同じ組を使います。
- 作られたアプリの権限は、kintone の初期のままです。PRING は権限を設定しません。
初期データ
初期データは、空のアプリにだけ入ります。もう一度ボタンを押しても、重ねては入りません。勘定科目の言語は、設定画面の言語 (kintone のログインユーザーの言語。右上の「表示言語」で選んだ言語が優先されます) で決まります。
| 設定画面の言語 | 勘定科目 | 質問 | ルール |
|---|---|---|---|
| 日本語 | 72 件 (資産 18・負債 10・純資産 2・収益 4・費用 38) | 4 件 | 10 件 |
| English | 29 件 | なし | なし |
| ไทย | 26 件 | なし | なし |
日本語の勘定科目は、中小企業でよく使う科目です。英語とタイ語は、短い例の一覧です。自社で使う科目を足してください。
日本語の画面で作ると、質問とルールの例も入ります。日本の慣行を例にしたもので、税務の判断ではありません。会社と税理士で決めて、直してください。
| 費目 | 優先度 | ルール名 | 条件 (質問 ID 条件 値) | 勘定科目 |
|---|---|---|---|---|
| 会議費、交際費 | 10 | 社外の飲食で 1 人 5,000 円超 → 接待交際費 | outside である あり、かつ per_person > 5000 |
接待交際費 |
| 会議費、交際費 | 20 | 社外の飲食で 1 人 5,000 円以下 → 会議費 | outside である あり、かつ per_person ≦ 5000 |
会議費 |
| 会議費、交際費 | 30 | 社内の飲食 → 福利厚生費 | outside である なし |
福利厚生費 |
| 交通費 | 10 | 出張 → 旅費交通費 | trip である はい |
旅費交通費 |
| 交通費 | 20 | 出張でない交通費 → 通勤手当 (要確認) | trip である いいえ |
通勤手当 |
| 宿泊費 | 10 | 宿泊費 → 旅費交通費 | なし | 旅費交通費 |
| 通信費 | 10 | 通信費 → 通信費 | なし | 通信費 |
| 消耗品費 | 10 | 書籍・雑誌 → 新聞図書費 | usage である 書籍・雑誌 |
新聞図書費 |
| 消耗品費 | 20 | 10 万円以上の備品 → 工具器具備品 (固定資産) | $amount ≧ 100000 |
工具器具備品 |
| 消耗品費 | 90 | それ以外 → 消耗品費 | なし | 消耗品費 |
初期の質問は、4 つです。
| 費目 | 質問 ID | 質問文 | 答えの型 | 必須 |
|---|---|---|---|---|
| 会議費、交際費 | outside | 社外の方は同席しましたか | はい・いいえ (あり / なし) | 必須 |
| 会議費、交際費 | people | 全体の人数 (自分を含む) | 数値 | 必須 |
| 交通費、宿泊費 | trip | 出張ですか (通常の通勤ではない) | はい・いいえ (はい / いいえ) | 必須 |
| 消耗品費 | usage | 使い道 | 選択 (事務用品 / 書籍・雑誌 / 備品・機器 / その他) | 任意 |
初期の質問とルールの「費目」は、業務アプリセットの経費申請の費目 (交通費 / 宿泊費 / 会議費 / 交際費 / 消耗品費 / 通信費 / その他) に合わせてあります。別の費目の名前を使うときは、質問とルールの「費目」を、自社の費目と同じ文字に直してください。費目は、文字が完全に同じものだけが当てはまります。
質問の書き方
「科目の質問」アプリに、1 質問 1 レコードで書きます。申請者が「勘定科目を判定」を開くと、明細の費目に当てはまる質問が出ます。
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 費目 | 質問を出す費目。空ならすべての費目です。複数は「、」で区切ります (例: 会議費、交際費) |
| 質問 ID (必須) | ルールの条件で、この質問を指す名前です。ルールの条件の「質問 ID」と同じ文字にします |
| 質問文 (必須) | 申請者に見せる文です |
| 答えの型 | 選択 / 数値 / はい・いいえ / 文章 |
| 選択肢 | 1 行に 1 つ。「選択」と「はい・いいえ」で選択肢を書くと、プルダウンで答えます。書かないと入力欄になります |
| 並び順 | 小さい順に出ます |
| 必須 | 必須 / 任意 (初期値は任意)。必須の質問に答えるまで、「ルールで判定」も「AI に聞く」も進みません |
質問 ID が people の質問 (全体の人数) に答えがあると、金額 ÷ 人数 (小数は切り捨て) が「1 人あたり」(per_person) として、ルールの条件に使えます。
ルールの書き方
「科目判定ルール」アプリに、1 ルール 1 レコードで書きます。明細の費目に当てはまるルールを、優先度の小さい順に調べ、最初に当てはまったものが提案になります。優先度が同じときは、アプリでの並び順です。
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 費目 | ルールを調べる費目。空ならすべての費目です。複数は「、」で区切ります |
| ルール名 (必須) | 画面に「ルール「○○」に当てはまりました」と理由に出ます |
| 優先度 (必須) | 小さい順に調べます (初期値 50) |
| 条件の組み合わせ | すべて (全部の条件に当てはまる) / どれか (どれかに当てはまる) |
| 条件 (表) | 1 行ごとに「質問 ID」「条件」「値」を書きます |
| 勘定科目 (必須) | 勘定科目マスタから選びます |
| 税区分 | 空なら、勘定科目の既定の税区分です |
| メモ | 管理用のメモです |
条件の「条件」の選択肢は、次のとおりです。
| 条件 | 意味 | おもに使う答え |
|---|---|---|
| = / ≠ / > / ≧ / < / ≦ | 数値の比較 | 数値 (金額・人数) |
| である / でない | 同じ / 違う | 選択・はい・いいえ |
| のどれか | 値に「、」「,」か改行で区切って書いた候補のどれかと同じ | 選択 |
| を含む | 答えの文章に、値が含まれる | 文章 |
- 質問 ID の代わりに、次の名前が使えます。
$amountは明細の金額 (税込)、$taxは明細の消費税、per_personは 1 人あたりの金額です。 - 答えがまだない質問を使う条件は、当てはまりません (「でない」も同じです)。
- 条件を 1 行も書かないルールは、いつも当てはまります。優先度を大きくして、「それ以外」に使えます。
経費申請の明細に割り当てる項目
財務タブの「2. 経費申請の項目の割り当て」で、明細の表の中の項目を割り当てます。「(必須)」の項目は、割り当てないと保存できません。
| 項目 | 使える項目の種類 | 使いみち |
|---|---|---|
| 費目 (必須) | 文字列 (1 行)・ドロップダウン・ラジオボタン・ルックアップ | 質問とルールの「費目」と、同じ文字で照らします |
| 利用日 | 日付 | 仕訳の日付。空なら承認した日です |
| 金額 (税込) (必須) | 数値・計算 | 仕訳の金額、ルールの $amount |
| 消費税 | 数値・計算 | 値があれば仕訳の税額にします。空なら、税区分の率から計算します |
| 取引先・内容 | 文字列 (1 行・複数行) | AI に渡します。履歴の取引先になります |
| 登録番号 | 文字列 (1 行・複数行) | AI に渡します |
| 摘要 | 文字列 (1 行・複数行) | 仕訳と履歴の摘要。空なら取引先・内容です |
| 理由 | 文字列 (1 行・複数行) | 申請者の理由。AI に渡します |
| 質問への答え | 文字列 (1 行・複数行) | 答えが自動で書かれます |
| 勘定科目 (提案) (必須) | 文字列 (1 行・複数行) | 提案の科目のコードが入ります |
| 税区分 (提案) | 文字列 (1 行・複数行) | 提案の税区分が入ります |
| 提案の確からしさ | 数値 | 0 から 1 の小数 (例: 0.82) が入ります |
| 提案の理由 | 文字列 (1 行・複数行) | ルールか AI の理由が入ります |
| 確定科目 (必須) | 文字列 (1 行)・ドロップダウン・ラジオボタン・ルックアップ | 確定した科目のコードが入ります |
| 確定税区分 | 文字列 (1 行)・ドロップダウン・ラジオボタン・ルックアップ | 確定した税区分が入ります |
業務アプリセットの経費申請なら、明細に「利用日」「費目」「内容・訪問先」「金額」があります。それぞれ、利用日・費目・取引先・内容・金額 (税込) に割り当てられます。
仕訳の設定
承認が済んだとき、明細 1 行ごとに、次の決まりで仕訳が作られます。
- 借方は、確定科目の名前です。税区分は、確定税区分 (空なら科目の既定) です。
- 貸方は、「支払方法の欄」の値で決まります。「仮払」を含む値か「あり」は仮払金、「現金」か「会社」を含む値は現金、それ以外 (「なし」や空) は立替で未払金です。科目の名前は、「貸方の科目」の設定のとおりです。
- 税額は、明細の「消費税」の値があればその値、空なら、税区分の名前にある率 (「課税仕入 10%」の 10) から税込の金額を割り戻して、「消費税の端数」の設定で丸めます。率がない税区分 (非課税など) は、税額 0 です。
- 「税込で 1 行」では、明細 1 行が 1 件の仕訳になります。「本体と消費税の 2 行」では、税額がある明細は、本体の行と、借方科目が「仮払消費税」の税の行の 2 件になります。
権限
財務セットのアプリには、PRING は権限を設定しません。kintone の初期のままです。次の権限を確かめてください。
| 人 | 必要な権限 | 足りないとき |
|---|---|---|
| 財務セットを作る人 | アプリを作る | 「作れませんでした。アプリを作る権限があるか確認して、もう一度押してください」 |
| 経費申請を使う人 | 勘定科目マスタ・科目の質問・科目判定ルール・科目判定の履歴を見る | 「勘定科目の情報を読み込めませんでした。財務セットのアプリを見る権限があるか確認してください」 |
| 承認する人 (確定科目を入れ直す) | 経費申請のレコードを編集する | 詳細画面では見るだけなので、確定科目を入れ直せません |
| 承認する人 | 科目判定の履歴と仕訳に、レコードを追加・削除する (同じ申請の分を置き換えるため) | 承認は進みますが、履歴と仕訳は作られません |
| 仕訳を書き出す人 | 仕訳を見る | 「書き出せませんでした。仕訳のアプリを見る権限があるか確認してください」 |
承認で止まるとき
確定科目が空の明細が 1 行でもあると、承認のアクションが止まります。出る文は、たとえば「確定科目が空の明細が 2 行あります。承認する前に、提案を確認して確定科目を入れてください。」です。申請する人は、確定科目が空のままでも申請できます。確定するのは承認者です。承認者は、編集画面で確定科目を入れてから、承認のアクションを押します。
どのアクションが止まるかは、財務タブの「申請全体の項目」にある「確定科目が空のとき止めるアクション名」で決まります。画面の項目名は「確定科目が空のとき止めるアクション名 (空 = 「承認」「決裁」を含む名前。「、」で複数)」です。項目名の説明より細かい決まりなので、下の表のとおりに考えてください。
| 「確定科目が空のとき止めるアクション名」 | 止まるアクション |
|---|---|
| 空 (標準) | アクション名に「承認」「決裁」「Approve」「อนุมัติ」を含むもの。英字は大文字と小文字を区別せず、Approval なども含みます。それに加えて、記録を「承認が済んだ状態の名前」の状態に進めるアクション |
| 名前を書く | 書いた名前と完全に同じ名前のアクション (「含む」ではありません)。標準の決まり (「承認」「決裁」を含む名前) の代わりに使われます。複数は「、」か「,」で区切ります (例: 確認、最終確認)。名前の前後の空白は無視します。ただし、記録を承認が済んだ状態に進めるアクションは、書いていなくても止まります |
次のアクションは止まりません。名前に「差し戻し」「差戻し」「却下」「取り下げ」「取下げ」「Reject」「Return」「Withdraw」「Deny」「Send back」「ส่งกลับ」「ปฏิเสธ」を含むアクションです。「確定科目が空のとき止めるアクション名」に書いても、止まりません。「申請」は、標準では止まりません。止まるのは、その名前を「確定科目が空のとき止めるアクション名」に書いたときと、条件による分岐で申請がそのまま「承認が済んだ状態」に進むときです。
「経費申請の画面に「勘定科目を判定」を出す」のチェックを外すと、ボタンも、承認を止める動きもなくなります。使い方は 経費申請で勘定科目を決める にあります。
関連ページ
- 経費申請で勘定科目を決める: 利用者向け。判定のダイアログ、承認、仕訳の書き出し
- AI マッピングを設定する (BYOK Gemini): 「AI 設定」タブで Gemini のキーを登録する
- 業務アプリセットを作る (購買・経費・販売): 経費申請アプリを含むセットの作成
- 経費アプリセットの使い方: 経費申請から立替金の精算までの進め方
- 表示言語: 画面の言語と、初期データの言語
よくある質問
AI を使わなくても使えますか？
使えます。「ルールで決まらないとき AI に聞けるようにする」のチェックを外すと、「AI に聞く」は出ず、ルールで決まるものだけが決まります。ルールで決まらない行は、確定科目を人が選びます。
Gemini のキーを登録していないと、どうなりますか？
ルールで決まるものは、これまでどおり決まります。「AI に聞く」を押すと「AI のキーが未登録です。設定の「AI 設定」に Gemini のキーを登録すると、ルールで決まらない明細に科目を提案できます」と出て、提案は入りません。確定科目を人が選べば、そのまま進められます。
AI の提案は、税務や会計のアドバイスですか？
いいえ。AI は、勘定科目の候補を提案するだけです。税務や会計の判断を代わりにするものではなく、提案が正しいことを保証するものでもありません。画面にも「AI の提案は税務のアドバイスではありません。確定は承認者の責任です」と出ます。初期データの質問とルールも、日本の慣行を例にしたもので、税務の判断ではありません。会社と税理士で決めて、直してください。
データは PRING のサーバーに送られますか？
勘定科目・質問・ルール・履歴・仕訳は、すべてお客様の kintone のアプリに保存され、PRING のサーバーには保存しません。「ルールで判定」は kintone の画面の中で行い、PRING には送りません。「AI に聞く」を押したときだけ、その 1 行の内容 (費目・日付・金額・消費税・取引先・登録番号・摘要・理由・質問への答え)、有効な勘定科目の一覧、過去に確定した例 (最大 20 件) が、PRING のサーバーを通って、お客様の Gemini キーで AI に送られます。サーバーは受け取った内容をその場で使って捨て、保存しません。サーバーの記録に残るのは、要求の ID・モデル名・トークン数・成功か失敗かといった、中身に関係ない情報だけです。科目・金額・取引先は残しません。
「財務セットを作る」をもう一度押すと、どうなりますか？
押せます。アプリの説明欄にある「[PRING finance:coa]」のような印でセットのアプリを探し、ないアプリだけを作ります。ボタンの文字は「足りないアプリと初期データを補う」に変わります。初期データは、空のアプリにだけ入ります。印を消したアプリは見つからないので、そのアプリが新しく作られます。印は消さないでください。
初期データを直したり、消したりしてよいですか？
かまいません。勘定科目・質問・ルールは、kintone のレコードです。直す・足す・消すは、ほかのアプリと同じようにできます。使わない科目は「有効」を「無効」にすると、確定科目の選択肢と、AI に渡す一覧から外れます。AI に渡せる有効な勘定科目は 400 件までで、1 回に送る内容の大きさも 20 KB までです。全部のレコードを消してからもう一度ボタンを押すと、初期データがまた入ります。
英語やタイ語の画面で作ると、何が違いますか？
勘定科目の初期データが、その言語の一覧になります (English は 29 件、ไทย は 26 件)。質問とルールの例は、日本語の画面で作ったときだけ入ります。アプリの名前と項目の名前は、どの言語でも日本語です。
承認のアクションを押すと「確定科目が空の明細が…」と出て、進めません。
確定科目が空の行が 1 行でもあると、承認のアクションが止まります。経費申請の編集画面で「勘定科目を判定」を開き、すべての行に確定科目を入れてください (提案どおりなら「提案どおりにする」)。申請・差し戻し・却下・取り下げは、止まりません。止めるアクションの名前を変えたいときは、財務タブの「確定科目が空のとき止めるアクション名」に書きます。この機能を使わないときは、「経費申請の画面に「勘定科目を判定」を出す」のチェックを外します。ボタンも、承認を止める動きもなくなります。
承認したのに、履歴と仕訳が作られません。
履歴と仕訳が作られるのは、経費申請が、財務タブの「承認が済んだ状態の名前」と同じ名前の状態に進んだときです。この名前が、プロセス管理の最後の状態の名前と違うと作られません。承認した人が科目判定の履歴と仕訳にレコードを追加・削除できる権限を持っていないときも、承認は進みますが、履歴と仕訳は作られません。
申請番号の欄を選ばないと、どうなりますか？
承認をやり直したときに、同じ申請の履歴と仕訳が置き換わらず、重ねて増えます。また、詳細画面の「仕訳を書き出す (CSV)」が、その申請だけでなく、仕訳のすべてを書き出します。申請番号の欄を選んでください。