PRING ヘルプPDF をプレビューして、ダウンロードか添付ファイル欄に保存する
レコード画面で PDF の帳票ボタンを押すと、できあがった PDF が出力ダイアログの中に表示されます。内容を確かめてから「ダウンロード」か「添付ファイル欄に保存」を選びます。保存したあと、ダイアログを閉じるとレコード画面が読み込み直され、添付が見えます。一括出力では、完了後の「添付ファイル欄に保存」で、レコードごとに保存できます。
手順
1. PDF の帳票ボタンを押す
レコードの詳細画面で、PDF の帳票ボタン (例: 請求書) を押します。テンプレが使う項目がアプリのフォームに無いときは、先に「アプリに無いフィールドがあります」と出ます (下の補足を参照)。
2. ダイアログの中でプレビューを見る
「生成中…」のあと、「『ファイル名』ができました。内容を確かめてから、ダウンロードか添付ファイル欄への保存を選んでください。」と表示され、PDF が枠の中に出ます (ブラウザ内蔵の PDF ビューアで表示します)。「表示されないときは、ダウンロードしてご覧ください。」と枠の下にあるとおり、表示されない環境ではダウンロードして開いてください。画面が狭い (幅 640px 以下) ときは、ダイアログが全画面になります。
3. ダウンロードか添付保存を選ぶ
「ダウンロード」を押すと、管理者が決めたファイル名で PDF が保存されます (何度でも押せます)。「添付ファイル欄に保存」を押すと、このレコードの添付ファイルフィールドに PDF が入ります。出るボタンは管理者の設定で決まり、保存先が無ければ「添付ファイル欄に保存」は出ません。内容が違うときは「閉じる」で何も残さず戻れます。
4. 保存の結果を確かめる
保存が終わると、ボタンが「添付ファイル欄に保存しました」に変わって押せなくなり、「レコードの添付ファイル欄 (フィールドコード) に保存しました」と出ます。保存中はダイアログを閉じられません。ダイアログを閉じると、レコードの詳細画面が読み込み直され、添付ファイルが表示されます。
5. 失敗したときはもう一度押す
「添付ファイル欄に保存できませんでした」と出たときは、PDF はできています。レコードの編集権限を確かめて、もう一度「添付ファイル欄に保存」を押すか、「ダウンロード」で手元に保存してください。要求 ID (問い合わせ番号) は [エラーが出たとき](/ja/help/user/errors) のとおり控えます。
6. 一括出力のあとで、レコードごとに添付保存する
一覧画面の一括出力が終わると「一括出力が完了しました」と「ZIP をダウンロード」が出ます。管理者が添付保存先を設定したテンプレでは「添付ファイル欄に保存」も出て、押すと ZIP の中のファイルが、それぞれ対応するレコードの添付ファイルフィールドに入ります。「添付ファイル欄に保存中 n / m 件」と進み、最後に「n 件のレコードの添付ファイル欄に保存しました」と出ます。失敗した分は対象外です。
出力の前の確認 (アプリに無いフィールド)
テンプレが使うフィールドがアプリのフォームに無いと、出力の前に確認が出ます。レコード画面と集計出力のダイアログでは「キャンセル」と「そのまま出力する」、一括出力では入力欄の上に警告が出ます。管理者向けの直し方は テンプレが使うフィールドを消したときの警告 にあります。
記録される内容
管理者が監査ログ (ファイルログアプリ) を設定していると、プレビューに文書 ID と SHA-256、「ログで照合」のリンクが出ます。ダウンロードと添付保存はそれぞれ記録されます。詳しくは 承認の印影・書類のつながり・書類の読み取り・監査ログの見え方 を参照してください。
関連ページ
よくある質問
添付ファイル欄に保存すると、前のファイルはどうなりますか？
管理者がフィールドごとに決めた方法のとおりです。「追加」は前のファイルを残して新しいファイルを足し、「置き換え」は前のファイルを消して新しいファイルだけにします。どちらかは管理者に確かめてください。
プレビューが出ないで、すぐダウンロードされます。
Excel と Word の出力、一覧画面の一括出力、集計出力にはプレビューがありません。PDF でも、管理者がそのテンプレで「出力後にプレビューを表示する」をオフにしていると、すぐダウンロード (または添付保存) されます。
ダウンロードされず、添付だけ保存されました。
管理者がそのテンプレで「ファイルをダウンロードする」をオフにしています。「ファイルはダウンロードせず、添付ファイル欄にだけ保存する設定です。」と表示されます。ファイルはレコードの添付ファイル欄にあります。
一括出力のあとの「添付ファイル欄に保存」が出ません。
ZIP をブラウザで開いて各レコードに保存する機能なので、一括出力を始めたページを開いたままにしておく必要があります。ページを読み込み直すと出ないので、その場合は ZIP をダウンロードして添付してください。
出力の前に「アプリに無いフィールドがあります」と出ました。
テンプレが使っている項目が、アプリのフォームから消えたか、フィールドコードが変わっています。「そのまま出力する」を押すと、その項目だけ空欄の帳票ができます。「キャンセル」で戻り、管理者に対応付けの修正を頼むのが確実です。一括出力では「一括出力を開始」を押したあと、もう一度「開始」を押すと続行されます。