承認の印影・書類のつながり・書類の読み取り・監査ログの見え方

作成日: 2026-10-26更新日: 2026-10-26

承認のアクションを押すと承認者と日時がレコードに記録され、出力した帳票の承認欄にあなたの印影 (登録が無ければ日付印) が入ります。レコード詳細画面の「書類のつながり」を押すと、案件の書類が段ごとに並び、証憑一式 PDF にまとめられます。「書類を取り込む」「書類を読み取る」では AI の候補を確かめて直してから保存します。出力・添付・削除は kintone 内のファイルログアプリに記録され、PDF の文書 ID で照合できます。

承認すると印影が入る

プロセス管理の承認のアクション (例: 課長承認) をレコード詳細画面で押すと、承認者の欄にあなた、承認日時の欄に今の時刻が入ってレコードが保存されます。帳票を出力すると、その承認ステップの印影セルに、管理者が登録したあなたの印影が入ります。印影の登録が無いときは日付印 (承認・日付・時刻・氏名の丸印) が入ります。未承認のステップの欄は空のままです。

• 記録されるのは詳細画面のアクションボタンだけです。一覧画面の「ステータスの一括更新」やモバイルからの承認は記録されません
• 差し戻すと、管理者の設定によっては、もう一度承認を通るステップの記録が消えます

「書類のつながり」で案件全体を見る

企画・見積・稟議・契約・発注・納品・請求・支払のように段のあるアプリでは、レコード詳細画面の PRING のボタン群に「書類のつながり」が出ます。押すと次が 1 画面に並びます。

• 上部: 案件番号・件名・請求の合計・支払済の合計・未払いの合計
• 段ごとの書類: 番号・ファイル名・版・承認者・日付・状態・金額・照合結果とレコードへのリンク。今のレコードは強調されます
• 欠け: 「上流の番号が空です」「上流に番号 R-12 がありません」「この段の書類がありません」。つながりが輪になっているときもその旨が出ます
• 照合: 添付ファイルの SHA-256 をファイルログアプリの記録と比べ、一致 / 不一致 / 未記録 / 照合できない を表示します

下部のボタンの働きです。

取引先の書類を読み取る

管理者が「書類の読み取り」を設定したアプリでは、一覧画面に「書類を取り込む」、原本が添付されたレコードの詳細画面に「書類を読み取る」が出ます。

1. ファイル (PDF や画像) と、受け取り方 (スキャナ保存 / 電子取引)、受領日を選びます
2. AI が読み取った候補 (取引先・書類番号・取引年月日・金額・明細など) が確認画面に出ます。確からしさの低い項目は色が付き「要確認」と表示されるので、原本と見比べて直します。明細の行は追加・削除できます
3. 取引年月日・取引金額・取引先は必ず入れます (金額の無い見積書は 0)
4. 発注番号から発注レコードが見つかると自動で埋まり、数量・単価・金額が発注や納品と合わないときは警告が出ます。入力期限が近いときも警告が出ます
5. 「レコードを作成」(取り込み) または「レコードに保存」(詳細) を押したときだけ kintone に保存されます。直した項目は「訂正」として記録されます

スキャナ保存の画像が解像度などの条件を満たさないときは受け付けられず、理由が表示されます。

出力は監査ログに記録される

管理者がファイルログアプリを作っていると、帳票の出力・レコードへの添付・差し替え・削除・ダウンロードのたびに、日時・版・ファイル名・SHA-256・文書 ID がそのアプリに 1 行ずつ記録されます。操作はあなたが普段どおり行うだけで、特別な手順はありません。

• PDF のフッターかメタデータに文書 ID と SHA-256 が入っている場合、その文書 ID でファイルログアプリを検索すると、いつ誰が出力したどの版かが分かります
• ファイルログアプリは誰も編集・削除できません (閲覧と追加だけ)

困ったとき

出力の結果に表示される要求 ID (問い合わせ番号) と、失敗の種類 (kintone / PRING / 通信) を控えて、管理者または お問い合わせ に貼ってください。詳しくは「エラーが出たとき」を参照してください。