ตราอนุมัติ การเชื่อมโยงเอกสาร การอ่านเอกสาร และบันทึกตรวจสอบ

สร้างเมื่อ: 2026-10-26อัปเดตเมื่อ: 2026-10-26

เมื่อกดแอกชันอนุมัติ ชื่อคุณและเวลาจะถูกบันทึกลงเรคคอร์ด และเอกสารที่ออกจะแสดงตราประทับของคุณ (หรือตราวันที่) ในช่องอนุมัตินั้น ปุ่มการเชื่อมโยงเอกสารในหน้ารายละเอียดเรคคอร์ดแสดงเอกสารของเคสตามขั้นและรวมเป็น PDF ชุดหลักฐานเดียว นำเข้าเอกสารและอ่านเอกสารจะแสดงตัวเลือกของ AI ให้ตรวจและแก้ก่อนบันทึก ทุกการออกเอกสาร แนบ และลบ ถูกบันทึกในแอป File Log ใน kintone ของคุณ และค้นด้วยรหัสเอกสารใน PDF ได้

อนุมัติแล้วตราของคุณจะอยู่บนเอกสาร

เมื่อกดแอกชันอนุมัติ (เช่น ผู้จัดการอนุมัติ) ในหน้ารายละเอียดเรคคอร์ด ชื่อคุณจะถูกใส่ในฟิลด์ผู้อนุมัติ เวลาปัจจุบันในฟิลด์เวลาอนุมัติ และเรคคอร์ดถูกบันทึก เอกสารที่ออกจะแสดงตราที่ผู้ดูแลลงทะเบียนให้คุณในเซลล์ตราของขั้นนั้น หากไม่มีภาพตรา จะใช้ตราวันที่ (ตรากลมที่มีคำว่าอนุมัติ วันที่ เวลา และชื่อ) ขั้นที่ยังไม่อนุมัติจะว่าง

• บันทึกเฉพาะปุ่มแอกชันในหน้ารายละเอียด การอัปเดตสถานะเป็นกลุ่มจากหน้ารายการและการอนุมัติบนมือถือไม่ถูกบันทึก
• ตามการตั้งค่าของผู้ดูแล การส่งกลับอาจล้างบันทึกของขั้นที่ต้องอนุมัติใหม่

การเชื่อมโยงเอกสาร: ทั้งเคสในหน้าเดียว

ในแอปที่เป็นขั้น (แผนงาน ใบเสนอราคา อนุมัติ สัญญา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน) ปุ่มของ PRING ในหน้ารายละเอียดเรคคอร์ดจะมีการเชื่อมโยงเอกสาร เมื่อกดจะแสดง:

• ด้านบน: หมายเลขเคส ชื่อเรื่อง ยอดเรียกเก็บ ยอดชำระแล้ว และยอดค้าง
• เอกสารตามขั้น: หมายเลข ชื่อไฟล์ เวอร์ชัน ผู้อนุมัติ วันที่ สถานะ ยอดเงิน ผลตรวจ และลิงก์ไปเรคคอร์ด เรคคอร์ดปัจจุบันจะถูกเน้น
• ช่องว่าง: หมายเลขต้นน้ำว่าง ไม่พบหมายเลข R-12 ในต้นน้ำ หรือไม่มีเอกสารในขั้นนี้ หากการเชื่อมโยงเป็นวงกลมก็จะแจ้งเช่นกัน
• การตรวจ: เทียบ SHA-256 ของไฟล์แนบแต่ละไฟล์กับแอป File Log แล้วแสดงตรง / ไม่ตรง / ไม่ได้บันทึก / ตรวจไม่ได้

ปุ่มด้านล่าง:

อ่านเอกสารจากคู่ค้า

ในแอปที่ผู้ดูแลตั้งค่าการอ่านเอกสารไว้ หน้ารายการจะมีปุ่มนำเข้าเอกสาร และหน้ารายละเอียดของเรคคอร์ดที่แนบต้นฉบับจะมีปุ่มอ่านเอกสาร

1. เลือกไฟล์ (PDF หรือรูป) วิธีรับ (สแกน / อิเล็กทรอนิกส์) และวันที่รับ
2. ตัวเลือกที่ AI อ่านได้ (คู่ค้า หมายเลขเอกสาร วันที่ทำรายการ ยอดเงิน รายการ ฯลฯ) จะแสดงในหน้ายืนยัน รายการที่ความมั่นใจต่ำจะมีสีและป้ายตรวจสอบ ให้เทียบกับต้นฉบับแล้วแก้ไข เพิ่มหรือลบแถวรายการได้
3. ต้องกรอกวันที่ทำรายการ ยอดเงิน และคู่ค้า (ใบเสนอราคาที่ไม่มียอดให้ใส่ 0)
4. หากหมายเลขใบสั่งซื้อพบเรคคอร์ดใบสั่งซื้อ ระบบจะเติมให้อัตโนมัติ และจะเตือนเมื่อจำนวน ราคาต่อหน่วย หรือยอดไม่ตรงกับใบสั่งซื้อหรือใบส่งของ รวมถึงเมื่อใกล้เส้นตายป้อนข้อมูล
5. เรคคอร์ดจะถูกบันทึกลง kintone เฉพาะเมื่อกดสร้างเรคคอร์ด (นำเข้า) หรือบันทึกลงเรคคอร์ด (รายละเอียด) รายการที่แก้จะถูกบันทึกเป็นการแก้ไข

หากภาพสแกนไม่ผ่านเงื่อนไขความละเอียดและอื่น ๆ จะถูกปฏิเสธพร้อมแสดงเหตุผล

ทุกการออกเอกสารถูกบันทึกในบันทึกตรวจสอบ

เมื่อผู้ดูแลสร้างแอป File Log แล้ว ทุกการออกเอกสาร แนบลงเรคคอร์ด แทนที่ ลบ และดาวน์โหลด จะเพิ่ม 1 แถวพร้อมเวลา เวอร์ชัน ชื่อไฟล์ SHA-256 และรหัสเอกสาร คุณทำงานตามปกติโดยไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม

• หาก PDF มีรหัสเอกสารและ SHA-256 ในส่วนท้ายหรือเมตาดาตา การค้นรหัสเอกสารนั้นในแอป File Log จะบอกว่าใครออกเมื่อไรและเวอร์ชันใด
• ไม่มีใครแก้หรือลบแถวในแอป File Log ได้ (ดูและเพิ่มเท่านั้น)

เมื่อเกิดปัญหา

จดรหัสคำขอที่แสดงในผลการออกเอกสารและประเภทความล้มเหลว (kintone / PRING / เครือข่าย) แล้วส่งให้ผู้ดูแลหรือติดต่อเรา ดูรายละเอียดที่หน้าเมื่อเกิดข้อผิดพลาด