PRING ช่วยเหลือเชื่อมโยงเอกสารของเคสและชุดหลักฐาน
ให้แอปแต่ละขั้นมี LOOKUP ไปยังหมายเลขต้นน้ำ สร้างแอปสรุปเคสที่แท็บการเชื่อมโยงเอกสาร กรอกตารางขั้น (ค่าเริ่มต้น 8 ขั้น) แล้วบันทึก กดเข้าร่วมเคสนี้ในแต่ละแอป หน้ารายละเอียดจะมีปุ่มการเชื่อมโยงเอกสารที่แสดงเอกสารต้นน้ำและปลายน้ำ ช่องว่าง และผลตรวจ SHA-256 พร้อมชุดหลักฐาน PDF และบันทึกลงสรุปเคส
ขั้นตอน
1. เชื่อมแอปแต่ละขั้นด้วยฟิลด์ LOOKUP
ให้แอปปลายน้ำมีฟิลด์ LOOKUP ที่อ้างถึงหมายเลขต้นน้ำ (ใบเสนอราคาอ้างหมายเลขแผนงาน ใบสั่งซื้ออ้างหมายเลขอนุมัติหรือสัญญา เป็นต้น) หากแอปของคุณทำแบบนี้อยู่แล้วไม่ต้องเปลี่ยน PRING ใช้ค่า LOOKUP นี้หาเรคคอร์ดต้นน้ำ ฟิลด์ไฟล์แนบ วันที่ ยอดเงิน คู่ค้า สถานะ และผู้อนุมัติของแต่ละขั้นจะแสดงในหน้าการเชื่อมโยงและชุดหลักฐาน
2. สร้างแอปสรุปเคสในแท็บการเชื่อมโยงเอกสาร
เปิดแท็บการเชื่อมโยงเอกสารในหน้าตั้งค่า กดสร้างแอปสรุปเคสแล้วใส่ชื่อ หากมีอยู่แล้ว เลือกใช้แอปสรุปเคสอื่นแล้วใส่ ID แอป แอปสรุปเคสเก็บหมายเลขเคส ชื่อเรื่อง ยอดเรียกเก็บ ยอดชำระแล้ว ยอดค้าง และช่องว่าง
3. กรอกตารางขั้น
สำหรับแต่ละขั้นใน 8 ขั้นเริ่มต้น (แผนงาน ใบเสนอราคา อนุมัติ สัญญา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน) เลือกแอปและฟิลด์หมายเลข เอกสาร (ไฟล์แนบ) วันที่ ยอดเงิน คู่ค้า สถานะ ผู้อนุมัติ และฟิลด์ต้นน้ำที่เชื่อมไปยังขั้นบน เมื่อเลือกแอป ระบบจะเติมตัวเลือกให้อัตโนมัติ (ค่าที่เลือกเองจะคงไว้) เพิ่ม ลบ และจัดลำดับขั้นได้ ช่องผู้อนุมัติเลือกฟิลด์ที่ใช้ในบันทึกการอนุมัติได้ ผู้อนุมัติของแต่ละขั้นจะปรากฏในชุดหลักฐาน
4. ตรวจแอป File Log
ตรวจว่าแอป File Log มี ID ของแอปบันทึกตรวจสอบ (เติมให้อัตโนมัติหากแอปนี้มีการตั้งค่าบันทึกตรวจสอบ) หน้าการเชื่อมโยงจะเทียบ SHA-256 ของไฟล์แนบกับแถวในแอปนี้
5. กดเข้าร่วมเคสนี้แล้วบันทึก
เข้าร่วมเคสนี้กดได้เมื่อแอปปัจจุบันเป็นหนึ่งในขั้น การบันทึกจะตรวจสอบนิยามและเขียนลงฟอร์มของแอปสรุปเคส เปิดแท็บเดียวกันในแอปขั้นอื่นแล้วกดเข้าร่วมเคสนี้ด้วย เพื่อให้หน้ารายละเอียดของแอปนั้นมีปุ่ม
6. เปิดการเชื่อมโยงเอกสารในเรคคอร์ดแล้วตรวจสอบ
หน้ารายละเอียดเรคคอร์ดของแอปแต่ละขั้นจะมีปุ่มการเชื่อมโยงเอกสาร แสดงเอกสารตามขั้น (หมายเลข ชื่อไฟล์ เวอร์ชัน ผู้อนุมัติ วันที่ สถานะ ยอดเงิน ผลตรวจ) พร้อมหมายเลขเคส ชื่อเรื่อง ยอดเรียกเก็บ ยอดชำระแล้ว และยอดค้างด้านบน ชุดหลักฐาน PDF ดาวน์โหลด PDF เดียวพร้อมหน้าปก บันทึกลงสรุปเคสเขียนลงแอปสรุป
คำถามที่พบบ่อย
ขึ้นว่าหมายเลขต้นน้ำว่าง หรือไม่พบหมายเลข R-12 ในต้นน้ำ
LOOKUP ที่เชื่อมว่าง หรือไม่มีเรคคอร์ดต้นน้ำที่มีค่านั้น (ช่องว่าง) ตรวจหมายเลขของเรคคอร์ดต้นน้ำแล้วดึง LOOKUP ใหม่ ช่องว่างจะเขียนลงสรุปเคสและหน้าปกของชุดหลักฐานด้วย
ผลตรวจเป็นไม่ตรง ไม่ได้บันทึก หรือตรวจไม่ได้
ไม่ตรงหมายถึงมีแถวชื่อไฟล์เดียวกันแต่ไม่มี SHA-256 ใดตรง (ไฟล์ถูกแทนที่หรือเสียหายโดยไม่ผ่านบันทึกตรวจสอบ) ไม่ได้บันทึกหมายถึงไฟล์ถูกแนบโดยไม่ผ่าน PRING ตรวจไม่ได้หมายถึงดึงไฟล์ไม่ได้ (สิทธิ์ ถูกลบ) หรือยังไม่ตั้งแอป File Log ตรวจไฟล์ได้รวมไม่เกิน 200 MB ต่อเคส
ขึ้นว่าเอกสารมากเกินไป
หนึ่งเคสไล่ดูได้สูงสุด 500 เรคคอร์ด หากเอกสารปลายน้ำมีมาก (เช่น ใบเสนอราคาเปรียบเทียบ) ให้ทบทวนนิยามขั้นหรือแยกเคส
ชุดหลักฐาน PDF เก็บไว้ที่ไหน
ไม่เก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING ให้เก็บไฟล์ที่ดาวน์โหลดไว้ฝั่งคุณ การสร้างจะถูกบันทึกในบันทึกตรวจสอบ (การดำเนินการ: ออกชุดหลักฐาน) เอกสารที่ไม่ใช่ PDF หรือรูป (เช่น xlsx) จะไม่รวม หน้าปกแสดงเฉพาะชื่อไฟล์และ SHA-256
ปุ่มหายไป
นิยามขั้นเก็บเป็นค่าเริ่มต้นของฟอร์มในแอปสรุปเคส หากลบฟิลด์นั้นออกจากฟอร์มของแอปสรุป ปุ่มจะหายจากทุกขั้น ให้บันทึกแท็บการเชื่อมโยงเอกสารอีกครั้งเพื่อคืนค่า