PRING ช่วยเหลือใช้ PRING กับงานจัดซื้อ (ตั้งแต่โครงการจนถึงชำระเงิน)
แยกงานจัดซื้อเป็นแอปตามเอกสาร (โครงการ ใบเสนอราคา อนุมัติ สัญญา สั่งซื้อ ส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ ชำระเงิน เจ้าหนี้) และให้แต่ละแอปมีฟิลด์ Lookup ไปยังเลขที่ต้นทาง PRING ออกเอกสารของแต่ละขั้น และสร้างรายงานยอดเจ้าหนี้ทุกเดือนด้วยการส่งออกตามตารางเวลา ทุกการชำระเงินย้อนกลับไปถึงเอกสารโครงการได้ จึงอธิบายในการตรวจสอบได้ง่าย
แยกแอปตามเอกสาร แล้วเชื่อมด้วยเลขที่ต้นทาง
แยกขั้นตอนจัดซื้อเป็นแอป kintone ตามเอกสาร แต่ละแอปเก็บเลขที่ของแอปต้นทางด้วย Lookup (เช่น เลขที่อนุมัติในแอปสั่งซื้อ เลขที่ใบสั่งซื้อในแอปส่งมอบ) จากเอกสารใดก็ย้อนกลับไปถึงเอกสารโครงการได้
เอกสารที่ PRING ออกในแต่ละขั้น
| ขั้น | แอป kintone (เลขที่ต้นทาง) | เอกสารที่ออกด้วย PRING |
|---|---|---|
| ① โครงการ | โครงการ | เอกสารโครงการ |
| ② ใบเสนอราคา | ใบเสนอราคา (เลขที่โครงการ) | ใบขอใบเสนอราคา |
| ③ อนุมัติ | อนุมัติ (เลขที่โครงการ ใบเสนอราคา) | ใบขออนุมัติ (พร้อมตราประทับผู้อนุมัติ) |
| ④ สัญญา | สัญญา (เลขที่อนุมัติ) | — |
| ⑤ สั่งซื้อ | สั่งซื้อ (เลขที่อนุมัติ สัญญา) | ใบสั่งซื้อ (ส่งทางอีเมลและเก็บในช่องแนบไฟล์) |
| ⑥ ส่งมอบและตรวจรับ | ส่งมอบ (เลขที่ใบสั่งซื้อ) | ใบตรวจรับ |
| ⑦ ใบแจ้งหนี้ | ใบแจ้งหนี้ (เลขที่ใบสั่งซื้อ การส่งมอบ) | — (ลงทะเบียนใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย) |
| ⑧ ชำระเงิน | ชำระเงิน (ใบแจ้งหนี้) | ใบแจ้งการชำระเงิน |
| ⑨ เจ้าหนี้ | สรุปใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน | ยอดเจ้าหนี้ตามผู้ขาย (ส่งออกตามตารางเวลาทุกเดือน) |
ที่หน้าเรคคอร์ดของแอปสั่งซื้อ PRING แสดงปุ่มตามเทมเพลต เช่น 注文書 (ใบสั่งซื้อ) และ 検収書 (ใบตรวจรับ)
ฟีเจอร์ที่ใช้
- ใส่รายการเรคคอร์ดปลายทางในเอกสารต้นทาง (เช่น รายการสั่งซื้อในใบขออนุมัติ): รายการเรคคอร์ดที่เกี่ยวข้องส่งออกได้แบบเดียวกับ ตั้งค่าเลย์เอาต์รายการ (ซับเทเบิล)
- ใส่ตราประทับผู้อนุมัติ: ลงทะเบียนตราประทับและใส่ในเอกสาร
- เก็บเอกสารในช่องแนบไฟล์ของเรคคอร์ดและตั้งสีปุ่ม: สี ไอคอนของปุ่ม และการส่งออกเป็นกลุ่ม
- ส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ขายทางอีเมล: ตั้งค่าการส่งอีเมล, ส่งเอกสารทางอีเมล
- ออกใบตรวจรับหรือใบแจ้งการชำระเงินพร้อมกันตอนสิ้นเดือน: ส่งออกเป็นกลุ่มจากรายการ
- ออกรายงานยอดเจ้าหนี้อัตโนมัติทุกเดือน: ตั้งค่าการส่งออกตามตารางเวลา
ทำไมช่วยในการตรวจสอบ
ผู้ตรวจสอบจะถามว่าการชำระเงินแต่ละครั้งอ้างอิงจากอะไร เมื่อเชื่อมเลขที่ไว้ ก็ตอบได้โดยย้อนเอกสารจากการชำระเงิน
ชำระเงิน → ใบแจ้งหนี้ → ใบส่งของและใบตรวจรับ → ใบสั่งซื้อ → สัญญา → ใบขออนุมัติ → ใบเสนอราคา → เอกสารโครงการ
- การจับคู่สามทาง: เทียบจำนวนและยอดเงินในใบสั่งซื้อ ใบส่งของ (ใบตรวจรับ) และใบแจ้งหนี้ ช่วยให้พบใบแจ้งหนี้ปลอมหรือการจ่ายซ้ำได้ง่ายขึ้น
- การเปรียบเทียบราคาและเหตุผลในการเลือก: เก็บใบเสนอราคาหลายใบในแอปใบเสนอราคา และแสดงรายการในใบขออนุมัติ
- บันทึกการอนุมัติ: ใบขออนุมัติมีตราประทับและวันที่ของผู้อนุมัติ
คำถามที่พบบ่อย
ต้องสร้างกี่แอป?
โดยทั่วไปหนึ่งแอปต่อหนึ่งเอกสาร (โครงการ ใบเสนอราคา อนุมัติ สัญญา สั่งซื้อ ส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ ชำระเงิน) ส่วนเจ้าหนี้เป็นการสรุปใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน จึงใช้เพียงเทมเพลตรายงานยอด ไม่ต้องมีแอปแยก
เชื่อมเลขที่ต้นทางอย่างไร?
เพิ่มฟิลด์ Lookup ในแอปปลายทางที่อ้างอิงแอปต้นทาง (เช่น เลขที่อนุมัติในแอปสั่งซื้อ) และในเรคคอร์ดต้นทาง ให้แสดงเรคคอร์ดปลายทางด้วยรายการเรคคอร์ดที่เกี่ยวข้อง