購買業務での使い方 (企画から支払まで)

作成日: 2026-10-26更新日: 2026-10-26

購買を「企画 → 見積 → 稟議 → 契約 → 発注 → 納品 → 請求 → 支払 → 債務管理」の書類ごとのアプリに分け、各アプリに上流の番号をルックアップで持たせます。PRING は各段の書類 (企画書・見積依頼書・稟議書・注文書・検収書・支払通知書) を出し、買掛金残高表は毎月のスケジュール出力で作ります。支払から企画書まで書類でたどれるので、監査で説明しやすくなります。

書類ごとのアプリを、上流の番号でつなぐ

購買の流れを、書類ごとの kintone アプリに分けます。各アプリは上流のアプリの番号をルックアップで持ちます (例: 発注アプリに稟議番号、納品アプリに発注番号)。どの書類からでも、元の企画書まで番号でたどれます。

各段で PRING が出す書類

発注アプリのレコード画面には、テンプレートごとに「注文書」「検収書」などのボタンが出ます。

使う機能

• 上流の書類に下流の一覧を載せる (例: 稟議書に発注の一覧): 明細 (サブテーブル) のレイアウトを設定する と同じ手順で、関連レコード一覧も帳票に出せます。
• 承認者の印影を入れる: 印影を登録して帳票に入れる
• 出力した書類をレコードの添付欄に残す・ボタンの色を変える: 出力ボタンの色・アイコンと一括出力
• 注文書を取引先にメールで送る: メール送信を設定する、帳票をメールで送る
• 月末に検収書や支払通知書をまとめて出す: 一覧から一括出力する
• 買掛金残高表を毎月自動で出す: スケジュール出力を設定する

監査で説明しやすくなる理由

監査では「この支払いは何に基づくか」を聞かれます。番号でつないでおくと、支払から書類でさかのぼって答えられます。

支払 → 請求書 → 納品書・検収書 → 注文書 → 契約 → 稟議書 → 見積 → 企画書

• 三点照合: 注文書・納品書 (検収書)・請求書の数量と金額を並べて確かめられます。架空請求や二重払いを見つけやすくなります。
• 相見積もりと選定の理由: 見積アプリに複数の見積を残し、稟議書にその一覧を載せられます。
• 承認の記録: 稟議書に承認者の印影と日付が入ります。