案件のつながりと証憑一式

手順

1. 1. 各段のアプリを LOOKUP でつなぐ

   見積なら企画の番号、発注なら稟議や契約の番号というように、下流のアプリに上流の番号を参照する LOOKUP フィールドを置きます (既にそう作ってあればそのままで構いません)。PRING はこの LOOKUP の値で上流のレコードを探します。各段には書類の添付欄・日付・金額・取引先・状態・承認者のフィールドがあると、つながりの画面と証憑一式にそれぞれが載ります。

2. 2. 「書類のつながり」タブで案件まとめアプリを作る

   設定画面の「書類のつながり」タブを開き、「案件まとめアプリを作る」で名前を入れて作成します。既にあるなら「別の案件まとめアプリを使う」でアプリ ID を入れます。案件まとめアプリには案件番号・件名・請求の合計・支払済・未払い・欠けなどが保存されます。

3. 3. 段の表を埋める

   既定の 8 段 (企画・見積・稟議・契約・発注・納品・請求・支払) ごとに、アプリを選び、番号・書類 (添付欄)・日付・金額・取引先・状態・承認者のフィールドと、上流 (どのフィールドで上の段につながるか) を選びます。アプリを選ぶと候補が自動で入ります (手で選んだ値は上書きされません)。段は追加・削除・並べ替えができます。承認者には「承認の記録」で使っている承認者の欄を選べ、段ごとの承認者が証憑一式に載ります。

4. 4. ファイルログアプリを確かめる

   「ファイルログアプリ」に、監査ログのファイルログアプリの ID が入っていることを確かめます (このアプリに監査ログの設定があれば初期値で入ります)。つながりの画面で添付ファイルの SHA-256 をこのアプリの記録と照合します。

5. 5. 「この案件に参加する」を押して保存する

   今のアプリが段に含まれていれば「この案件に参加する」が押せます。「保存」で定義が検査され、案件まとめアプリのフォームに反映されます。段に含まれる他のアプリでも同じタブを開いて「この案件に参加する」を押すと、そのアプリの詳細画面にもボタンが出ます。

6. 6. 詳細画面で「書類のつながり」を開いて確かめる

   段のアプリのレコード詳細画面に「書類のつながり」ボタンが出ます。押すと、段の順に書類が並び (番号・ファイル名・版・承認者・日付・状態・金額・照合結果)、上部に案件番号・件名・請求の合計・支払済・未払いが出ます。「証憑一式 PDF」で表紙付きの PDF をダウンロード、「案件まとめに保存」で案件まとめアプリに書きます。