取引先書類の AI 読み取り (見積書・納品書・請求書)

手順

1. 1. 「AI 設定」タブで Gemini の API キーを登録する

   読み取りはお客様の Google AI (Gemini) の API キーで行います (AI マッピングと同じキー)。「AI 設定」タブでキーを登録し、モデルを選びます。読み取った枚数はプランの利用量として数えます。

2. 2. 受け取るアプリにフィールドを用意する

   請求書なら請求書アプリに、原本の添付ファイル欄 (必須)、取引年月日 (日付、必須)、取引金額 (数値、必須)、取引先 (文字列 1 行 / LOOKUP / ドロップダウン、必須)、受領日 (日付、必須) を置きます。任意で書類番号・消費税・発注番号・登録番号・支払期限、明細のサブテーブル (品番・品名・数量・単価・金額)、保存区分 (スキャナ保存 / 電子取引)、入力日、読み取り情報 (文字列複数行) も置けます。

3. 3. 「書類の読み取り」タブで対応を決める

   設定画面の「書類の読み取り」タブを開いて有効にし、書類の種類 (見積書 / 納品書 / 請求書)、原本の添付欄、各読み取り項目に対応するフィールド、明細の表と列、受領日・入力日・保存区分・読み取り情報の欄を選びます。取引年月日・取引金額・取引先の 3 項目は必須で、同じフィールドを 2 つの項目に割り当てることはできません。

4. 4. 入力期限と画像の大きさを決める

   スキャナ保存の入力期限は「速やかに」か「業務サイクル後速やかに (サイクル日数 1〜62)」を選びます。期限を過ぎそうなときは確認画面で警告します。画像の大きさの既定 (A4 など) は、スキャン画像の解像度の検査に使います。

5. 5. 三点照合を設定する (納品書・請求書)

   発注番号を LOOKUP にしておくと、読み取った発注番号から発注レコードを探して自動で埋めます。「三点照合」を有効にし、発注アプリの明細の列 (品番・数量・単価・金額・合計) と、納品アプリ (発注番号の欄・明細の品番と数量) を選ぶと、数量・単価・金額が発注・納品と合わないときに確認画面で知らせます。許容差も決められます。

6. 6. 保存して「アプリを更新」する

   「保存」を押すと設定の検査 (フィールドの種類、必須項目、重複) が行われ、問題があれば止まります。保存は他の設定を消さずにマージされます。kintone の「アプリを更新」で反映されます。

7. 7. 利用者の操作を確かめる

   一覧画面に「書類を取り込む」、原本のあるレコードの詳細画面に「書類を読み取る」が出ます。ファイルと受け取り方 (スキャナ保存 / 電子取引)・受領日を選ぶと AI の候補が確認画面に出るので、確からしさの低い項目 (色付き・「要確認」) を直して「レコードを作成」「レコードに保存」を押します。保存すると監査ログに原本の SHA-256 と訂正の記録が残ります。