PRING ヘルプ出力ファイルの監査ログ (ファイルログアプリ)
設定画面の「監査ログ」タブで「ファイルログアプリを作成」を押すと、お客様の kintone に「PRING ファイルログ」アプリ (フィールド 20 個、一覧 3 つ、全員が閲覧と追加だけ) ができ、以後の出力・添付・差し替え・削除が日時・版・ファイル名・SHA-256 とともに記録されます。記録は PRING のサーバーには保存しません。テンプレートごとに、PDF へ文書 ID と埋め込み前の SHA-256 を入れる (メタデータ / フッター) かを選べます。
手順
1. 「監査ログ」タブを開く
設定画面の「監査ログ」タブを押します。まだファイルログアプリが無いときは「ファイルログアプリがまだありません。作成すると、出力・添付・削除の記録が始まります」と表示されます。
2. 「ファイルログアプリを作成」を押す
アプリ「PRING ファイルログ」が、フィールド 20 個・一覧 3 つ (新しい順 / 元レコード別 / ハッシュで照合)・アクセス権 (全員: 閲覧と追加だけ。編集・削除は誰も不可) ごと作られ、記録先に設定されます。アプリを作る権限が無いときは「アプリを作成する権限がありません」と出るので、kintone 管理者にこの画面で作ってもらうか、管理者が作ったアプリの ID を入力欄に入れます。
3. ログアプリの「変更履歴」を確かめる
作成後のメッセージのとおり、ファイルログアプリの「アプリの設定」→「一般設定」で「変更履歴を記録する」が有効になっているか確かめます。有効なら、ログの行が後から直された場合も kintone 側に履歴が残ります。
4. テンプレートで「PDF にハッシュ値を埋め込む」を選ぶ
テンプレ編集の「PDF にハッシュ値を埋め込む」で、埋め込まない / メタデータ / フッターのいずれかを選びます。フッターにすると、PDF の各ページ下部に文書 ID と埋め込み前の SHA-256 が印字され、PDF を受け取った人がログアプリの記録と突き合わせられます。
5. 電子帳簿保存法の検索項目を割り当てる
同じくテンプレ編集の「電子帳簿保存法の検索項目」で、取引年月日・取引金額・取引先にあたるフィールドを選びます。出力のたびに、その値がログアプリの行に写されるので、ログアプリの一覧で日付・金額・取引先から検索できます。
6. 記録を見る
出力・添付保存・差し替え・削除・ダウンロードのたびに、ファイルログアプリに 1 行ずつ増えます。操作 (新規追加 / 更新 / 削除 / ダウンロード / 版重複 / 取込 / 証憑一式出力)、経路 (出力 / 一括出力 / レコード編集 / レコード削除 / AI 読み取り / 証憑一式)、版、ファイル名、SHA-256、文書 ID (問い合わせ番号) が入ります。「ハッシュで照合」の一覧に手元のファイルの SHA-256 を入れると、どの記録かが分かります。
よくある質問
記録は PRING の運営に送られますか？
送られません。監査ログの正はお客様の kintone 内のファイルログアプリで、PRING のサーバーは生成したファイルの SHA-256 を計算して返すだけです。サーバー側には障害調査用の 1 行 (アプリ・テンプレ・レコードの番号と SHA-256。ファイル名や値は含みません) が通常のログに残るだけで、ファイル本体は保存しません。
PDF の中に書かれた SHA-256 と、ダウンロードしたファイルの SHA-256 が違います
正常です。ファイル自身の SHA-256 はそのファイルの中に入れられないため、PDF には「埋め込む前の PDF」の SHA-256 を書きます。最終ファイルの SHA-256 はログアプリの行に別の項目として記録されています。PDF の文書 ID でログアプリを引くと、両方の値を確かめられます。
スケジュール出力も記録されますか？
スケジュール出力はプラグインを通らないため、生成時には記録されません。レコードに添付されたファイルは、そのレコードをプラグインの入った画面で開いたときに記録されます。
ログアプリを消してしまいました
「監査ログ」タブでもう一度「ファイルログアプリを作成」を押すか、残っているアプリの ID を入力し直します。消したアプリの記録は戻りません。ログアプリはアクセス権で削除を禁じていますが、アプリ自体の削除は kintone の管理者権限で可能なので、アプリ管理の権限を絞っておくことをおすすめします。