PRING ช่วยเหลือบันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก (แอป File Log)
เปิดแท็บบันทึกตรวจสอบในหน้าตั้งค่า แล้วกดสร้างแอป File Log ระบบจะสร้างแอป PRING File Log ใน kintone ของคุณ (20 ฟิลด์ 3 มุมมอง ทุกคนดูและเพิ่มได้เท่านั้น) และบันทึกทุกการออกเอกสาร แนบ แทนที่ และลบ พร้อมเวลา เวอร์ชัน ชื่อไฟล์ และ SHA-256 ไม่มีการเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING แต่ละเทมเพลตเลือกได้ว่าจะฝังรหัสเอกสารและ SHA-256 ก่อนประทับลงใน PDF (เมตาดาตาหรือส่วนท้าย) หรือไม่
ขั้นตอน
1. เปิดแท็บบันทึกตรวจสอบ
กดแท็บบันทึกตรวจสอบในหน้าตั้งค่า หากยังไม่มีแอป File Log จะมีข้อความว่าการบันทึกจะเริ่มเมื่อสร้างแอปแล้ว
2. กดสร้างแอป File Log
ระบบสร้างแอปชื่อ PRING File Log พร้อม 20 ฟิลด์ 3 มุมมอง (ล่าสุดก่อน / ตามเรคคอร์ดต้นทาง / จับคู่ด้วยแฮช) และสิทธิ์ (ทุกคน: ดูและเพิ่มเท่านั้น ไม่มีใครแก้หรือลบได้) และตั้งเป็นปลายทางบันทึก หากไม่มีสิทธิ์สร้างแอป ให้ผู้ดูแล kintone กดปุ่มนี้แทน หรือใส่ ID ของแอปที่ผู้ดูแลสร้างไว้
3. ตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลงของแอปบันทึก
ตามข้อความหลังสร้าง ให้เปิดการตั้งค่าแอปบันทึก > การตั้งค่าทั่วไป และตรวจว่าเปิดบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงแล้ว kintone จะเก็บประวัติเองแม้แถวบันทึกถูกแก้ภายหลัง
4. เลือกฝังแฮชใน PDF ของแต่ละเทมเพลต
ในตัวแก้ไขเทมเพลต ตั้งฝังแฮชใน PDF เป็นไม่ฝัง / เมตาดาตา / ส่วนท้าย หากเลือกส่วนท้าย ทุกหน้าของ PDF จะพิมพ์รหัสเอกสารและ SHA-256 ก่อนประทับไว้ด้านล่าง ให้ผู้ที่ได้รับ PDF ค้นในแอป File Log ได้
5. กำหนดฟิลด์ค้นหาสำหรับกฎหมายเก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ในตัวแก้ไขเทมเพลตเช่นกัน เลือกฟิลด์วันที่ทำรายการ ยอดเงิน และคู่ค้า ในรายการค้นหา ทุกการออกเอกสารจะคัดลอกค่าเหล่านี้ลงแถวบันทึก จึงค้นในมุมมองของแอปบันทึกตามวันที่ ยอดเงิน และคู่ค้าได้
6. อ่านบันทึก
ทุกการออกเอกสาร บันทึกไฟล์แนบ แทนที่ ลบ และดาวน์โหลด จะเพิ่ม 1 แถว: การดำเนินการ (เพิ่ม / อัปเดต / ลบ / ดาวน์โหลด / เวอร์ชันซ้ำ / นำเข้า / ออกชุดหลักฐาน) เส้นทาง (ออกเอกสาร / ออกเป็นกลุ่ม / แก้เรคคอร์ด / ลบเรคคอร์ด / อ่านด้วย AI / ชุดหลักฐาน) เวอร์ชัน ชื่อไฟล์ SHA-256 และรหัสเอกสาร (รหัสคำขอ) วาง SHA-256 ของไฟล์ในมุมมองจับคู่ด้วยแฮชเพื่อหาแถวนั้น
คำถามที่พบบ่อย
บันทึกถูกส่งไปยัง PRING หรือไม่
ไม่ บันทึกตรวจสอบอยู่ในแอป File Log ใน kintone ของคุณเท่านั้น เซิร์ฟเวอร์ PRING เพียงคำนวณ SHA-256 ของไฟล์ที่สร้างแล้วส่งกลับ บันทึกฝั่งเซิร์ฟเวอร์มีเพียง 1 บรรทัดต่อไฟล์สำหรับแก้ปัญหา (หมายเลขแอป เทมเพลต เรคคอร์ด และแฮช ไม่มีชื่อไฟล์หรือค่า) และไม่เก็บตัวไฟล์
SHA-256 ใน PDF ต่างจาก SHA-256 ของไฟล์ที่ดาวน์โหลด
เป็นเรื่องปกติ ไฟล์ไม่สามารถบรรจุแฮชของตัวเองได้ PDF จึงมี SHA-256 ของ PDF ก่อนประทับ ส่วน SHA-256 ของไฟล์สุดท้ายเก็บเป็นอีกค่าในแถวบันทึก ค้นรหัสเอกสารในแอป File Log จะเห็นทั้งสองค่า
การออกเอกสารตามตารางเวลาถูกบันทึกหรือไม่
การออกตามตารางเวลาไม่ผ่านปลั๊กอิน จึงไม่บันทึกตอนสร้าง ไฟล์ที่แนบในเรคคอร์ดจะถูกบันทึกเมื่อมีคนเปิดเรคคอร์ดนั้นในหน้าที่โหลดปลั๊กอิน
เผลอลบแอปบันทึกไปแล้ว
กดสร้างแอป File Log อีกครั้งในแท็บบันทึกตรวจสอบ หรือใส่ ID ของแอปที่ยังอยู่ แถวของแอปที่ลบไปกู้คืนไม่ได้ สิทธิ์ของแอปห้ามลบแถว แต่ตัวแอปลบได้ด้วยสิทธิ์ผู้ดูแล kintone จึงควรจำกัดสิทธิ์บริหารแอปให้แคบ