PRING ヘルプWord テンプレートから PDF / Word を出力する
管理者が Word (docx) のテンプレートを登録した帳票は、レコード詳細画面の帳票名のボタン (例:「雇用契約書」) を押すと、kintone の値が入った PDF か Word (.docx) がダウンロードされます。入力は要りません。明細の表は件数ぶん行が増え、承認者などの欄には印影が入ります。Word で開いても {{ }} の文字は残りません。
手順
1. 帳票名のボタンを押す
レコードの詳細画面を開き、ヘッダーに並ぶ帳票名のボタン (例:「雇用契約書」「通知書」) を押します。管理者の設定が PDF + Word のときは、PDF 用と Word 用の 2 つのボタンが出ます。
2. ダイアログで対象を確認する
ダイアログに対象のアプリ・レコード番号・テンプレート・出力形式が表示され、「生成中…」のあと数秒で完了します。生成中は「キャンセル」で取り消せます。
3. ダウンロードする (PDF はプレビューも)
PDF はその場でプレビューが開き、ダウンロードか、レコードの添付ファイル欄への保存を選べます。Word は .docx がダウンロードされます (管理者の設定によっては添付ファイル欄にも保存されます)。
4. 中身を確かめる
氏名や日付の欄に kintone の値が入り、明細の表はレコードの明細の件数ぶん行が増え、承認者などの欄にはその人の印影 (印影の無い人は氏名) が入ります。Word で開いて手直しもできます。
Excel のテンプレートとの違い
| Excel のテンプレート | Word のテンプレート | |
|---|---|---|
| ボタン | 帳票名 (PDF / Excel) | 帳票名 (PDF / Word) |
| 向いている帳票 | 請求書・見積書・納品書のような表の帳票 | 雇用契約書・覚書・通知書のような文章の帳票 |
| 明細 | 行・列のブロックに展開 | 表の行が件数ぶん増える |
| 一覧の集計のボタン | あり | なし (Excel のテンプレートだけ) |
| メール送信の添付 | あり | なし (ダウンロードか添付ファイル欄から) |
出力のあとにできること
- PDF のプレビューから「レコードに添付」を押すと、レコードの添付ファイル欄に保存されます (管理者が許可している場合)
- Word (.docx) は手元の Word で開いて直せます。直した内容は kintone には戻りません
- 出力のたびに、日時・ファイル名・ハッシュが kintone 内のファイルログアプリに記録されます (管理者が監査ログを設定している場合)。詳しくは「承認の印影・書類のつながり・書類の読み取り・監査ログの見え方」を参照してください
よくある質問
一覧の「一括出力」でも使えますか？
使えます。選んだレコードごとに PDF (または Word) ができて、1 つの ZIP でダウンロードされます。
欄が空のまま出ました
レコードのそのフィールドが空か、テンプレートに書かれたフィールドコードがアプリに無いときに空になります。レコードの値を確かめ、それでも空なら管理者に伝えてください。
{{氏名}} のような文字が残っています
テンプレートの書き方の問題です (フィールドコードの綴り違いなど)。管理者に伝えてください。
PDF の見た目が Word と少し違います
PDF は PRING のサーバーで作るため、特殊なフォントや縦書き・段組は少し違って見えることがあります。Word のまま出力すれば Word の見た目そのままです。
メール送信で Word の帳票を添付できますか？
メール送信で添付できるのは Excel のテンプレートの帳票です。Word のテンプレートの帳票は、ダウンロードするか添付ファイル欄に保存してから送ってください。