経費申請で勘定科目を決める

手順

AI は勘定科目を提案するだけです。決めるのは人 (承認者) です。画面にも「AI の提案は税務のアドバイスではありません。確定は承認者の責任です」と出ます。提案をそのまま使う前に、内容を確かめてください。

1. 1. 明細を入力して「勘定科目を判定」を押す

   経費申請の作成画面か編集画面で、明細に費目・利用日・内容や取引先・金額を入れます。画面の上の「勘定科目を判定」を押すと、「勘定科目の判定」のダイアログが開き、明細の行が 1 行ずつ並びます。行の見出しは「1 行目 会議費 18400 円」のように出ます。ボタンが出ないときは、管理者に設定を確かめてもらいます。

2. 2. 質問に答える

   行ごとに、その費目の質問が出ます。たとえば会議費と交際費には、「社外の方は同席しましたか」と「全体の人数 (自分を含む)」が出ます。「必須」の印がある質問には、必ず答えます。質問がない費目には「この費目の質問はありません」と出ます。答えは、明細の「質問への答え」の項目に自動で書かれます。

3. 3. 「ルールで判定」を押す

   管理者が決めたルールを上から調べ、最初に当てはまったものを提案します。当てはまると「提案 接待交際費 (6260) 100%」のように出て、理由に「ルール「○○」に当てはまりました」と出ます。当てはまるルールがないときは「当てはまるルールがありません。「AI に聞く」で提案できます」と出ます。必須の質問に答えていないときは「質問「○○」に答えてください」と出て、判定は始まりません。

4. 4. ルールで決まらないときは「AI に聞く」を押す

   「AI に聞く」は、管理者が AI を使う設定にしているときだけ出ます。押すと「考えています…」と出て、提案が入ります。AI は、その行の内容、質問の答え、勘定科目の一覧、会社が過去に確定した例を見て、科目・税区分・確からしさ・理由を返します。次点の候補があれば「次点: …」と出ます。キーが登録されていないときは「AI のキーが未登録です…」、取得できなかったときは「AI から提案を取得できませんでした。しばらくしてからもう一度お試しください」と出ます。AI は提案するだけです。AI の提案は税務のアドバイスではありません。

5. 5. 提案を確かめて、確定科目を入れる

   提案の横に確からしさが % で出ます。60% 未満のときは色がオレンジになり、「確からしさが低い提案です。内容を確かめてください」と出ます。提案を採るときは「提案どおりにする」を押します。確定科目と確定税区分に入り、「確定済み」と出ます。違う科目にするときは、「確定科目」のプルダウンから選びます。税区分は、選んだ科目の既定になります。提案は「(提案)」の項目に入るだけで、確定科目は自分で入れるまで空のままです。

6. 6. 保存して申請する

   「閉じる」を押すと、入れた内容は画面のフォームに入っています。kintone の「保存」を押して、レコードに保存します。申請は、確定科目が空のままでも進められます。提案どおりでよければ、「提案どおりにする」で先に入れておいてもかまいません。確定するのは承認者です。申請と差し戻しは、確定科目が空でも止まりません (申請がそのまま承認済になる流れを除く)。

7. 7. 承認者が確定して承認する

   承認者は、詳細画面で「勘定科目を判定」を押して、各行の提案と確定科目を確かめます。詳細画面では見るだけで、質問も確定科目も変えられません。確定科目が空の行や、直したい行は、レコードの編集画面を開いて、同じボタンから確定科目を入れて保存します (編集の権限が要ります)。確定の責任は承認者にあります。すべての行に確定科目が入ったら、承認のアクションを押します。空の行があると、「確定科目が空の明細が 1 行あります。承認する前に、提案を確認して確定科目を入れてください。」と出て、承認が止まります。差し戻しと却下は、止まりません。

8. 8. 承認のあとに仕訳を書き出す

   経費申請が承認済になると、確定した科目が履歴に残り、仕訳ができます。一覧画面の上の「仕訳を書き出す」で期間を選んで「書き出す」を押すと、その期間の仕訳が CSV で保存されます。1 件の申請だけなら、詳細画面の上の「仕訳を書き出す (CSV)」を押します。