経費アプリセットの使い方

作成日: 2026-10-28更新日: 2026-10-28

経費申請から立替金の精算まで、4つのアプリを申請の番号でつないで進めます。前のアプリの詳細画面で「次の書類を作る」を押すと、上流の番号が入った次の書類の作成画面が開きます。承認の流れ (未申請 → 承認待ち → 決裁待ち → 承認済) を通るのは経費申請です。領収書は1枚ずつ領収書登録に登録し、立替経費一覧で精算の状況を管理します。書類自身の番号は手で入力します。

流れと各アプリの役割

経費アプリセットは、4つのアプリでできています。上から順に、前のアプリの番号を次のアプリに引き継いで進めます。

• 経費申請の明細では、利用日・費目 (交通費 / 宿泊費 / 会議費 / 交際費 / 消耗品費 / 通信費 / その他)・内容や訪問先・金額を行ごとに入れます。「仮払」は「なし」(初期値) か「あり」を選びます。
• 各書類の番号は、人が入力します。必須で、同じ番号は使えません。番号の自動採番はありません。付け方 (例: EX-2026-0001) は会社で決めてください。

誰が何をするか

申請者の欄には、新しいレコードを作った人が最初から入ります。所属の欄には、その人の所属組織が最初から入ります。承認がある経費申請では、申請する人が承認者と決裁者を選びます。

初期の権限は、アプリを作った人がアプリの管理とレコードの削除まで、そのほかの全員がレコードの閲覧・追加・編集・書き出しです。役割や部署で絞るときは、kintone のアプリの権限で設定します。

次の書類へ進める

1. 上流のレコードの詳細画面を開きます。画面の上に「書類の流れ」が出て、前の書類・この書類・これからの書類が並びます。
2. 「次の書類を作る: ○○」を押します。
3. 次のアプリの作成画面が開き、上流の番号が LOOKUP の欄に入って取得されます。件名 (立替経費一覧では支払先も) が引き継がれ、「上流の書類 ○○ から引き継ぎました」と表示されます。
4. その書類自身の番号 (領収書番号など) と、残りの必須の項目を入力します。画面の上に「次に入力: ○○」と次の必須項目が出て、すべて入れると「必須の項目は入力済みです。保存してください」に変わります。
5. 保存します。次の書類がすでにあるときは、ボタンが「○○を開く」に変わります。

下流のアプリが上流の番号を入れる LOOKUP の欄は、次のとおりです。

• 「次の書類を作る」は、承認の状況にかかわらず出ます。経費申請の承認が済んでから精算へ進める運用にしてください。ステータスが「承認済」になると、画面の一言が「承認が済みました。次の書類に進めます」に変わります。
• ボタンを使わずに、次のアプリを直接開いて LOOKUP の欄に上流の番号を入れ、「取得」を押しても同じようにつながります。
• 明細の合計と合計の欄が違うときは、作成・編集画面に「明細の合計 ○○ と 合計欄 ○○ が違います」と注意が出ます。保存は止まりません。

承認とステータス

承認の流れがあるのは、経費申請だけです。領収書登録・立替経費一覧に承認の流れはなく、状況は各アプリの欄で管理します。

PRING 標準の流れ

管理者がセットを作るときに「PRING 標準 (申請者 → 承認者 → 決裁者)」を選んだ場合の、ステータスと操作です。承認者と決裁者は、レコードの「承認の依頼先」にある「承認者」「決裁者」の欄で選びます (どちらも必須)。

最初のステータスの名前を kintone が変えられなかったときは、「未申請」の代わりに kintone 既定の「未処理」になっています。意味は同じです。

承認の流れの作り方

セットを作るときに、管理者が経費申請の承認の流れを次の4つから選びます。

• 承認を使わない: ステータスのないアプリになります。
• PRING 標準 (申請者 → 承認者 → 決裁者): 上の表のとおりです。組織の設定は要りません (初期値です)。
• 組織から組み立てる: 承認ステップを1から5まで作ります。ステップごとに、「組織で決める」(組織・役職・承認の人数。誰か1人が承認するか、全員が承認するかを選びます) か「レコードの欄で選ぶ」を選びます。ステータスは「未申請 → 承認待ち 1 → 承認待ち 2 → … → 承認済」になります (ステップが1つのときは「承認待ち」)。アクションは「申請」「承認 1」「承認 2」…と「差し戻し」で、差し戻しは1つ前に戻ります。役職を選んだステップは、作成した時点でその役職の人が担当者になります。
• 既存アプリの承認の流れを取り込む: この kintone にある別のアプリの、ステータスとアクションをそのまま使います。

承認の記録と印影

承認のアクションを押すと、承認者と承認日時がレコードの「承認の記録」(閉じたグループ。記録があると詳細画面で開きます) に書かれます。PRING 標準では、1つめが承認者、2つめが決裁者です。帳票 (経費精算書) には承認の印影欄があり、承認した人の印影 (登録がなければ日付印) が入ります。差し戻すと、もう一度承認を通るステップの記録は消えます。

承認の記録が書かれるのは、レコードの詳細画面でアクションのボタンを押したときだけです。一覧の「ステータスの一括更新」やモバイル画面での承認は記録されません。

承認のないアプリの状況の欄

立替経費一覧の「未精算」は、一覧の切り替えで絞り込めます。

出力される帳票と保存先

帳票は、レコードの詳細画面の帳票名のボタンを押して出力します。PDF はプレビューで確かめてから、「ダウンロード」か「添付ファイル欄に保存」を選びます (レコードから PDF / Excel を出力する、PDF をプレビューして、ダウンロードか添付ファイル欄に保存する)。ファイル名は「帳票名_番号」(例: 経費精算書_EX-2026-0001.pdf) です。

• 「出力した書類」の欄は、レコードの最後にある閉じたグループ「PRING の設定」の中にあります。PDF を出し直すと、前のファイルは消えて新しい PDF だけが残ります。
• 領収書控えには、初期状態では保存先が設定されていません。ダウンロードして使います。保存したいときは、管理者がテンプレートの「添付保存先」を設定します。
• セットの帳票の PDF には、文書 ID と埋め込む前の SHA-256 がメタデータとして入ります。
• 管理者がファイルログアプリを作っていると、出力・添付・ダウンロードのたびに、日時・版・ファイル名・SHA-256 が記録されます。未精算経費残高表を除く帳票では、取引年月日と取引金額 (経費申請以外は取引先も) もあわせて記録されるので、ファイルログアプリの一覧から探せます (出力ファイルの監査ログ)。

案件を通して見る

管理者が「書類のつながり」を設定したアプリでは、レコードの詳細画面に「書類のつながり」のボタンが出ます。押すと、経費申請から立替経費一覧までの書類が段ごとに並び、書類の番号・ファイル・版・承認者・日付・金額・照合の結果、欠けている書類が1画面でわかります。上には案件番号 (経費申請の申請番号)・件名・請求の合計・支払済の合計・未払いの合計が出ます。経費では、領収書登録の金額が「請求の合計」、立替経費一覧の精算金額が「支払済の合計」に入り、その差の「未払いの合計」がまだ精算されていない額です。

• 「証憑一式 PDF」: 表紙のあとに各書類の PDF を結合した、1つの PDF をダウンロードします。
• 「案件まとめに保存」: 案件の合計を経費管理アプリ (案件まとめ) に書きます。

くわしくは 案件のつながりと証憑一式 と 承認の印影・書類のつながり・書類の読み取り・監査ログの見え方 を参照してください。

関連ページ

• 購買アプリセットの使い方
• 販売アプリセットの使い方
• 業務アプリセットを作る (購買・経費・販売): セットの作成 (管理者向け)
• 業務アプリセット作成後の1週間: 作成後の設定 (管理者向け)
• 案件のつながりと証憑一式
• 承認の記録と承認ステップごとの印影
• 出力ファイルの監査ログ (ファイルログアプリ)

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