PRING ช่วยเหลือตั้งค่าการกำหนดบัญชีอัตโนมัติ
ที่แท็บการเงิน (財務) คุณตั้งวิธีกำหนดบัญชีและประเภทภาษีของแต่ละรายการในใบเบิกค่าใช้จ่าย ปุ่ม "สร้างชุดการเงิน" สร้างแอป 5 แอปพร้อมข้อมูลเริ่มต้นใน kintone การกำหนดบัญชีมี 3 ขั้น คือ กฎของบริษัท ข้อเสนอจาก AI และผู้อนุมัติยืนยัน AI เป็นเพียงผู้เสนอ ผู้ตัดสินคือคน ข้อเสนอของ AI ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษี ข้อมูลอยู่ใน kintone ของคุณ ไม่เก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING
ขั้นตอน
AI เป็นเพียงผู้เสนอบัญชี ผู้ตัดสินคือคน (ผู้อนุมัติ) หน้าจอก็แสดงข้อความว่า "ข้อเสนอของ AI ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษี ผู้อนุมัติเป็นผู้รับผิดชอบบัญชีที่ยืนยัน" และไม่ได้ทดแทนการพิจารณาด้านภาษีหรือบัญชี
1. สร้างชุดการเงินที่แท็บการเงิน
เปิดหน้าจอตั้งค่า PRING ของแอปคำขอเบิกค่าใช้จ่าย (การตั้งค่าแอป kintone > ปลั๊กอิน > "การตั้งค่า" ที่แถว PRING) แล้วกดแท็บ "การเงิน" (財務) ใต้ "1. สร้างชุดการเงิน" กดปุ่ม "สร้างชุดการเงิน" ระบบจะสร้างแอป 5 แอปใน kintone นี้ ได้แก่ 勘定科目マスタ (ผังบัญชี) 科目の質問 (คำถาม) 科目判定ルール (กฎ) 科目判定の履歴 (ประวัติ) และ 仕訳 (สมุดรายวัน) ใช้เวลา 1 ถึง 2 นาที เมื่อเสร็จจะขึ้นข้อความเช่น "สร้าง 5 ที่มีอยู่แล้ว 0" และบรรทัดสถานะเปลี่ยนเป็น "มีแอป 5 จาก 5" ต้องมีสิทธิ์สร้างแอป ถ้าหยุดกลางคัน ให้กดปุ่มอีกครั้ง ส่วนที่เสร็จแล้วจะถูกข้ามและสร้างต่อจากจุดนั้น
2. ตรวจข้อมูลเริ่มต้นและปรับให้เข้ากับบริษัท
เปิด 勘定科目マスタ 科目の質問 และ 科目判定ルール จากรายการแอปของ kintone ถ้าสร้างบนหน้าจอภาษาญี่ปุ่น จะมีบัญชี 72 รายการ ตัวอย่างคำถาม 4 ข้อ และตัวอย่างกฎ 10 ข้อ บัญชีที่ไม่ใช้ให้เปลี่ยน 有効 (ใช้งาน) เป็น 無効 (ไม่ใช้งาน) ทำให้ 費目 (หมวดค่าใช้จ่าย) ของคำถามและกฎเป็นข้อความเดียวกับตัวเลือกหมวดค่าใช้จ่ายในรายการของใบเบิกทุกตัวอักษร วิธีเขียนอยู่ในหัวข้อ "วิธีเขียนคำถาม" และ "วิธีเขียนกฎ" ด้านล่าง
3. เพิ่มฟิลด์สำหรับผลลัพธ์ในตารางรายการของใบเบิก
ในฟอร์มของแอปคำขอเบิกค่าใช้จ่าย เพิ่มฟิลด์เหล่านี้ในตารางรายการ (ตารางย่อย) ข้อความบรรทัดเดียว: บัญชีที่เสนอ (勘定科目 (提案)) ประเภทภาษีที่เสนอ (税区分 (提案)) บัญชีที่ยืนยัน (確定科目) และประเภทภาษีที่ยืนยัน (確定税区分) ตัวเลข: ความมั่นใจของข้อเสนอ (提案の確からしさ) ข้อความหลายบรรทัด: เหตุผลของข้อเสนอ (提案の理由) และคำตอบของคำถาม (質問への答え) บัญชีจะถูกเก็บเป็นรหัส (เช่น 6260) จึงควรสร้างฟิลด์บัญชีที่เสนอและบัญชีที่ยืนยันเป็นข้อความบรรทัดเดียว เมื่อแก้ฟอร์มแล้วให้กด "อัปเดตแอป"
4. กำหนดฟิลด์ที่ "2. กำหนดฟิลด์ของใบเบิกค่าใช้จ่าย"
ที่แท็บการเงิน เลือกตารางรายการของใบเบิกใน "ตารางรายการ" รายการหัวข้อจะปรากฏด้านล่าง กำหนดฟิลด์ในตารางให้ทีละหัวข้อ หัวข้อที่มี * (費目 金額 (税込) 勘定科目 (提案) และ 確定科目) จำเป็นต้องกำหนด หัวข้อที่ไม่ใช้ปล่อยไว้ที่ "ไม่กำหนด" ใช้ฟิลด์เดียวกับสองหัวข้อไม่ได้
5. เลือกฟิลด์ของทั้งใบเบิก
ใน "ฟิลด์ของทั้งใบเบิก" เลือก "ฟิลด์เลขที่ใบเบิก" (ข้อความบรรทัดเดียวหรือเลขที่ระเบียน) "ฟิลด์วิธีชำระเงิน" (ข้อความบรรทัดเดียว ดรอปดาวน์ หรือปุ่มเรดิโอ) "ชื่อสถานะที่อนุมัติแล้ว" และ "ชื่อการดำเนินการที่จะหยุดเมื่อบัญชีที่ยืนยันว่าง" แนะนำให้เลือกฟิลด์เลขที่ใบเบิก เพราะการส่งออกสมุดรายวันทีละใบเบิกและการแทนที่เมื่ออนุมัติซ้ำใช้เลขที่ใบเบิกเป็นตัวระบุ ค่าเริ่มต้นของสถานะที่อนุมัติแล้วคือ 承認済 ให้ใช้ชื่อเดียวกับสถานะสุดท้ายในการจัดการกระบวนการของใบเบิก ถ้าสร้างชุดแอปธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาไทย ชื่อสถานะจะเป็นภาษานั้น (เช่น Approved หรือ อนุมัติแล้ว) ส่วน "ชื่อการดำเนินการที่จะหยุดเมื่อบัญชีที่ยืนยันว่าง" คือชื่อการดำเนินการที่จะหยุดเมื่อบัญชีที่ยืนยันว่าง ถ้าเว้นว่างไว้จะใช้กฎมาตรฐาน (ดู "เมื่อการอนุมัติถูกหยุด" ด้านล่าง)
6. กำหนดวิธีลงรายการที่ "3. สมุดรายวัน"
"วิธีใส่ภาษี" เลือก "1 บรรทัด รวมภาษี" หรือ "2 บรรทัด: ก่อนภาษีและภาษี" "การปัดเศษภาษี" เลือก ปัดลง (ค่าเริ่มต้น) ปัดเศษ หรือปัดขึ้น ใช้เมื่อรายการในใบเบิกไม่มีจำนวนภาษี และคำนวณภาษีจากอัตราในชื่อประเภทภาษี (เลข 10 ใน 課税仕入 10%) ช่อง "บัญชีเครดิต" (เงินสด พนักงานสำรองจ่าย เงินทดรอง) ใส่ชื่อบัญชี (ค่าเริ่มต้นคือ 現金 未払金 และ 仮払金)
7. เลือกว่าจะใช้ AI หรือไม่
ติ๊ก "อนุญาตให้ถาม AI เมื่อกฎตัดสินไม่ได้" เพื่อให้มีปุ่ม "ถาม AI" ในแต่ละรายการ AI ทำงานด้วย Gemini API key ของบริษัทคุณเอง ซึ่งลงทะเบียนที่แท็บ "ตั้งค่า AI" (คีย์เดียวกับ AI mapping) ถ้าไม่ติ๊ก หรือยังไม่มีคีย์ จะมีเฉพาะสิ่งที่กฎตัดสินได้ AI เป็นเพียงผู้เสนอ ผู้ตัดสินคือคน ข้อเสนอของ AI ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษี
8. บันทึกและอัปเดตแอป
กด "บันทึก" เมื่อขึ้นข้อความ "บันทึกแล้ว อัปเดตแอปเพื่อใช้งาน" ให้กด "อัปเดตแอป" ใน kintone ถ้าขึ้น "ไม่สามารถบันทึกได้" จะแสดงเหตุผลเรียงกัน ให้แก้หัวข้อเหล่านั้นแล้วกด "บันทึก" อีกครั้ง
9. ตรวจสิทธิ์และลองใช้ 1 ใบเบิก
ตรวจว่าผู้ที่ใช้ใบเบิกค่าใช้จ่ายดูแอปของชุดการเงินได้ (ดู "สิทธิ์" ด้านล่าง) เปิดเรคคอร์ดใบเบิกค่าใช้จ่ายใหม่ ปุ่ม "กำหนดบัญชี" (勘定科目を判定) จะอยู่ที่ด้านบนของหน้าจอ ใส่รายการ 1 แถวแล้วลองกด
แอป 5 แอปของชุดการเงิน
ปุ่ม “สร้างชุดการเงิน” จะสร้างแอป 5 แอปนี้ ชื่อแอปและชื่อฟิลด์เป็นภาษาญี่ปุ่นไม่ว่าหน้าจอจะใช้ภาษาใด คำแปลอยู่ในวงเล็บ
| แอป | 1 เรคคอร์ด | ฟิลด์หลัก |
|---|---|---|
| 勘定科目マスタ (ผังบัญชี) | บัญชี 1 รายการ | コード (รหัส จำเป็น ห้ามซ้ำ), 勘定科目名 (ชื่อบัญชี จำเป็น), 区分 (ประเภท: 資産 สินทรัพย์ / 負債 หนี้สิน / 純資産 ส่วนของเจ้าของ / 収益 รายได้ / 費用 ค่าใช้จ่าย), 既定の税区分 (ประเภทภาษีเริ่มต้น), 有効 (ใช้งาน: 有効 / 無効), 判定のヒント (คำใบ้ที่ส่งให้ AI) |
| 科目の質問 (คำถาม) | คำถาม 1 ข้อ | 費目 (หมวดค่าใช้จ่าย), 質問 ID (รหัสคำถาม), 質問文 (ข้อความคำถาม), 答えの型 (ชนิดคำตอบ), 選択肢 (ตัวเลือก), 並び順 (ลำดับ), 必須 (จำเป็น) |
| 科目判定ルール (กฎ) | แถว “เงื่อนไข → บัญชี” 1 แถว | 費目, ルール名 (ชื่อกฎ), 優先度 (ลำดับความสำคัญ), 条件の組み合わせ (วิธีรวมเงื่อนไข), 条件 (ตารางเงื่อนไข), 勘定科目 (บัญชี เลือกจากผังบัญชี), 税区分 (ประเภทภาษี), メモ (บันทึกย่อ) |
| 科目判定の履歴 (ประวัติ) | 1 รายการที่ยืนยันเมื่ออนุมัติ | 確定した日 (วันที่ยืนยัน), 費目, 取引先 (คู่ค้า), 摘要 (บันทึกย่อ), 金額 (จำนวนเงิน), 質問への答え (คำตอบ), AI の提案 (ข้อเสนอ), 確定した科目 (บัญชีที่ยืนยัน), 提案と違った (ต่างจากข้อเสนอ), 申請番号 (เลขที่ใบเบิก) |
| 仕訳 (สมุดรายวัน) | รายการบัญชีของ 1 รายการในใบเบิก | 日付 (วันที่), 摘要, 借方 (เดบิต) บัญชี ประเภทภาษี และจำนวนเงิน, 貸方 (เครดิต) บัญชี ประเภทภาษี และจำนวนเงิน, 税額 (ภาษี), 申請番号, 明細の行 (แถวของรายการ) |
- ในคำอธิบายของแต่ละแอปจะมีเครื่องหมายเช่น [PRING finance:coa] PRING ใช้เครื่องหมายนี้หาแอปของชุด อย่าลบ
- ชุดการเงิน 1 ชุดก็พอสำหรับ kintone หนึ่งตัว หน้าจอตั้งค่าของแอปคำขอเบิกค่าใช้จ่ายอีกแอปหนึ่งก็จะหาแอปที่มีเครื่องหมายและใช้ชุดเดียวกัน
- PRING ไม่ตั้งสิทธิ์ให้แอปที่สร้าง แอปใช้สิทธิ์เริ่มต้นของ kintone
ข้อมูลเริ่มต้น
ข้อมูลเริ่มต้นจะใส่เฉพาะแอปที่ว่าง การกดปุ่มซ้ำจะไม่เพิ่มซ้ำ ภาษาของรายการบัญชีเป็นไปตามภาษาของหน้าจอตั้งค่า (ภาษาของผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบ kintone และภาษาที่เลือกด้วย “ภาษาที่แสดง” มุมขวาบนมีลำดับก่อน)
| ภาษาของหน้าจอตั้งค่า | บัญชี | คำถาม | กฎ |
|---|---|---|---|
| ญี่ปุ่น | 72 รายการ (สินทรัพย์ 18 หนี้สิน 10 ส่วนของเจ้าของ 2 รายได้ 4 ค่าใช้จ่าย 38) | 4 ข้อ | 10 ข้อ |
| อังกฤษ | 29 รายการ | ไม่มี | ไม่มี |
| ไทย | 26 รายการ | ไม่มี | ไม่มี |
บัญชีภาษาญี่ปุ่นเป็นบัญชีที่ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในญี่ปุ่นใช้บ่อย รายการภาษาอังกฤษและภาษาไทยเป็นตัวอย่างสั้น ๆ ให้เพิ่มบัญชีที่บริษัทใช้
ถ้าสร้างบนหน้าจอภาษาญี่ปุ่น จะมีตัวอย่างคำถามและกฎด้วย ตัวอย่างอิงธรรมเนียมของญี่ปุ่น ไม่ใช่การพิจารณาด้านภาษี ให้บริษัทตัดสินร่วมกับนักบัญชีภาษีของคุณแล้วแก้ไข ตัวอย่างกฎมีดังนี้ (คอลัมน์เงื่อนไขแสดงรหัสคำถาม เงื่อนไข และค่า)
| หมวด | ลำดับความสำคัญ | ชื่อกฎ (คำแปล) | เงื่อนไข | บัญชี |
|---|---|---|---|---|
| 会議費、交際費 | 10 | เลี้ยงคนนอกบริษัท เกิน 5,000 เยนต่อคน → ค่ารับรอง | outside である あり และ per_person > 5000 |
接待交際費 |
| 会議費、交際費 | 20 | เลี้ยงคนนอกบริษัท ไม่เกิน 5,000 เยนต่อคน → ค่าประชุม | outside である あり และ per_person ≦ 5000 |
会議費 |
| 会議費、交際費 | 30 | เลี้ยงภายในบริษัท → สวัสดิการ | outside である なし |
福利厚生費 |
| 交通費 | 10 | เดินทางไปทำงานนอกสถานที่ → ค่าเดินทาง | trip である はい |
旅費交通費 |
| 交通費 | 20 | ค่าเดินทางที่ไม่ใช่การเดินทางไปทำงานนอกสถานที่ → ค่าเดินทางไปทำงาน (ควรตรวจสอบ) | trip である いいえ |
通勤手当 |
| 宿泊費 | 10 | ค่าที่พัก → ค่าเดินทาง | ไม่มี | 旅費交通費 |
| 通信費 | 10 | ค่าสื่อสาร → ค่าสื่อสาร | ไม่มี | 通信費 |
| 消耗品費 | 10 | หนังสือและนิตยสาร → ค่าหนังสือและหนังสือพิมพ์ | usage である 書籍・雑誌 |
新聞図書費 |
| 消耗品費 | 20 | อุปกรณ์ตั้งแต่ 100,000 เยน → อุปกรณ์ (สินทรัพย์ถาวร) | $amount ≧ 100000 |
工具器具備品 |
| 消耗品費 | 90 | นอกเหนือจากนั้น → วัสดุสิ้นเปลือง | ไม่มี | 消耗品費 |
คำถามตัวอย่าง 4 ข้อมีดังนี้
| หมวด | รหัสคำถาม | คำถาม (คำแปล) | ชนิดคำตอบ | จำเป็น |
|---|---|---|---|---|
| 会議費、交際費 | outside | มีคนนอกบริษัทร่วมด้วยหรือไม่ | はい・いいえ (あり / なし) | 必須 |
| 会議費、交際費 | people | จำนวนคนทั้งหมด (รวมตัวเอง) | 数値 (ตัวเลข) | 必須 |
| 交通費、宿泊費 | trip | เป็นการเดินทางไปทำงานนอกสถานที่หรือไม่ (ไม่ใช่การเดินทางไปทำงานตามปกติ) | はい・いいえ (はい / いいえ) | 必須 |
| 消耗品費 | usage | วัตถุประสงค์การใช้ | 選択 (ตัวเลือก: เครื่องเขียน / หนังสือและนิตยสาร / อุปกรณ์ / อื่น ๆ) | 任意 |
หมวดของกฎตัวอย่างตรงกับหมวดค่าใช้จ่ายของใบเบิกในชุดแอปธุรกิจ (交通費 / 宿泊費 / 会議費 / 交際費 / 消耗品費 / 通信費 / その他) ถ้าใช้ชื่อหมวดอื่น ให้แก้ 費目 ของคำถามและกฎให้เป็นข้อความเดียวกับหมวดของคุณทุกตัวอักษร หมวดจะตรงกันก็ต่อเมื่อข้อความเหมือนกันทุกตัวอักษรเท่านั้น
วิธีเขียนคำถาม
เขียนคำถามเรคคอร์ดละ 1 ข้อในแอป 科目の質問 เมื่อผู้ขอเปิด “กำหนดบัญชี” จะแสดงคำถามที่ตรงกับหมวดของรายการ
| ฟิลด์ | วิธีเขียน |
|---|---|
| 費目 | หมวดที่แสดงคำถามนี้ ถ้าว่างหมายถึงทุกหมวด ถ้ามีหลายหมวดให้คั่นด้วย “、” (เช่น 会議費、交際費) |
| 質問 ID (จำเป็น) | ชื่อที่เงื่อนไขของกฎใช้อ้างถึงคำถามนี้ ใช้ข้อความเดียวกับ “質問 ID” ในเงื่อนไขของกฎ |
| 質問文 (จำเป็น) | ข้อความที่แสดงให้ผู้ขอ |
| 答えの型 | 選択 (ตัวเลือก) / 数値 (ตัวเลข) / はい・いいえ (ใช่/ไม่ใช่) / 文章 (ข้อความ) |
| 選択肢 | บรรทัดละ 1 ตัวเลือก ถ้าเป็น 選択 หรือ はい・いいえ และเขียนตัวเลือกไว้ จะตอบด้วยรายการแบบเลื่อนลง ถ้าไม่เขียนจะเป็นช่องกรอก |
| 並び順 | แสดงจากน้อยไปมาก |
| 必須 | 必須 / 任意 (ไม่บังคับ ค่าเริ่มต้นคือไม่บังคับ) จนกว่าจะตอบคำถามที่จำเป็น ทั้ง “ตัดสินด้วยกฎ” และ “ถาม AI” จะไม่ทำงาน |
ถ้าตอบคำถามที่มีรหัส people (จำนวนคนทั้งหมด) แล้ว จำนวนเงิน ÷ จำนวนคน (ตัดเศษทศนิยมทิ้ง) ใช้ในเงื่อนไขของกฎเป็น per_person (ต่อคน) ได้
วิธีเขียนกฎ
เขียนกฎเรคคอร์ดละ 1 ข้อในแอป 科目判定ルール สำหรับรายการในใบเบิก PRING จะตรวจกฎที่ตรงกับหมวดของรายการ เรียงลำดับความสำคัญจากน้อยไปมาก และข้อแรกที่เข้าเงื่อนไขจะเป็นข้อเสนอ ถ้าลำดับความสำคัญเท่ากัน จะเรียงตามลำดับในแอป
| ฟิลด์ | วิธีเขียน |
|---|---|
| 費目 | หมวดที่ตรวจกฎนี้ ถ้าว่างหมายถึงทุกหมวด ถ้ามีหลายหมวดให้คั่นด้วย “、” |
| ルール名 (จำเป็น) | แสดงเป็นเหตุผล: “ตรงกับกฎ: (ชื่อกฎ)” |
| 優先度 (จำเป็น) | ตรวจจากน้อยไปมาก (ค่าเริ่มต้น 50) |
| 条件の組み合わせ | すべて (เข้าเงื่อนไขทั้งหมด) / どれか (เข้าเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่ง) |
| 条件 (ตาราง) | หนึ่งเงื่อนไขต่อหนึ่งแถว: 質問 ID, 条件 และ 値 |
| 勘定科目 (จำเป็น) | เลือกจากผังบัญชี |
| 税区分 | ถ้าว่าง จะใช้ประเภทภาษีเริ่มต้นของบัญชี |
| メモ | บันทึกย่อสำหรับการดูแล |
ตัวเลือกของ “条件” มีดังนี้
| เงื่อนไข | ความหมาย | ใช้กับคำตอบแบบ |
|---|---|---|
| = / ≠ / > / ≧ / < / ≦ | เปรียบเทียบตัวเลข | ตัวเลข (จำนวนเงิน จำนวนคน) |
| である / でない | เป็น / ไม่เป็น | ตัวเลือก ใช่/ไม่ใช่ |
| のどれか | ตรงกับตัวใดตัวหนึ่งของค่าที่เขียนคั่นด้วย “、” “,” หรือขึ้นบรรทัดใหม่ | ตัวเลือก |
| を含む | ข้อความคำตอบมีค่านั้นอยู่ | ข้อความ |
- แทนรหัสคำถาม ใช้ชื่อเหล่านี้ได้
$amountคือจำนวนเงินของรายการ (รวมภาษี)$taxคือภาษีของรายการ และper_personคือจำนวนเงินต่อคน - เงื่อนไขที่ใช้คำถามที่ยังไม่ได้ตอบจะไม่เข้าเงื่อนไข (รวมถึง でない ด้วย)
- กฎที่ไม่มีแถวเงื่อนไขเลยจะเข้าเงื่อนไขเสมอ ตั้งลำดับความสำคัญเป็นเลขมากแล้วใช้เป็น “นอกเหนือจากนั้น” ได้
ฟิลด์ที่กำหนดในรายการของใบเบิก
ที่แท็บการเงิน ใน “2. กำหนดฟิลด์ของใบเบิกค่าใช้จ่าย” ให้กำหนดฟิลด์ในตารางรายการ หัวข้อที่มี “(จำเป็น)” ต้องกำหนด ไม่เช่นนั้นบันทึกไม่ได้ ป้ายชื่อของหัวข้อเหล่านี้เป็นภาษาญี่ปุ่นในทุกภาษาที่แสดง
| หัวข้อ | ชนิดฟิลด์ที่ใช้ได้ | การใช้งาน |
|---|---|---|
| 費目 (หมวด จำเป็น) | ข้อความบรรทัดเดียว ดรอปดาวน์ ปุ่มเรดิโอ LOOKUP | จับคู่กับ 費目 ของคำถามและกฎ โดยต้องเป็นข้อความเดียวกัน |
| 利用日 (วันที่ใช้จ่าย) | วันที่ | วันที่ของรายการบัญชี ถ้าว่างจะใช้วันที่อนุมัติ |
| 金額 (税込) (จำนวนเงินรวมภาษี จำเป็น) | ตัวเลข ตัวคำนวณ | จำนวนเงินของรายการบัญชี และ $amount ในกฎ |
| 消費税 (ภาษี) | ตัวเลข ตัวคำนวณ | ถ้ามีค่า จะใช้เป็นภาษีของรายการบัญชี ถ้าว่างจะคำนวณจากอัตราของประเภทภาษี |
| 取引先・内容 (คู่ค้าและรายละเอียด) | ข้อความบรรทัดเดียวหรือหลายบรรทัด | ส่งให้ AI และเป็นคู่ค้าในประวัติ |
| 登録番号 (เลขทะเบียน) | ข้อความบรรทัดเดียวหรือหลายบรรทัด | ส่งให้ AI |
| 摘要 (บันทึกย่อ) | ข้อความบรรทัดเดียวหรือหลายบรรทัด | บันทึกย่อของรายการบัญชีและประวัติ ถ้าว่างจะใช้คู่ค้าและรายละเอียด |
| 理由 (เหตุผล) | ข้อความบรรทัดเดียวหรือหลายบรรทัด | เหตุผลของผู้ขอ ส่งให้ AI |
| 質問への答え (คำตอบ) | ข้อความบรรทัดเดียวหรือหลายบรรทัด | คำตอบจะถูกเขียนให้อัตโนมัติ |
| 勘定科目 (提案) (บัญชีที่เสนอ จำเป็น) | ข้อความบรรทัดเดียวหรือหลายบรรทัด | ใส่รหัสของบัญชีที่เสนอ |
| 税区分 (提案) (ประเภทภาษีที่เสนอ) | ข้อความบรรทัดเดียวหรือหลายบรรทัด | ใส่ประเภทภาษีที่เสนอ |
| 提案の確からしさ (ความมั่นใจ) | ตัวเลข | ทศนิยมตั้งแต่ 0 ถึง 1 (เช่น 0.82) |
| 提案の理由 (เหตุผลของข้อเสนอ) | ข้อความบรรทัดเดียวหรือหลายบรรทัด | เหตุผลจากกฎหรือ AI |
| 確定科目 (บัญชีที่ยืนยัน จำเป็น) | ข้อความบรรทัดเดียว ดรอปดาวน์ ปุ่มเรดิโอ LOOKUP | ใส่รหัสของบัญชีที่ยืนยัน |
| 確定税区分 (ประเภทภาษีที่ยืนยัน) | ข้อความบรรทัดเดียว ดรอปดาวน์ ปุ่มเรดิโอ LOOKUP | ใส่ประเภทภาษีที่ยืนยัน |
ใบเบิกค่าใช้จ่ายในชุดแอปธุรกิจมี 利用日 費目 内容・訪問先 และ 金額 ในรายการ กำหนดให้เป็นวันที่ใช้จ่าย หมวด คู่ค้าและรายละเอียด และจำนวนเงิน (รวมภาษี) ได้
การตั้งค่าสมุดรายวัน
เมื่ออนุมัติใบเบิก แต่ละรายการในใบเบิกจะกลายเป็นรายการบัญชีตามกฎต่อไปนี้
- เดบิตคือชื่อบัญชีที่ยืนยัน ประเภทภาษีคือประเภทภาษีที่ยืนยัน (ถ้าว่างจะใช้ค่าเริ่มต้นของบัญชี)
- เครดิตกำหนดจากค่าใน “ฟิลด์วิธีชำระเงิน” ค่าที่มี 仮払 หรือเท่ากับ あり ใช้บัญชีเงินทดรอง (仮払金) ค่าที่มี 現金 หรือ 会社 ใช้เงินสด (現金) ค่าอื่น (なし หรือว่าง) ถือว่าพนักงานสำรองจ่ายและใช้ 未払金 ชื่อบัญชีเป็นไปตามช่อง “บัญชีเครดิต”
- ภาษีคือค่าใน 消費税 ของรายการถ้ามี ถ้าว่างจะแยกภาษีออกจากยอดรวมภาษีด้วยอัตราในชื่อประเภทภาษี (เลข 10 ใน 課税仕入 10%) และปัดเศษตาม “การปัดเศษภาษี” ประเภทภาษีที่ไม่มีอัตรา (เช่น ยกเว้นภาษี) ภาษีเป็น 0
- ถ้าเลือก “1 บรรทัด รวมภาษี” 1 รายการในใบเบิกเป็น 1 รายการบัญชี ถ้าเลือก “2 บรรทัด: ก่อนภาษีและภาษี” รายการที่มีภาษีจะเป็น 2 รายการบัญชี คือยอดก่อนภาษี และรายการภาษีที่บัญชีเดบิตเป็น 仮払消費税
สิทธิ์
PRING ไม่ตั้งสิทธิ์ให้แอปของชุดการเงิน แอปใช้สิทธิ์เริ่มต้นของ kintone ให้ตรวจสิทธิ์ต่อไปนี้
| ใคร | สิทธิ์ที่ต้องมี | ถ้าไม่มี |
|---|---|---|
| ผู้สร้างชุดการเงิน | สร้างแอป | “สร้างไม่ได้ ตรวจสอบว่าสร้างแอปได้ แล้วกดอีกครั้ง (ส่วนที่เสร็จแล้วจะข้าม)” |
| ผู้ที่ใช้ใบเบิกค่าใช้จ่าย | ดู 勘定科目マスタ 科目の質問 科目判定ルール และ 科目判定の履歴 | “ไม่สามารถโหลดข้อมูลบัญชีได้ ตรวจสอบว่าดูแอปการเงินได้” |
| ผู้อนุมัติ (เพื่อกรอกบัญชีที่ยืนยัน) | แก้ไขเรคคอร์ดใบเบิกค่าใช้จ่าย | หน้ารายละเอียดเป็นแบบอ่านอย่างเดียว จึงกรอกบัญชีที่ยืนยันไม่ได้ |
| ผู้อนุมัติ | เพิ่มและลบเรคคอร์ดใน 科目判定の履歴 และ 仕訳 (เพื่อแทนที่รายการของใบเบิกเดียวกัน) | การอนุมัติผ่านไป แต่ไม่มีการสร้างประวัติและรายการในสมุดรายวัน |
| ผู้ส่งออกสมุดรายวัน | ดู 仕訳 | “ส่งออกไม่ได้ ตรวจสอบว่าดูแอปสมุดรายวันได้” |
เมื่อการอนุมัติถูกหยุด
ถ้ามีแม้แต่หนึ่งรายการที่ไม่มีบัญชีที่ยืนยัน การดำเนินการอนุมัติจะถูกหยุด ข้อความที่ขึ้นเช่น “มี 2 รายการที่ยังไม่ได้ยืนยันบัญชี ตรวจสอบข้อเสนอและกรอกบัญชีที่ยืนยันก่อนอนุมัติ” ผู้ส่งคำขอส่งคำขอได้แม้บัญชีที่ยืนยันยังว่าง ผู้ยืนยันคือผู้อนุมัติ ผู้อนุมัติกรอกบัญชีที่ยืนยันในโหมดแก้ไข แล้วจึงกดการดำเนินการอนุมัติ
การดำเนินการใดถูกหยุด กำหนดโดย “ชื่อการดำเนินการที่จะหยุดเมื่อบัญชีที่ยืนยันว่าง” ใน “ฟิลด์ของทั้งใบเบิก” ที่แท็บการเงิน ชื่อช่องบนหน้าจอคือ “ชื่อการดำเนินการที่จะหยุดเมื่อบัญชีที่ยืนยันว่าง (ว่าง = ชื่อที่มี อนุมัติ/Approve คั่นด้วยจุลภาค)” กฎจริงละเอียดกว่าคำอธิบายในชื่อช่อง ให้ดูตารางด้านล่าง
| “ชื่อการดำเนินการที่จะหยุดเมื่อบัญชีที่ยืนยันว่าง” | การดำเนินการที่ถูกหยุด |
|---|---|
| ว่าง (มาตรฐาน) | การดำเนินการที่ชื่อมีคำว่า 承認 決裁 Approve หรือ อนุมัติ (ตัวอักษรละตินไม่แยกตัวพิมพ์ใหญ่เล็ก จึงรวม Approval ด้วย) และนอกจากนั้นยังรวมการดำเนินการที่ทำให้เรคคอร์ดเปลี่ยนเป็นสถานะตาม “ชื่อสถานะที่อนุมัติแล้ว” |
| เขียนชื่อไว้ | การดำเนินการที่มีชื่อตรงกับชื่อที่เขียนทุกตัวอักษร (ไม่ใช่ “มีคำนั้นอยู่”) ใช้แทนกฎมาตรฐานที่ดูคำว่า 承認 หรือ 決裁 ถ้ามีหลายชื่อให้คั่นด้วย “、” หรือ “,” (เช่น 確認、最終確認) ช่องว่างหน้าและหลังชื่อจะถูกละเว้น การดำเนินการที่ทำให้เรคคอร์ดเปลี่ยนเป็นสถานะที่อนุมัติแล้วจะถูกหยุดเสมอ แม้ชื่อไม่อยู่ในรายการ |
การดำเนินการที่ชื่อมีคำว่า 差し戻し 差戻し 却下 取り下げ 取下げ Reject Return Withdraw Deny Send back ส่งกลับ หรือ ปฏิเสธ จะไม่ถูกหยุด แม้เขียนไว้ใน “ชื่อการดำเนินการที่จะหยุดเมื่อบัญชีที่ยืนยันว่าง” ก็ไม่ถูกหยุด การส่งคำขอ (申請) ตามค่ามาตรฐานจะไม่ถูกหยุด จะถูกหยุดเฉพาะเมื่อเขียนชื่อนั้นไว้ใน “ชื่อการดำเนินการที่จะหยุดเมื่อบัญชีที่ยืนยันว่าง” หรือเมื่อเส้นทางแบบมีเงื่อนไขทำให้การส่งคำขอพาเรคคอร์ดไปสถานะที่อนุมัติแล้วโดยตรง
ถ้าเอาเครื่องหมายออกจาก “แสดง กำหนดบัญชี ในหน้าจอใบเบิกค่าใช้จ่าย” ปุ่มและการหยุดจะหายไปทั้งคู่ วิธีที่ผู้ใช้ทำงานอยู่ที่ กำหนดบัญชีในใบเบิกค่าใช้จ่าย
หน้าที่เกี่ยวข้อง
- กำหนดบัญชีในใบเบิกค่าใช้จ่าย: สำหรับผู้ใช้ กล่องโต้ตอบ การอนุมัติ และการส่งออกสมุดรายวัน
- ตั้งค่าแมปด้วย AI: ลงทะเบียนคีย์ Gemini ที่แท็บตั้งค่า AI
- สร้างชุดแอปธุรกิจ: การสร้างชุดที่มีแอปคำขอเบิกค่าใช้จ่าย
- วิธีใช้ชุดแอปค่าใช้จ่าย: ตั้งแต่คำขอเบิกจนถึงการคืนเงินที่ออกไปก่อน
- สลับภาษาที่แสดง: ภาษาของหน้าจอและของข้อมูลเริ่มต้น
คำถามที่พบบ่อย
ใช้งานโดยไม่ใช้ AI ได้หรือไม่
ได้ ถ้าไม่ติ๊ก "อนุญาตให้ถาม AI เมื่อกฎตัดสินไม่ได้" จะไม่มีปุ่ม "ถาม AI" และมีเฉพาะสิ่งที่กฎตัดสินได้ สำหรับรายการที่กฎตัดสินไม่ได้ ให้คนเลือกบัญชีที่ยืนยันเอง
ถ้ายังไม่ได้ลงทะเบียนคีย์ Gemini จะเป็นอย่างไร
กฎยังตัดสินได้เหมือนเดิม เมื่อกด "ถาม AI" จะขึ้น "ยังไม่ได้ลงทะเบียนคีย์ AI ลงทะเบียนคีย์ Gemini ที่การตั้งค่า AI เพื่อให้ AI เสนอบัญชีสำหรับรายการที่กฎตัดสินไม่ได้" และไม่มีข้อเสนอใส่ลงไป คนยังเลือกบัญชีที่ยืนยันเองและดำเนินการต่อได้
ข้อเสนอของ AI เป็นคำแนะนำด้านภาษีหรือบัญชีหรือไม่
ไม่ใช่ AI เสนอเพียงบัญชีที่เป็นไปได้ ไม่ได้ทดแทนการพิจารณาด้านภาษีหรือบัญชี และไม่รับประกันว่าข้อเสนอถูกต้อง หน้าจอก็แสดงข้อความว่า "ข้อเสนอของ AI ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษี ผู้อนุมัติเป็นผู้รับผิดชอบบัญชีที่ยืนยัน" คำถามและกฎตัวอย่างในข้อมูลเริ่มต้นอิงธรรมเนียมของญี่ปุ่น ไม่ใช่การพิจารณาด้านภาษี ให้บริษัทตัดสินร่วมกับนักบัญชีภาษีของคุณแล้วแก้ไข
ข้อมูลถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ PRING หรือไม่
บัญชี คำถาม กฎ ประวัติ และสมุดรายวัน เก็บในแอปของ kintone ของคุณทั้งหมด ไม่เก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING "ตัดสินด้วยกฎ" ทำงานภายในหน้าจอ kintone และไม่ส่งอะไรไปที่ PRING เมื่อกด "ถาม AI" เท่านั้น เนื้อหาของรายการนั้น (หมวด วันที่ จำนวนเงิน ภาษี คู่ค้า เลขทะเบียน บันทึกย่อ เหตุผล และคำตอบของคำถาม) รายการบัญชีที่ใช้งานอยู่ และตัวอย่างที่ยืนยันไปก่อนหน้าไม่เกิน 20 รายการ จะถูกส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์ของ PRING ไปยัง AI ด้วยคีย์ Gemini ของคุณ เซิร์ฟเวอร์ใช้ในหน่วยความจำแล้วทิ้งทันทีโดยไม่เก็บ สิ่งที่เซิร์ฟเวอร์บันทึกมีเพียงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวกับเนื้อหา ได้แก่ รหัสคำขอ ชื่อโมเดล จำนวนโทเค็น และผลสำเร็จหรือล้มเหลว ไม่บันทึกบัญชี จำนวนเงิน หรือคู่ค้า
ถ้ากด "สร้างชุดการเงิน" อีกครั้งจะเป็นอย่างไร
กดได้ PRING หาแอปของชุดจากเครื่องหมายในคำอธิบายแอป เช่น [PRING finance:coa] แล้วสร้างเฉพาะแอปที่ขาด ข้อความบนปุ่มจะเปลี่ยนเป็น "เติมแอปและข้อมูลเริ่มต้นที่ขาด" ข้อมูลเริ่มต้นจะใส่เฉพาะแอปที่ว่าง แอปที่ลบเครื่องหมายออกจะหาไม่พบ จึงถูกสร้างใหม่ อย่าลบเครื่องหมาย
แก้ไขหรือลบข้อมูลเริ่มต้นได้หรือไม่
ได้ บัญชี คำถาม และกฎ เป็นเรคคอร์ดของ kintone ทั่วไป ถ้าตั้งบัญชีเป็น 無効 (ไม่ใช้งาน) บัญชีนั้นจะหายจากตัวเลือกของบัญชีที่ยืนยันและจากรายการที่ส่งให้ AI AI รับบัญชีที่ใช้งานอยู่ได้ไม่เกิน 400 รายการ และเนื้อหาที่ส่งในแต่ละคำขอมีขนาดไม่เกิน 20 KB ถ้าลบเรคคอร์ดทั้งหมดแล้วกดปุ่มอีกครั้ง ข้อมูลเริ่มต้นจะถูกใส่กลับเข้ามา
ถ้าสร้างบนหน้าจอภาษาอังกฤษหรือภาษาไทยจะต่างกันอย่างไร
ข้อมูลเริ่มต้นของบัญชีจะเป็นรายการของภาษานั้น (ภาษาอังกฤษ 29 รายการ ภาษาไทย 26 รายการ) ตัวอย่างคำถามและกฎจะถูกใส่เฉพาะเมื่อสร้างบนหน้าจอภาษาญี่ปุ่น ชื่อแอปและชื่อฟิลด์เป็นภาษาญี่ปุ่นในทุกภาษา
กดอนุมัติแล้วขึ้น "มี … รายการที่ยังไม่ได้ยืนยันบัญชี" และไปต่อไม่ได้
ถ้ามีแม้แต่หนึ่งรายการที่ไม่มีบัญชีที่ยืนยัน การดำเนินการอนุมัติจะถูกหยุด เปิดใบเบิกในโหมดแก้ไข เปิด "กำหนดบัญชี" แล้วกรอกบัญชีที่ยืนยันทุกรายการ (ถ้าข้อเสนอถูกต้อง กด "ยอมรับข้อเสนอ") การส่งคำขอ ส่งกลับ ปฏิเสธ และถอนคำขอจะไม่ถูกหยุด ถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อการดำเนินการที่จะหยุด ให้เขียนใน "ชื่อการดำเนินการที่จะหยุดเมื่อบัญชีที่ยืนยันว่าง" ที่แท็บการเงิน ถ้าไม่ต้องการใช้ฟีเจอร์นี้กับแอปนั้น ให้เอาเครื่องหมายออกจาก "แสดง กำหนดบัญชี ในหน้าจอใบเบิกค่าใช้จ่าย" ที่แท็บการเงิน ปุ่มและการหยุดจะหายไปทั้งคู่
อนุมัติแล้วแต่ไม่มีประวัติและรายการในสมุดรายวัน
ประวัติและสมุดรายวันจะถูกสร้างเมื่อใบเบิกค่าใช้จ่ายเปลี่ยนไปเป็นสถานะที่ตั้งไว้ใน "ชื่อสถานะที่อนุมัติแล้ว" ที่แท็บการเงิน ถ้าชื่อนี้ต่างจากสถานะสุดท้ายในการจัดการกระบวนการ จะไม่ถูกสร้าง ถ้าผู้อนุมัติไม่มีสิทธิ์เพิ่มและลบเรคคอร์ดใน 科目判定の履歴 และ 仕訳 การอนุมัติจะผ่านไป แต่จะไม่มีประวัติและรายการในสมุดรายวัน
ถ้าไม่เลือกฟิลด์เลขที่ใบเบิกจะเป็นอย่างไร
เมื่ออนุมัติซ้ำ ประวัติและสมุดรายวันของใบเบิกเดียวกันจะไม่ถูกแทนที่ แต่จะสะสมเพิ่มขึ้น และปุ่ม "ส่งออกสมุดรายวัน (CSV)" ในหน้ารายละเอียดจะส่งออกรายการทั้งหมด ไม่ใช่เฉพาะของใบเบิกนั้น ให้เลือกฟิลด์เลขที่ใบเบิก