วิธีใช้ชุดแอปจัดซื้อ

สร้างเมื่อ: 2026-10-28อัปเดตเมื่อ: 2026-10-28

งานจัดซื้อดำเนินผ่านแอป 8 แอป แอปละหนึ่งเอกสาร เชื่อมกันด้วยเลขที่ต้นทาง กด "สร้างเอกสารถัดไป" ในหน้ารายละเอียดของเรคคอร์ดเพื่อเปิดแอปถัดไปพร้อมใส่เลขที่ต้นทางให้ ใบขอซื้อ การขออนุมัติจัดซื้อ และสัญญาจัดซื้อผ่านขั้นตอนอนุมัติ (ยังไม่ส่งคำขอ → รออนุมัติ → รอตัดสินใจ → อนุมัติแล้ว) ส่วนเลขที่ของเอกสารแต่ละใบต้องกรอกเอง

ลำดับงานและบทบาทของแต่ละแอป

ชุดแอปจัดซื้อมีแอป 8 แอป แอปละหนึ่งเอกสาร เริ่มจากแอปบนสุดและส่งเลขที่ต่อให้แอปถัดไปตามลำดับ ชื่อแอปและชื่อช่องถูกสร้างเป็นภาษาญี่ปุ่นไม่ว่าหน้าจอของคุณจะใช้ภาษาใด คำแปลอยู่ในวงเล็บ

• ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อคำนวณจำนวนเงินจากจำนวนและราคาต่อหน่วยของแต่ละรายการ ใบสั่งซื้อยังคำนวณยอดรวมก่อนภาษี ภาษีการบริโภค และยอดรวมด้วย (อัตราภาษีเริ่มต้น 10% เศษของภาษีปัดทิ้ง) ส่วนใบส่งของและใบแจ้งหนี้ให้กรอกตัวเลขจากเอกสารของคู่ค้า
• เลขที่ของเอกสารแต่ละใบ (เลขที่คำขอ เลขที่ขออนุมัติ และอื่น ๆ) ต้องกรอกเอง เป็นช่องบังคับและใช้เลขซ้ำไม่ได้ ไม่มีการกำหนดเลขอัตโนมัติ วิธีตั้งเลข (เช่น PR-2026-0001) ให้บริษัทกำหนดเอง

ใครทำอะไร

ช่องผู้ขอ ผู้ร่าง ผู้รับผิดชอบ และผู้สั่งซื้อ จะมีชื่อผู้สร้างเรคคอร์ดใส่ไว้ให้ตั้งแต่แรก ในแอปที่มีการอนุมัติ 3 แอป (ใบขอซื้อ การขออนุมัติจัดซื้อ สัญญาจัดซื้อ) ผู้ส่งคำขอเป็นผู้เลือกผู้อนุมัติและผู้ตัดสินใจ

สิทธิ์เริ่มต้นคือ ผู้สร้างแอปจัดการแอปและลบเรคคอร์ดได้ ส่วนคนอื่นทุกคนดู เพิ่ม แก้ไข และส่งออกเรคคอร์ดได้ หากต้องการจำกัดตามบทบาทหรือแผนก ให้ตั้งค่าที่สิทธิ์ของแอปใน kintone

ไปยังเอกสารถัดไป

1. เปิดหน้ารายละเอียดของเรคคอร์ดต้นทาง ด้านบนของหน้าจอจะมี “ลำดับเอกสาร” แสดงเอกสารก่อนหน้า เอกสารนี้ และเอกสารที่จะตามมา
2. กด “สร้างเอกสารถัดไป: ○○”
3. หน้าสร้างของแอปถัดไปจะเปิดขึ้น เลขที่ต้นทางถูกใส่ในช่อง LOOKUP และดึงข้อมูลให้ หัวเรื่องและคู่ค้า (ช่องที่เก็บคู่ค้า เช่น 契約相手 หรือ 発注先) จะถูกนำมาให้ และแสดง “ดึงมาจากเอกสารต้นทาง ○○”
4. กรอกเลขที่ของเอกสารนั้นเอง (เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อ) และช่องบังคับที่เหลือ ด้านบนของหน้าจอจะแสดง “กรอกต่อไป: ○○” สำหรับช่องบังคับถัดไป และเปลี่ยนเป็น “กรอกช่องที่จำเป็นครบแล้ว โปรดบันทึก” เมื่อกรอกครบ
5. บันทึก หากมีเอกสารถัดไปอยู่แล้ว ปุ่มจะเปลี่ยนเป็น “เปิด ○○”

ช่อง LOOKUP ในแอปปลายทางแต่ละแอปที่รับเลขที่ต้นทาง

• ปุ่ม “สร้างเอกสารถัดไป” ปรากฏไม่ว่าสถานะการอนุมัติจะเป็นอย่างไร ให้กำหนดเป็นข้อปฏิบัติว่าจะไปต่อหลังอนุมัติแล้วเท่านั้น เมื่อสถานะเป็น 承認済 (อนุมัติแล้ว) ข้อความบนหน้าจอจะเปลี่ยนเป็น “อนุมัติแล้ว ไปยังเอกสารถัดไปได้”
• ไม่จำเป็นต้องใช้ปุ่ม เปิดแอปถัดไปโดยตรง ใส่เลขที่ต้นทางในช่อง LOOKUP แล้วกดปุ่มดึงข้อมูล ก็เชื่อมกันได้เช่นเดียวกัน
• หากยอดรวมของรายการไม่ตรงกับช่องยอดรวม หน้าสร้างและหน้าแก้ไขจะแสดง “ยอดรวมของรายการ ○○ ไม่ตรงกับช่องยอดรวม ○○” โดยไม่ห้ามการบันทึก

การอนุมัติและสถานะ

แอปที่มีขั้นตอนอนุมัติมี 3 แอป คือ ใบขอซื้อ การขออนุมัติจัดซื้อ และสัญญาจัดซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ และการจัดการเจ้าหนี้ไม่มีขั้นตอนอนุมัติ ความคืบหน้าเก็บในช่องของแต่ละแอป (สถานะการตรวจรับ สถานะการจ่ายเงิน)

ขั้นตอนมาตรฐาน PRING

เป็นสถานะและการดำเนินการเมื่อผู้ดูแลเลือก “มาตรฐาน PRING (ผู้ขอ → ผู้อนุมัติ → ผู้ตัดสินใจ)” ตอนสร้างชุด ผู้อนุมัติและผู้ตัดสินใจเลือกในช่อง 承認者 (ผู้อนุมัติ) และ 決裁者 (ผู้ตัดสินใจ) ใต้ 承認の依頼先 (ผู้อนุมัติ) ของเรคคอร์ด ทั้งสองช่องเป็นช่องบังคับ

หาก kintone เปลี่ยนชื่อสถานะแรกไม่ได้ สถานะแรกจะใช้ชื่อเริ่มต้นของ kintone คือ 未処理 แทน 未申請 ความหมายเหมือนกัน

วิธีสร้างขั้นตอนอนุมัติ

เมื่อสร้างชุด ผู้ดูแลเลือกหนึ่งในสี่วิธีสำหรับแต่ละแอปที่มีการอนุมัติ

• ไม่ใช้การอนุมัติ (承認を使わない): แอปไม่มีสถานะ
• มาตรฐาน PRING (ผู้ขอ → ผู้อนุมัติ → ผู้ตัดสินใจ): ตามตารางข้างบน ไม่ต้องตั้งค่าองค์กร
• สร้างจากองค์กร: ขั้นการอนุมัติ 1 ถึง 5 ขั้น แต่ละขั้นเลือก “กำหนดตามองค์กร” (องค์กร ตำแหน่ง และจำนวนผู้อนุมัติ คือใครคนใดคนหนึ่งอนุมัติ หรืออนุมัติทุกคน) หรือ “เลือกในช่องของเรคคอร์ด” สถานะคือ 未申請 → 承認待ち 1 → 承認待ち 2 → … → 承認済 (ถ้ามีขั้นเดียวจะเป็น 承認待ち) การดำเนินการคือ 申請, 承認 1, 承認 2 … และ 差し戻し ซึ่งย้อนกลับหนึ่งขั้น ขั้นที่เลือกตำแหน่งจะใช้ผู้ที่ดำรงตำแหน่งนั้น ณ เวลาที่สร้างเป็นผู้รับผิดชอบ
• นำเข้าขั้นตอนอนุมัติจากแอปที่มีอยู่: ใช้สถานะและการดำเนินการของแอปอื่นใน kintone นี้ตามเดิม

บันทึกการอนุมัติและตราประทับ

เมื่อกดการดำเนินการอนุมัติ ผู้อนุมัติและวันเวลาที่อนุมัติจะถูกเขียนลงกลุ่ม 承認の記録 (บันทึกการอนุมัติ) ของเรคคอร์ด (เป็นกลุ่มที่พับอยู่ และจะเปิดในหน้ารายละเอียดเมื่อมีบันทึก) ในขั้นตอนมาตรฐาน PRING ลำดับแรกคือผู้อนุมัติ ลำดับที่สองคือผู้ตัดสินใจ เมื่อออกเอกสาร (แบบฟอร์มใบขอซื้อ แบบฟอร์มขออนุมัติ สำเนาสัญญา) ตราประทับของผู้ที่อนุมัติ (หรือตราวันที่หากไม่ได้ลงทะเบียนไว้) จะอยู่ในช่องอนุมัติด้านขวาบน การส่งกลับจะล้างบันทึกของขั้นที่ต้องอนุมัติใหม่

บันทึกจะถูกเขียนเฉพาะเมื่อกดปุ่มการดำเนินการในหน้ารายละเอียดของเรคคอร์ด การอนุมัติด้วยการอัปเดตสถานะเป็นกลุ่มในหน้ารายการ หรือบนหน้าจอมือถือ จะไม่ถูกบันทึก

ช่องสถานะในแอปที่ไม่มีการอนุมัติ

เปลี่ยนมุมมองรายการเพื่อกรองเฉพาะ 未検収 (ยังไม่ตรวจรับ) ในแอปใบส่งของ และ 未払 (ยังไม่จ่าย) ในแอปใบแจ้งหนี้และการจัดการเจ้าหนี้ได้ ช่อง 支払の状況 ของใบแจ้งหนี้และของการจัดการเจ้าหนี้เป็นคนละช่อง จึงต้องอัปเดตทั้งสองช่องหลังจ่ายเงิน

เอกสารที่ PRING ออก และที่เก็บ PDF

ออกเอกสารด้วยปุ่มที่ตั้งชื่อตามเอกสารในหน้ารายละเอียดของเรคคอร์ด สำหรับ PDF ให้ตรวจดูตัวอย่าง แล้วเลือก “ดาวน์โหลด” หรือ “บันทึกลงฟิลด์ไฟล์แนบ” (ส่งออก PDF หรือ Excel จากเรคคอร์ด, ดูตัวอย่าง PDF แล้วดาวน์โหลดหรือบันทึกลงฟิลด์ไฟล์แนบ) ชื่อไฟล์คือ “ชื่อเอกสาร_เลขที่” (เช่น 注文書_PO-2026-0001.pdf) ชื่อปุ่มเป็นไปตามภาษาของ kintone ของคุณ

• ช่อง 出力した書類 อยู่ในกลุ่มที่พับอยู่ชื่อ 「PRING の設定」 (การตั้งค่า PRING) ท้ายเรคคอร์ด เมื่อออกเอกสารซ้ำ ไฟล์เดิมจะถูกลบและเหลือเฉพาะ PDF ใหม่
• สำเนาสัญญา ใบตรวจรับ และใบตรวจสอบใบแจ้งหนี้ ไม่ได้ตั้งที่เก็บไฟล์ไว้ตั้งแต่แรก ให้ดาวน์โหลดไปใช้ หากต้องการเก็บ ผู้ดูแลต้องตั้งที่เก็บไฟล์แนบของเทมเพลต
• PDF ของเอกสารในชุดนี้มีรหัสเอกสารและ SHA-256 ก่อนฝังอยู่ในเมทาดาทา
• หากผู้ดูแลสร้างแอป File Log ไว้ ทุกการออกเอกสาร แนบไฟล์ และดาวน์โหลดจะถูกบันทึกพร้อมเวลา เวอร์ชัน ชื่อไฟล์ และ SHA-256 เอกสารทั้งหมดยกเว้นตารางยอดคงเหลือเจ้าหนี้การค้าจะบันทึกวันที่ทำรายการ จำนวนเงิน และคู่ค้าด้วย จึงค้นในรายการของแอป File Log ตามวันที่ จำนวนเงิน และคู่ค้าได้ (บันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก)

การตรวจสอบสามทาง

แอปใบแจ้งหนี้มีช่อง 三点照合の結果 (ผลการตรวจสอบสามทาง เป็นข้อความหลายบรรทัด) สำหรับบันทึกผลการเทียบใบสั่งซื้อ การส่งมอบ และใบแจ้งหนี้ ช่องนี้อยู่ใต้ 支払の状況 และพิมพ์ลงใบตรวจสอบใบแจ้งหนี้ด้วย

1. ตรวจจำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวมของรายการในใบสั่งซื้อ
2. ตรวจจำนวนในใบส่งของ รวมถึงสถานะการตรวจรับและรายละเอียดความแตกต่าง
3. ดูว่าจำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดที่เรียกเก็บในใบแจ้งหนี้ตรงกับใบสั่งซื้อและการส่งมอบหรือไม่ แล้วเขียนผลและเหตุผลของความแตกต่างใน 三点照合の結果

PRING ไม่เขียนลงช่องนี้ เป็นช่องสำหรับผู้ที่เทียบเอกสารเป็นผู้กรอก การอ่านใบส่งของและใบแจ้งหนี้ด้วย AI มีการตรวจสอบสามทางที่แจ้งเตือนในหน้าจอยืนยันเมื่อจำนวน ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินต่างจากใบสั่งซื้อ แต่ปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น หากต้องการใช้ ผู้ดูแลต้องตั้งค่าที่แท็บการอ่านเอกสาร (อ่านเอกสารจากคู่ค้าด้วย AI) และหากจะใช้กับใบแจ้งหนี้ ต้องมีช่อง LOOKUP สำหรับกำหนดเลขที่ใบสั่งซื้อ

ดูทั้งเคส

ในแอปที่ผู้ดูแลตั้งค่าการเชื่อมโยงเอกสารไว้ หน้ารายละเอียดของเรคคอร์ดจะมีปุ่ม การเชื่อมโยงเอกสาร เมื่อกดจะแสดงเอกสารตามขั้นตั้งแต่ใบขอซื้อจนถึงการจัดการเจ้าหนี้ พร้อมเลขที่เอกสาร ไฟล์ เวอร์ชัน ผู้อนุมัติ วันที่ จำนวนเงิน ผลการตรวจ และเอกสารที่ขาด ในหน้าเดียว ด้านบนมีเลขที่เคส (เลขที่คำขอของใบขอซื้อ) หัวเรื่อง และยอดเรียกเก็บ ยอดจ่ายแล้ว ยอดที่ยังไม่ชำระ

• PDF ชุดหลักฐาน: ดาวน์โหลด PDF เดียวที่มีหน้าปกตามด้วย PDF ของแต่ละเอกสาร
• บันทึกลงสรุปเคส: เขียนยอดรวมของเคสลงแอปตัวจัดการความเชื่อมโยงการจัดซื้อ (สรุปเคส) ในรายการของแอปนี้ดูยอดจ่ายแล้วและยอดที่ยังไม่ชำระของแต่ละเคสได้

ดูรายละเอียดที่ เชื่อมโยงเอกสารของเคสและชุดหลักฐาน และ ตราอนุมัติ การเชื่อมโยงเอกสาร การอ่านเอกสาร และบันทึกตรวจสอบ

หน้าที่เกี่ยวข้อง

• วิธีใช้ชุดแอปการขาย
• วิธีใช้ชุดแอปค่าใช้จ่าย
• สร้างชุดแอปธุรกิจ: การสร้างชุด (สำหรับผู้ดูแล)
• สัปดาห์แรกหลังสร้างชุดแอปธุรกิจ: การตั้งค่าหลังสร้างและตัวอย่างการจัดซื้อ (สำหรับผู้ดูแล)
• เชื่อมโยงเอกสารของเคสและชุดหลักฐาน
• การทำงานด้านจัดซื้อ (ตั้งแต่โครงการจนถึงการชำระเงิน)
• บันทึกการอนุมัติและตราประทับตามขั้นการอนุมัติ
• บันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก (แอป File Log)

เขียนและดูแลโดย: TechJapan LLC (ทีม PRING) (ผู้พัฒนาและผู้ให้บริการ) · ติดต่อ