PRING ช่วยเหลือเอกสารไม่เพี้ยนแม้รายการเพิ่มขึ้น
เมื่อมีรายการมากกว่าที่ช่องรายการของเอกสารรองรับ การตั้งค่า "เมื่อมีรายการจำนวนมาก" ของเทมเพลตจะกำหนดว่าเกิดอะไรขึ้น "ทำซ้ำหน้า" ต่อไปยังหน้าถัดไป "คงที่ (ตัดส่วนที่เกิน)" ออกเฉพาะส่วนที่พอดี และ "เพิ่มแถว" ขยายตารางตามจำนวนรายการ ใช้ร่วมกับการเรียงลำดับ ยอดรวมเฉพาะหน้าสุดท้าย การจัดกลุ่ม และแนวตั้ง (วางรายการไปทางขวา) ได้
บางครั้งเรคคอร์ดมีรายการ (ตารางย่อยของ kintone) มากกว่าที่ช่องรายการของเอกสารจะรองรับได้ สิ่งที่เกิดขึ้นในกรณีนั้นถูกกำหนดโดยการตั้งค่า “เมื่อมีรายการจำนวนมาก” ของเทมเพลต มี 3 โหมด และผู้ดูแลระบบจะเลือกให้เหมาะกับเอกสารแต่ละแบบ
3 โหมด
| โหมด | เหมาะกับเอกสาร | สิ่งที่เกิดขึ้น |
|---|---|---|
| ทำซ้ำหน้า | ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารที่กำหนดจำนวนแถวรายการต่อ 1 หน้าไว้แล้ว | เมื่อรายการไม่พอ จะคัดลอกหน้าตามพื้นที่พิมพ์ทั้งหน้าไว้ด้านล่างแล้วเขียนต่อ ข้อความคงที่ รูปแบบ เซลล์ที่ผสาน ความสูงแถว และรูปภาพจะอยู่ในทุกหน้า พื้นที่พิมพ์ขยายไปถึงหน้าสุดท้าย และมีตัวแบ่งหน้าตรงรอยต่อระหว่างหน้า |
| คงที่ (ตัดส่วนที่เกิน) | เอกสารที่ไม่ต้องการให้ขนาดหรือตำแหน่งของช่องเปลี่ยน เช่น ใบสั่งซื้อ | เขียนเฉพาะตามจำนวนแถวของช่องรายการในเทมเพลต รายการที่เกินจะไม่ถูกส่งออก และเซลล์อื่นไม่ขยับ |
| เพิ่มแถว | ใบแจ้งหนี้และใบส่งของที่รายการยืดหดตามจำนวน | เพิ่มบล็อกรายการให้เท่ากับจำนวนรายการ คัดลอกรูปแบบ เซลล์ที่ผสาน ความสูงแถว ข้อความคงที่ และสูตร เซลล์ใต้รายการจะเลื่อนลง |
เอกสารใช้โหมดใดขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบที่ลงทะเบียนเทมเพลต หากผลลัพธ์ไม่เป็นรูปแบบที่คาดไว้ ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบอ่าน ตั้งค่าการจัดวางตารางย่อย
การตั้งค่าที่ใช้ร่วมกันได้
ใช้การตั้งค่าต่อไปนี้ร่วมกับทั้ง 3 โหมดได้
การเรียงลำดับ
กำหนดลำดับของรายการ ระบุฟิลด์ได้หลายฟิลด์ และใช้จากบนลงล่าง (เช่น ลูกค้าเรียงน้อยไปมาก แล้วภายในลูกค้าเดียวกันเรียงตามวันที่น้อยไปมาก) ใช้ได้กับทั้ง 3 โหมด หากค่าที่เทียบกันอ่านเป็นตัวเลขได้ทั้งคู่ จะเทียบตามขนาดของตัวเลข ไม่เช่นนั้นเทียบเป็นข้อความ รายการที่มีค่าเท่ากันจะคงลำดับเดิมไว้
แสดงยอดรวมเฉพาะหน้าสุดท้าย
เมื่อ “ทำซ้ำหน้า” ทำให้เอกสารมีหลายหน้า เซลล์ที่ต้องการให้ปรากฏเพียงครั้งเดียวตอนท้าย เช่น ยอดรวม ตั้งเป็น “แสดงเฉพาะหน้าสุดท้าย (เมื่อผลลัพธ์มีหลายหน้า)” ได้ ในหน้าอื่นทุกหน้าเซลล์นั้นจะว่าง การตั้งค่านี้ใช้กับการแมปฟิลด์ลงเซลล์เดียว
สูตรอย่าง SUM ที่วางไว้ท้ายหน้าจะถูกคัดลอกไปทุกหน้า และการอ้างอิงจะเลื่อนตามจำนวนแถวของหน้านั้น
การจัดกลุ่ม
เมื่อใช้ “เพิ่มแถว” จะแทรกแถวคั่นตรงที่ค่า เช่น ลูกค้าหรือเดือน เปลี่ยนไป แถวคั่นสร้างจากแถว “ยอดรวม” และแถว “หัวข้อ” ที่เตรียมไว้ในเทมเพลต แถวคั่นจะถูกแทรกทุกครั้งที่ค่าต่างจากรายการก่อนหน้า จึงควรเรียงลำดับด้วยฟิลด์เดียวกันก่อน การจัดกลุ่มใช้ได้เฉพาะเมื่อมีการแมปรายการเพียงรายการเดียวที่ใช้แถวเหล่านั้น
แนวตั้ง
เมื่อตั้ง “ทิศทางของรายการ” เป็น “แนวตั้ง” 1 รายการจะอยู่ใน 1 คอลัมน์ และเพิ่มไปทางขวา ใช้กับเอกสารอย่างตารางแนวโน้มรายเดือนที่แต่ละเดือนเป็น 1 คอลัมน์ เมื่อใช้ “เพิ่มแถว” คอลัมน์จะเพิ่มขึ้น และคัดลอกความกว้างคอลัมน์ รูปแบบ เซลล์ที่ผสาน และข้อความคงที่ เมื่อใช้ “ทำซ้ำหน้า” รายการจะต่อในคอลัมน์เดียวกันของหน้าถัดไป และเมื่อใช้ “คงที่ (ตัดส่วนที่เกิน)” จะออกเฉพาะรายการที่พอดีกับคอลัมน์ของเทมเพลต
รายการที่อยู่ติดกันจะเพิ่มพร้อมกัน
การแมปรายการหลายรายการที่แถวซ้อนกันจะเพิ่มพร้อมกันเป็นบล็อกเดียวเมื่อใช้ “เพิ่มแถว”
เลือกการตั้งค่าไหนดี
| กรณี | เลือก |
|---|---|
| ต้องการให้รายการต่อไปยังหน้าถัดไป และแสดงยอดรวมเฉพาะหน้าสุดท้าย | “ทำซ้ำหน้า” + “แสดงเฉพาะหน้าสุดท้าย” |
| ไม่ต้องการให้ขนาดหรือตำแหน่งของช่องเปลี่ยน และไม่จำเป็นต้องออกรายการที่เกิน | “คงที่ (ตัดส่วนที่เกิน)” |
| ต้องการให้ตารางขยายตามจำนวนรายการ | “เพิ่มแถว” |
| ต้องการคั่นตรงที่ค่าเปลี่ยน เช่น แยกตามลูกค้า | “เพิ่มแถว” + การจัดกลุ่ม (เรียงลำดับด้วยฟิลด์เดียวกันก่อน) |
| ต้องการให้เดือนเรียงไปทางขวา | ทิศทางของรายการ “แนวตั้ง” + “เพิ่มแถว” |
| ต้องการให้รายการอยู่ในลำดับที่กำหนด | การเรียงลำดับ (ใช้ได้ทุกโหมด) |
ขั้นตอนการตั้งค่าและตัวอย่างสำหรับเอกสารแต่ละแบบอยู่ใน ตั้งค่าการจัดวางตารางย่อย ส่วนความต่างจากการรวมเรคคอร์ดที่กรองในหน้ารายการเป็นเอกสารเดียวอธิบายไว้ใน ตั้งค่าการส่งออกแบบสรุป
ข้อควรระวัง
- เมื่อใช้ “คงที่ (ตัดส่วนที่เกิน)” รายการที่เกินช่องจะไม่ปรากฏในเอกสาร ให้ลองส่งออกเพื่อตรวจว่ารายการทั้งหมดพอดีกับช่อง
- เมื่อใช้ “เพิ่มแถว” ให้รวมแถวว่างถัดจากรายการสุดท้ายไว้ในช่วงของสูตรยอดรวม (SUM) ใต้รายการ เช่น SUM(B10:B11) หากไม่รวม ช่วงของยอดรวมจะไม่ขยายเมื่อแถวเพิ่มขึ้น
- “ทำซ้ำหน้า” คัดลอกรูปภาพไปทุกหน้า แต่ไม่คัดลอกรูปร่าง (รูปร่างอัตโนมัติ)
หน้าที่เกี่ยวข้อง
- การตั้งค่าสำหรับผู้ดูแลระบบ: ตั้งค่าการจัดวางตารางย่อย (พร้อมตัวอย่างสำหรับเอกสารแต่ละแบบ)
- รวมรายการเป็นเอกสารเดียว: ตั้งค่าการส่งออกแบบสรุป
- พื้นฐานการส่งออก: ส่งออก PDF หรือ Excel จากเรคคอร์ด
- คู่มือ: ส่งออก Excel จาก kintone ด้วยเทมเพลตที่คุณใช้อยู่
- เมื่อเกิดข้อผิดพลาด
คำถามที่พบบ่อย
ถ้ารายการไม่พอในหน้าเดียว จะเกิดอะไรขึ้น?
ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า "เมื่อมีรายการจำนวนมาก" ของเทมเพลต "ทำซ้ำหน้า" ต่อไปยังหน้าถัดไป "คงที่ (ตัดส่วนที่เกิน)" ออกเฉพาะส่วนที่พอดี และ "เพิ่มแถว" ขยายตารางตามจำนวนรายการ
ยอดรวมขึ้นทุกหน้า
เปิด "แสดงเฉพาะหน้าสุดท้าย (เมื่อผลลัพธ์มีหลายหน้า)" ให้เซลล์ยอดรวม เซลล์นั้นจะว่างในทุกหน้ายกเว้นหน้าสุดท้าย ให้ผู้ดูแลระบบเป็นผู้ตั้งค่า
รายการขาดกลางคัน รายการท้าย ๆ ไม่ออก
เมื่อใช้ "คงที่ (ตัดส่วนที่เกิน)" รายการที่เกินจำนวนแถวของช่องจะไม่ถูกส่งออก หากเปลี่ยนเป็น "ทำซ้ำหน้า" หรือ "เพิ่มแถว" จะออกครบทุกรายการ ให้ผู้ดูแลระบบเป็นผู้เปลี่ยน
เปลี่ยนลำดับของรายการได้ไหม?
ได้ ตั้งการเรียงลำดับในเทมเพลตได้ ระบุได้หลายฟิลด์ และใช้ได้กับทั้ง 3 โหมด