PRING ช่วยเหลือบันทึกเอกสารไปยัง Google Drive
ในหน้าตั้งค่า เปิด "อัตโนมัติและการเชื่อมต่อ" แล้วเปิดแท็บ Google Drive กด "เชื่อมต่อ" เพื่อเชื่อมบัญชี Google ครั้งเดียว (หนึ่งบัญชีต่อหนึ่งสภาพแวดล้อม) จากนั้นเลือก "บันทึกเอกสารของแอปนี้ไปยัง Google Drive" ของแต่ละแอปแล้วบันทึก ตำแหน่งคือ ไดรฟ์ของฉัน / PRING 帳票 / ชื่อแอป / เลขที่เอกสาร และชื่อไฟล์คือ "วันที่_คู่ค้า_จำนวนเงิน_เอกสาร_เลขที่"
ขั้นตอน
การบันทึกไปยัง Google Drive ใช้ได้ในแผน Standard ขึ้นไป ในแผน Lite แท็บจะแสดงข้อความว่าต้องใช้แผน Standard ขึ้นไป หากวางเอกสารใน Google Drive ไม่ได้ การส่งออกเอกสารก็ยังสำเร็จตามปกติ
1. เปิดแท็บ Google Drive
ในหน้าตั้งค่า เลือก "อัตโนมัติและการเชื่อมต่อ" ในแถวบน แล้วเปิดแท็บ Google Drive หัวข้อ "การเชื่อมต่อ" ด้านบนแสดงสถานะปัจจุบัน (ยังไม่เชื่อมต่อ หรือ เชื่อมต่อแล้ว: อีเมล)
2. กด "เชื่อมต่อ" เพื่อเชื่อมบัญชี Google
กด "เชื่อมต่อ" แล้วหน้า Google จะเปิดในหน้าต่างใหม่ เลือกบัญชีและกด "อนุญาต" แล้วจะกลับมาที่หน้านี้ และแสดง "เชื่อมต่อแล้ว: อีเมล" เชื่อมบัญชี Google ได้หนึ่งบัญชีต่อหนึ่งสภาพแวดล้อม kintone และหน้าตั้งค่าของทุกแอปเห็นการเชื่อมต่อเดียวกัน โฟลเดอร์ "PRING 帳票" จะถูกสร้างในไดรฟ์ของฉัน
3. เปิดการบันทึกของแต่ละแอป
ใน "การบันทึกของแอปนี้" เลือก "บันทึกเอกสารของแอปนี้ไปยัง Google Drive" ตัวเลือก "เพิ่มแถวในดัชนี (索引簿.csv) ทุกไฟล์" เปิดอยู่ตั้งแต่แรก กด "บันทึก" แล้วเอกสารแบบรายละเอียด รายการ ชุด และตามตารางเวลาของแอปนี้จะถูกวางใน Google Drive ด้วยเป็นไฟล์เดียวกัน
4. ตรวจสามรายการในชื่อไฟล์
ในตาราง "สามรายการในชื่อไฟล์" ตรวจว่าแต่ละเทมเพลตเลือกวันที่ จำนวนเงิน และคู่ค้าไว้แล้ว เทมเพลตที่แสดง "ว่าง" ให้กด "เปิดเทมเพลต" แล้วเลือกฟิลด์ใน "รายการบันทึกการตรวจสอบ" แอปจากชุดแอปธุรกิจมีค่าอยู่แล้วตั้งแต่แรก
5. ส่งออกเอกสารและตรวจใน Google Drive
ส่งออกเอกสาร แล้วตรวจว่ามีไฟล์ในโฟลเดอร์ ไดรฟ์ของฉัน / PRING 帳票 / ชื่อแอป / เลขที่เอกสาร ใน Google Drive หากวางไฟล์ไม่ได้ ตาราง "การบันทึกที่ล้มเหลวล่าสุด" จะแสดงเวลา แอป เรคคอร์ด และเหตุผล
หลักการบันทึก
| หัวข้อ | รายละเอียด |
|---|---|
| การเชื่อมต่อ | ครั้งเดียวต่อสภาพแวดล้อม กด “อนุญาต” ในหน้า Google |
| บันทึกหรือไม่ | กำหนดต่อแอป ปิดอยู่ตั้งแต่แรก |
| ตำแหน่ง | ไดรฟ์ของฉัน / PRING 帳票 / ชื่อแอป / เลขที่เอกสาร (หรือเลขเรคคอร์ด) |
| ชื่อไฟล์ | วันที่_คู่ค้า_จำนวนเงิน_เอกสาร_เลขที่ (หากชื่อซ้ำเติม _2, _3) |
| ดัชนี | 索引簿.csv กำหนดต่อแอป เปิดอยู่ตั้งแต่แรก |
| การส่งออกที่ครอบคลุม | แบบรายละเอียด รายการ ชุด และตามตารางเวลา |
| สิ่งที่ PRING แตะต้อง | เฉพาะไฟล์และโฟลเดอร์ที่ PRING สร้าง |
หน้าที่เกี่ยวข้อง
- แผนและราคา: แผน Standard ขึ้นไป
- บันทึกการตรวจสอบของไฟล์ที่ส่งออก: การเลือกรายการบันทึกการตรวจสอบ
- ตั้งค่าส่งออกตามตารางเวลา
- ขีดจำกัดจำนวนแผ่น: วิธีนับจำนวนแผ่น
- สำรองเรคคอร์ด kintone ไปยัง Google Drive: ตัวเลือกของแผน Pro
คำถามที่พบบ่อย
บันทึกไว้ที่ไหน?
ใน "PRING 帳票" ในไดรฟ์ของฉันของบัญชี Google ที่เชื่อมต่อ ภายใต้นั้น PRING สร้างโฟลเดอร์ตามชื่อแอป และภายใต้นั้นเป็นโฟลเดอร์ตามเลขที่เอกสาร (เลขที่ที่ออกให้ หรือเลขเรคคอร์ดหากไม่มี) เอกสารของหนึ่งเรคคอร์ดจะรวมอยู่ที่นั่น PRING สร้างโฟลเดอร์ให้เอง จึงไม่มีการตั้งค่าให้เลือกโฟลเดอร์หรือวาง ID ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์ หากเปลี่ยนชื่อแอป ชื่อโฟลเดอร์จะถูกแก้ในการบันทึกครั้งถัดไป
ตั้งชื่อไฟล์อย่างไร?
"วันที่_คู่ค้า_จำนวนเงิน_เอกสาร_เลขที่" (เช่น 20261031_ホクト精工_1320000_請求書_SI-202610-0003.pdf โดย 請求書 คือชื่อเอกสาร) ชื่อนี้ทำให้ค้นหาตามวันที่ จำนวนเงิน และคู่ค้าได้ ตามข้อกำหนดการค้นหาของกฎหมายเก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของญี่ปุ่น ตัวอักษรที่ใช้ในชื่อไฟล์ไม่ได้จะถูกเปลี่ยนเป็นตัวอักษรเต็มความกว้าง หากมีไฟล์ชื่อเดียวกัน จะไม่เขียนทับ แต่เติม _2, _3 ต่อท้าย หากสามรายการใดว่าง จะบันทึกด้วยวันที่ 00000000 คู่ค้า 取引先なし (ไม่มีคู่ค้า) และจำนวนเงิน 0 และแถวของแอปจะแสดงข้อความว่ามีรายการว่างในสามรายการ
索引簿.csv คืออะไร?
ไฟล์รายการที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ของแอป ทุกครั้งที่บันทึกไฟล์ จะเพิ่มหนึ่งแถว ได้แก่ ลำดับที่ วันที่ทำรายการ จำนวนเงิน คู่ค้า ชื่อไฟล์ ชุด คดี ประเภทเอกสาร เลขเรคคอร์ด ผู้อนุมัติ วันที่อนุมัติ และผู้สร้าง เปิดใน Excel ได้ (UTF-8 ขึ้นบรรทัดแบบ CRLF) หากปิดใน "การบันทึกของแอปนี้" จะไม่เพิ่มแถว
PRING เห็นไฟล์อื่นใน Google Drive ของฉันไหม?
ไม่เห็น สิทธิ์ที่ PRING ใช้ครอบคลุมเฉพาะไฟล์และโฟลเดอร์ที่ PRING สร้าง (drive.file) ไฟล์อื่นมองไม่เห็น หลังเชื่อมต่อแล้ว ยกเลิกการเชื่อมต่อได้ด้วย "ยกเลิกการเชื่อมต่อ" (กดสองครั้ง) ไฟล์ที่วางไว้แล้วยังอยู่ และการส่งออกต่อจากนี้จะไม่ถูกวาง
ถ้าวางใน Google Drive ไม่ได้ การส่งออกจะเป็นอย่างไร?
การส่งออกเอกสารยังสำเร็จตามปกติ ในการส่งออกแบบรายละเอียด การแจ้งเสร็จจะแสดงข้อความว่าบันทึกไปยัง Google Drive ไม่ได้ พร้อมเหตุผล ส่วนแบบชุดและตามตารางเวลา จะแสดงในบรรทัดที่ล้มเหลวของผลการทำงาน หากการสื่อสารล้มเหลว จะลองใหม่หนึ่งครั้งทันที ไฟล์ที่วางไม่ได้จะไม่ถูกส่งซ้ำอัตโนมัติ เมื่อการเชื่อมต่อหลุด แท็บจะแสดงว่าการเชื่อมต่อหลุดและให้เชื่อมต่อใหม่ กด "เชื่อมต่ออีกครั้ง"
จำนวนแผ่นเพิ่มขึ้นไหม?
ไม่เพิ่ม สิ่งที่วางใน Google Drive คือเอกสารฉบับเดียวกัน
ใช้ได้ในแผนใด?
แผน Standard ขึ้นไป ในแผน Lite เปิดแท็บได้ และเมื่อกด "เชื่อมต่อ" จะแจ้งว่าต้องใช้แผน Standard ขึ้นไป