PRING ช่วยเหลือรวบรวมหลักฐานส่งตรวจสอบ
รวบรวมหลักฐานสำหรับการตรวจสอบด้วยปุ่มการเชื่อมโยงเอกสารในหน้ารายละเอียดของเอกสารใดก็ได้ในเคส เอกสารตั้งแต่คำขอถึงการจ่ายเงินจะเรียงตามขั้น พร้อมเลขที่ ไฟล์ รุ่น ผู้อนุมัติ วันที่ สถานะ จำนวนเงิน ผลการตรวจสอบ และเอกสารที่ขาดในหน้าเดียว PDF ชุดหลักฐานดาวน์โหลด PDF เดียวพร้อมปก และบันทึกลงสรุปเคสเขียนยอดรวมลงแอปสรุปเคส
ขั้นตอน
ภาพหน้าจอถ่ายจากปลั๊กอิน PRING จริง (v6) ด้วยข้อมูลตัวอย่าง ส่วนหน้าจอ kintone รอบ ๆ ถูกย่อให้เรียบง่าย การแสดงผลอาจต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชันของ kintone และปลั๊กอิน UI ของปลั๊กอินเป็นภาษาญี่ปุ่น
1. เปิดการเชื่อมโยงเอกสารแล้วออก PDF ชุดหลักฐาน (ฝ่ายบัญชี)
ใช้เอกสารใดของเคสก็ได้ (เช่น 債務管理 (การจัดการเจ้าหนี้)) กดการเชื่อมโยงเอกสารในหน้ารายละเอียด ด้านบนจะแสดงเลขที่เคส เรื่อง ยอดเรียกเก็บรวม ยอดจ่ายแล้วรวม และยอดค้างจ่ายรวม ด้านล่างเป็นเอกสารของแต่ละขั้น ตรวจเอกสารที่ขาดและผลการตรวจสอบ แล้วกด PDF ชุดหลักฐาน เพื่อดาวน์โหลด PDF เดียวที่รวมปก (ข้อมูลเคส รายการเอกสาร เอกสารที่ขาด SHA-256) กับ PDF ของแต่ละเอกสาร
การเชื่อมโยงเอกสาร เอกสารของเคสเรียงตามขั้นตั้งแต่คำขอ 2. บันทึกลงสรุปเคสแล้วดูภาพรวมในหน้ารายการ (ฝ่ายบัญชี)
กดบันทึกลงสรุปเคสในหน้าจอเดียวกัน เลขที่เคส เรื่อง ยอดรวม และเอกสารที่ขาดจะถูกเขียนลงแอปสรุปเคส (การจัดซื้อคือ 購買管理) หน้ารายการของ 購買管理 แสดงยอดค้างจ่ายรวมและยอดจ่ายแล้วรวมของแต่ละเคส สำหรับเคสที่จะส่งให้ผู้ตรวจสอบ ให้ออก PDF ชุดหลักฐานจากการเชื่อมโยงเอกสารในเอกสารของเคสนั้น
หน้ารายการสรุปเคสจัดซื้อ ดูยอดรวมของแต่ละเคสได้ในหน้าเดียว
สิ่งที่คนทำและสิ่งที่ใส่ให้อัตโนมัติ
| ขั้น | แอป | สิ่งที่คนทำ | สิ่งที่ใส่ให้อัตโนมัติ | ถ้าให้ AI ทำ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | เอกสารของเคส (เช่น เจ้าหนี้) | เปิดการเชื่อมโยงเอกสาร ตรวจ แล้วกด PDF ชุดหลักฐาน | เอกสารแต่ละขั้น ยอดรวม เอกสารที่ขาด การตรวจสอบ SHA-256 และ PDF พร้อมปก | — |
| 2 | 購買管理 経費管理 หรือ 販売管理 (สรุปเคส) | กดบันทึกลงสรุปเคสแล้วดูหน้ารายการ | เลขที่เคส เรื่อง ยอดรวม เอกสารที่ขาด | — |
- แอปที่สร้างด้วยชุดแอปธุรกิจแสดงการเชื่อมโยงเอกสารได้โดยไม่ต้องตั้งค่า หากต้องการผลการตรวจสอบ ผู้ดูแลระบบต้องสร้างแอปบันทึกไฟล์ไว้
- สรุปเคสถูกบันทึกไว้ในแอป kintone ของคุณ ส่วน PDF ชุดหลักฐานให้ดาวน์โหลดแล้วเก็บไว้ฝั่งคุณ
รายละเอียดของแต่ละแอป
- เชื่อมโยงเอกสารของเคสและชุดหลักฐาน: แอปสรุปเคส การกำหนดขั้น และการตรวจสอบ
- ตราประทับ การเชื่อมโยง และบันทึกตรวจสอบ: หน้าจอการเชื่อมโยงเอกสารและปุ่มต่าง ๆ
หน้าที่เกี่ยวข้อง
คำถามที่พบบ่อย
ผลการตรวจสอบเป็น ไม่ตรงกัน ไม่มีบันทึก หรือตรวจสอบไม่ได้
การตรวจสอบเทียบ SHA-256 ของไฟล์แนบกับบันทึกในแอปบันทึกไฟล์ ไม่ตรงกันคือมีบันทึกชื่อไฟล์เดียวกันแต่ SHA-256 ไม่ตรงกับรายการใดเลย ไม่มีบันทึกคือไฟล์ที่แนบโดยไม่ผ่าน PRING ตรวจสอบไม่ได้คือดึงไฟล์ไม่ได้ (สิทธิ์หรือถูกลบ) หรือยังไม่ได้ตั้งค่าแอปบันทึกไฟล์
PDF ชุดหลักฐานถูกเก็บไว้ที่ไหน
เก็บไฟล์ที่ดาวน์โหลดไว้ฝั่งคุณ เซิร์ฟเวอร์ PRING ไม่เก็บไว้ การสร้างจะถูกบันทึกในบันทึกตรวจสอบ 1 ชุดได้สูงสุด 30 MB และ 100 ไฟล์ และใส่เฉพาะ PDF และรูปภาพ เอกสารที่ไม่ใช่ PDF เช่น xlsx จะมีเพียงชื่อไฟล์และ SHA-256 ในรายการบนปก
เคสที่ข้ามสัญญาจะนับเป็นเอกสารที่ขาดไหม
ไม่นับ เคสที่เลือกไม่มีสัญญาในการขออนุมัติจัดซื้อหรือใบเสนอราคาขาย ขั้นสัญญาจะแสดงว่าข้ามสัญญา และไม่นับเป็นเอกสารที่ขาด