PRING ช่วยเหลือส่งออกสมุดรายวันประจำเดือน
รายการสมุดรายวันถูกสร้างเมื่ออนุมัติคำขอเบิกค่าใช้จ่าย เมื่อผู้อนุมัติตรวจบัญชีที่ยืนยันของแต่ละรายการแล้วอนุมัติ PRING จะเขียนประวัติการกำหนดบัญชีและสมุดรายวัน ฝั่งเดบิตคือบัญชีที่ยืนยัน ฝั่งเครดิตขึ้นกับวิธีจ่ายเงิน ตอนปิดเดือน กดส่งออกสมุดรายวันในหน้ารายการคำขอเบิก เลือกวันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือน แล้วบันทึก CSV
ขั้นตอน
1. ยืนยันบัญชีและอนุมัติ (ผู้อนุมัติ)
แอปคือ 経費申請 (คำขอเบิกค่าใช้จ่าย) ผู้อนุมัติกด "กำหนดบัญชี" (勘定科目を判定) ในหน้ารายละเอียดเพื่อตรวจข้อเสนอและบัญชีที่ยืนยันของแต่ละรายการ รายการที่ยังไม่มีบัญชีที่ยืนยันหรือต้องแก้ ให้ใส่บัญชีที่ยืนยันจากปุ่มเดียวกันในหน้าแก้ไข บันทึก แล้วกดการอนุมัติ ถ้ามีรายการที่ไม่มีบัญชีที่ยืนยัน การอนุมัติจะหยุด ถ้าให้ AI ทำ กด "ถาม AI" เพื่อรับข้อเสนอสำหรับรายการที่กฎตัดสินไม่ได้
2. สมุดรายวันถูกสร้างหลังอนุมัติ (อัตโนมัติ)
เมื่อคำขอเบิกไปถึงสถานะอนุมัติเสร็จ (ค่าเริ่มต้นคือ 承認済) PRING จะเขียนประวัติการกำหนดบัญชีและสมุดรายวัน รายการละ 1 บรรทัด (ถ้าตั้งค่าแยกภาษีเป็น 2 บรรทัด รายการที่มีภาษีจะเป็น 2 บรรทัด) ฝั่งเดบิตคือบัญชีที่ยืนยัน ฝั่งเครดิตขึ้นกับวิธีจ่ายเงิน เมื่ออนุมัติเลขที่คำขอเดิมอีกครั้ง รายการจะถูกแทนที่ ไม่เพิ่มซ้ำ คนไม่ต้องทำอะไร
3. เลือกช่วงเวลาแล้วส่งออก CSV (ฝ่ายบัญชี)
ที่หน้ารายการของคำขอเบิก กด "ส่งออกสมุดรายวัน" ที่ด้านบน เลือกวันที่เริ่มและวันที่สิ้นสุด แล้วกดส่งออก รายการสมุดรายวันของช่วงนั้นจะถูกบันทึกเป็น CSV ค่าเริ่มต้นคือวันที่ 1 ของเดือนนี้ถึงวันนี้ ช่วงเวลาเลือกตามวันที่ของสมุดรายวัน (วันที่ใช้จ่ายของรายการ ถ้าว่างคือวันที่อนุมัติ) ถ้าต้องการเฉพาะคำขอเดียว กด "ส่งออกสมุดรายวัน (CSV)" ที่ด้านบนของหน้ารายละเอียด
สิ่งที่คนทำและสิ่งที่ใส่ให้อัตโนมัติ
| ขั้น | แอป | สิ่งที่คนทำ | สิ่งที่ใส่ให้อัตโนมัติ | ถ้าให้ AI ทำ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | คำขอเบิกค่าใช้จ่าย | ตรวจบัญชีที่ยืนยันแล้วอนุมัติ | ข้อเสนอบัญชีที่กฎตัดสินได้ | เสนอบัญชีสำหรับรายการที่กฎตัดสินไม่ได้ (ผู้อนุมัติเป็นผู้ยืนยัน) |
| 2 | ประวัติการกำหนดบัญชี สมุดรายวัน | — | ประวัติและสมุดรายวันของแต่ละรายการ (เดบิตจากบัญชีที่ยืนยัน เครดิตจากวิธีจ่ายเงิน) | — |
| 3 | คำขอเบิกค่าใช้จ่าย (หน้ารายการ) | เลือกช่วงเวลาแล้วส่งออก | CSV ของสมุดรายวันในช่วงนั้น | — |
- ข้อเสนอของ AI ใช้ได้เมื่อผู้ดูแลระบบลงทะเบียนคีย์ Gemini API ของคุณเองในแท็บตั้งค่า AI AI เป็นเพียงผู้เสนอ คนเป็นผู้ยืนยันและบันทึก ข้อเสนอของ AI ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษี
- บัญชี ประวัติ และสมุดรายวันถูกบันทึกไว้ในแอป kintone ของคุณ
รายละเอียดของแต่ละแอป
- กำหนดบัญชีในใบเบิกค่าใช้จ่าย: คำถาม กฎ ข้อเสนอของ AI และการยืนยัน ตัวอย่างสมุดรายวัน และคอลัมน์ของ CSV
- ตั้งค่าการกำหนดบัญชีอัตโนมัติ: ชุดการเงิน ช่องวิธีจ่ายเงิน และชื่อสถานะอนุมัติเสร็จ
หน้าที่เกี่ยวข้อง
คำถามที่พบบ่อย
ใช้ปุ่มส่งออกสมุดรายวันไม่ได้
การส่งออกต้องมีสิทธิ์ดูแอปสมุดรายวัน ให้ผู้ดูแลระบบตรวจสิทธิ์ดูแอปของชุดการเงิน
อนุมัติแล้วแต่ไม่มีรายการสมุดรายวัน
รายการจะถูกสร้างเมื่อคำขอไปถึงสถานะที่ชื่อเดียวกับชื่อสถานะอนุมัติเสร็จในแท็บการเงิน ถ้าผู้อนุมัติไม่มีสิทธิ์เพิ่มและลบเรคคอร์ดในแอปประวัติการกำหนดบัญชีและสมุดรายวัน การอนุมัติจะดำเนินต่อ แต่จะไม่มีรายการถูกสร้าง ให้ผู้ดูแลระบบตรวจการตั้งค่า
CSV มีรูปแบบอย่างไร
เป็น UTF-8 (มี BOM) แถวแรกเป็นหัวคอลัมน์ มี 9 คอลัมน์ คือ วันที่ บัญชีเดบิต ประเภทภาษีเดบิต จำนวนเงินเดบิต บัญชีเครดิต ประเภทภาษีเครดิต จำนวนเงินเครดิต คำอธิบาย และเลขที่คำขอ หัวคอลัมน์เป็นภาษาญี่ปุ่นไม่ว่าจะใช้ภาษาหน้าจอใด