経理の月次作業 (資金繰り・仕訳・監査)

手順

画面は実際の PRING プラグイン (v6) を動かして撮ったものです (データは架空、周りの kintone 画面は簡略化しています)。表示はお使いの kintone とプラグインのバージョンによって一部異なります。

1. 1. 資金繰り: 資金繰り表を​新しくする​ ​(経理)

   アプリは​「資金繰り表」。​一覧の​上の​「資金繰り表を​更新」を​押すと、​販売・​購買・​経費・​財務の​アプリを​読み、​その​場で​作り直します。​トークンは​要りません。​管理者が​財務タブの​「1. 毎朝の​自動更新 ​(任意)」に​トークンを​登録していれば、​毎朝​ 04:00 ​(日本時間) に​自動で​更新されます。​最初の​月の​「期首残高」だけは、​今の​預金残高を​手で​入れて​保存します。​2 か​月目からは、​前の​月の​期末残高が​入ります。

2. 2. 資金繰り: 資金繰り表の​一覧を​読む​ ​(経理)

   一覧には、​1 か​月 1 レコードで、​年月・​期首残高・​売上入金・​仕入支払・​経費支払・​給与・​社会保険・​源泉所得税・​調整が​並びます。​売上入金は​債権管理と​販売請求書の​まだ​入金されていない​額、​仕入支払は​債務管理と​請求書の​まだ​支​払っていない​額、​経費支払は​立替経費一覧の​まだ​精算していない​額です。​給与などは​給与支払、​借入や​返済などは​入出金調整の​アプリの​金額です。

   

3. 3. 資金繰り: 残高が​マイナスに​なる​月を​確かめる​ ​(経理)

   一覧で、​期首残高と​期末残高が​マイナスに​なっている​月を​探します。​期末残高が​マイナスの​月には​「資金不足」と​出て、​一覧​「資金不足の​月」に​並びます。​借入や​返済など、​販売・​購買・​経費の​アプリに​無い​入出金を​決めたら、​入出金調整に​日付・入金か​出金・金額を​入れて、​もう​一度​更新します。

4. 4. 仕訳: 勘定科目を​確定して​承認する​ ​(承認者)

   アプリは​「経費申請」。​承認者は​詳細画面で​「勘定科目を​判定」を​押し、​各行の​提案と​確定科目を​確かめます。​確定科目が​空の​行や​直したい​行は、​編集画面で​同じ​ボタンから​確定科目を​入れて​保存し、​承認の​アクションを​押します。​確定科目が​空の​行が​あると、​承認は​止まります。​ルールで​決まらない​行は、​AI に​任せるなら​「AI に​聞く」で​提案を​受けられます。

5. 5. 仕訳: 承認の​あとに​仕訳が​できる​ ​(自動)

   経費申請が​「承認が​済んだ​状態」​(初期値は​「承認済」) に​進むと、​PRING が​科目判定の​履歴と​仕訳を​書きます。​仕訳は​明細 1 行ごとに​ 1 件 ​(税を​ 2 行に​する​設定では、​税額が​ある​明細は​ 2 件) で、​借方は​確定科目、​貸方は​支払方法で​決まります。​同じ​申請番号の​仕訳は、​承認し直すと​置き換わり、​重ねては​増えません。​人が​する​ことは​ありません。

   

6. 6. 仕訳: 期間を​選んで​ CSV を​書き出す​ ​(経理)

   経費申請の​一覧画面の​上の​「仕訳を​書き出す」を​押し、​「から」​「まで」の​日付を​選んで​「書き出す」を​押すと、​その​期間の​仕訳が​ CSV で​保存されます。​初期値は​今月 1 日から​今日です。​期間は​仕訳の​日付 ​(明細の​利用日。​空なら​承認した​日) で​選びます。​1 件の​申請だけなら、​詳細画面の​上の​「仕訳を​書き出す​ ​(CSV)」を​押します。

7. 7. 監査: 書類の​つながりを​開いて、​証憑一式​ PDF を​出す​ ​(経理)

   アプリは​案件の​どの​書類でも​構いません​ ​(例: 債務管理)。​詳細画面の​「書類の​つながり」を​押すと、​上に​案件番号・​件名・​請求の​合計・支払済の​合計・未払いの​合計、​下に​段ごとの​書類が​並びます。​欠けや​照合の​結果を​確かめ、​「証憑一式​ PDF」を​押すと、​表紙 ​(案件の​情報と​書類の​一覧、​欠け、​SHA-256) に​続けて​各書類の​ PDF を​結合した​ 1 つの​ PDF が​ダウンロードされます。

   

8. 8. 監査: 案件まとめに​保存して、​一覧で​見渡す​ ​(経理)

   同じ​画面の​「案件まとめに​保存」を​押すと、​案件番号・​件名・​合計・​欠けが​案件まとめアプリ ​(購買は​購買管理) に​書かれます。​購買管理の​一覧で、​案件ごとの​未払いの​合計・支払済の​合計を​見渡せます。​監査に​出す案件ごとに、​その​案件の​書類の​詳細画面の​「書類の​つながり」から​証憑​一式​ PDF を​出します。