งานขายใน kintone: ออกใบเสนอราคา ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้เป็นกลุ่ม
สร้างเมื่อ / อัปเดตเมื่อ
หากจะจัดการงานขายใน kintone ให้เก็บแต่ละขั้นตอน (ใบเสนอราคา การรับออเดอร์ การส่งของ ใบแจ้งหนี้ และการรับเงิน) ไว้ในแอป kintone แล้วออกใบเสนอราคา ใบยืนยันการสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินจากเรคคอร์ดเหล่านั้น เมื่อใช้ PRING for kintone จะคงรูปแบบ Excel เดิมไว้ รวมถึงสูตรและเซลล์ที่รวมกัน แล้วออกเป็น PDF หรือ Excel
ใบแจ้งหนี้สิ้นเดือน ให้กรองหน้ารายการแล้วกดส่งออกเป็นกลุ่ม จะได้เอกสารทีละเรคคอร์ดรวมในไฟล์ ZIP ส่วนใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ ส่งอีเมลทีละเรคคอร์ดจากเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองด้วยปุ่มส่งอีเมล ทุกการส่งออกถูกบันทึกในบันทึกตรวจสอบภายใน kintone ของคุณเอง (ข้อมูล ณ 2026-10-27)
งานขายแต่ละขั้นตอนออกเอกสารอะไรบ้าง?
จัดการตั้งแต่ใบเสนอราคาจนถึงการรับเงินด้วยแอปแยกตามเอกสาร หรือด้วยสถานะในแอปเดียวก็ได้ แบบไหนก็ออกเอกสารจากเรคคอร์ดด้วยวิธีเดียวกัน ใต้แต่ละขั้นตอนในแผนภาพคือตัวอย่างเอกสารที่ PRING ออกให้
- สอบถามและเสนอราคา
ใบเสนอราคา (ส่งทางอีเมล)
- รับออเดอร์
ใบยืนยันการสั่งซื้อ
- ส่งของ
ใบส่งของ
- ใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ (ออกเป็นกลุ่มสิ้นเดือน)
- ตรวจสอบการรับเงิน
ใบเสร็จรับเงิน
- ลูกหนี้
รายงานลูกหนี้ (ตารางเดียวจากหน้ารายการ)
จำนวนและชื่อของขั้นตอนปรับให้เข้ากับงานของคุณได้ การเชื่อมโยงเอกสารตั้งค่าได้ 1 ถึง 12 ขั้นตอน
แต่ละขั้นตอน PRING ออกเอกสารอะไร?
เอกสารในตารางด้านล่างทั้งหมดออกจากไฟล์ Excel ที่คุณลงทะเบียนเป็นเทมเพลต เอกสารที่เป็นข้อความ เช่น สัญญา ใช้ Word ได้เช่นกัน
| ขั้นตอน | เอกสารที่ PRING ออก (ตัวอย่าง) | ฟีเจอร์ที่ใช้ | ข้อควรรู้ |
|---|---|---|---|
| สอบถามและเสนอราคา | ใบเสนอราคา | การออกเอกสาร, ส่งอีเมล, ตราประทับอนุมัติ | ตั้งให้แสดงปุ่มหลังหัวหน้าอนุมัติแล้วเท่านั้นได้ ส่งอีเมลทีละเรคคอร์ด |
| รับออเดอร์ | ใบยืนยันการสั่งซื้อ | การออกเอกสาร | ค่าในเรคคอร์ดรับออเดอร์ถูกเติมลงในเซลล์ของใบยืนยันการสั่งซื้อ |
| ส่งของ | ใบส่งของ | การออกเอกสาร, การจัดวางรายการสินค้า | รายการในตารางย่อยขยายเป็นแถว เลือกวิธีเพิ่มแถวเมื่อรายการมากได้ |
| ใบแจ้งหนี้ | ใบแจ้งหนี้ | การออกเอกสาร, ส่งออกเป็นกลุ่ม, ส่งอีเมล | สิ้นเดือนให้กรองหน้ารายการ ส่งออกเป็นกลุ่ม แล้วรับไฟล์ ZIP |
| ตรวจสอบการรับเงิน | ใบเสร็จรับเงิน | การออกเอกสาร | ตั้งให้แสดงปุ่มเฉพาะเมื่อสถานะเป็นรับเงินแล้วได้ |
| ลูกหนี้ | รายงานลูกหนี้ | การส่งออกแบบสรุป | กรองรายการแอปใบแจ้งหนี้ตามสถานะการรับเงิน แล้วออกเป็นตาราง Excel เดียว |
บันทึกการอนุมัติ บันทึกตรวจสอบ การเชื่อมโยงเอกสาร และการออกตามกำหนดเวลา ช่วยงานขายอย่างไร?
ในงานขาย หากเก็บสำเนาเอกสารที่ออกไปและบันทึกว่าใครอนุมัติเมื่อใด จะตอบคำถามและตรวจสอบได้เร็ว
บันทึกการอนุมัติและตราประทับ
เมื่ออนุมัติใบเสนอราคาหรือส่วนลดด้วยการจัดการกระบวนการของ kintone ระบบจะบันทึกผู้อนุมัติและเวลาไว้ในเรคคอร์ด และใส่ตราประทับของแต่ละขั้นการอนุมัติ (ตราวันที่หากไม่มีรูปตราประทับ) ลงในใบเสนอราคา ตั้งค่าได้สูงสุด 10 ขั้น
วิธีใช้: บันทึกการอนุมัติและตราประทับตามขั้นการอนุมัติบันทึกตรวจสอบ
เมื่อสร้างแอป PRING File Log ใน kintone ของคุณ ทุกครั้งที่ส่งออก แนบ แทนที่ หรือลบใบแจ้งหนี้ จะเพิ่มหนึ่งแถวพร้อมเวลา เวอร์ชัน ชื่อไฟล์ และ SHA-256 ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าออกเวอร์ชันใด บันทึกเหล่านี้ไม่เก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING
วิธีใช้: บันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก (แอป File Log)การเชื่อมโยงเอกสาร
เชื่อมแอปใบเสนอราคา รับออเดอร์ ส่งของ และใบแจ้งหนี้ด้วยเลขที่ต้นทาง (LOOKUP) แล้วจากเรคคอร์ดใดก็ได้ จะตรวจดูเอกสารและไฟล์แนบของเคส กับยอดใบแจ้งหนี้รวมได้ในหน้าจอเดียว ยังทำ PDF ชุดหลักฐานพร้อมหน้าปกเพื่อส่งให้ลูกค้าหรือผู้ตรวจสอบได้
วิธีใช้: เชื่อมโยงเอกสารของเคสและชุดหลักฐานการออกตามกำหนดเวลา
ในวันที่กำหนดของทุกเดือน ระบบสร้างใบแจ้งหนี้ของเรคคอร์ดที่ตรงเงื่อนไขโดยอัตโนมัติและบันทึกลงฟิลด์ไฟล์แนบของเรคคอร์ด ใช้ได้ภายในจำนวนกำหนดเวลาที่รวมอยู่ในสัญญาของคุณ ไม่ส่งอีเมลอัตโนมัติ
วิธีใช้: ตั้งค่าส่งออกตามตารางเวลา
ตั้งค่าการออกเอกสารงานขายอย่างไร?
เริ่มจากสร้างแอปใน kintone ก่อน แล้วลงทะเบียนเทมเพลตที่หน้าจอตั้งค่าของ PRING วิธีที่เร็วที่สุดคือเริ่มจากเทมเพลตใบแจ้งหนี้ 1 ใบ (ใช้เวลาประมาณ 10 นาทีต่อเทมเพลต)
สร้างแอปงานขายใน kintone
สร้างแอปใบเสนอราคา รับออเดอร์ ส่งของ ใบแจ้งหนี้ และการรับเงิน (หรือแอปเดียวที่มีสถานะ) ใน kintone PRING ไม่ได้สร้างแอปเหล่านี้ให้ หากมีแอปงานขายอยู่แล้วก็ใช้ต่อได้เลย ใส่รายการสินค้าในตารางย่อย
ลงทะเบียนเทมเพลตใบแจ้งหนี้
ลงทะเบียนใบแจ้งหนี้ใน Excel ที่ใช้อยู่ที่หน้าจอตั้งค่า แล้วจับคู่ฟิลด์กับเซลล์ของลูกค้า เลขที่ใบแจ้งหนี้ รายการสินค้า และยอดรวม จะลองกับไฟล์ตัวอย่าง xlsx ด้านล่างก่อนก็ได้
วิธีใช้: ลงทะเบียนเทมเพลตจัดรายการสินค้าและยอดรวม
จับคู่รายการสินค้าเป็นตารางย่อย ยอดรวมย่อย ภาษี และยอดรวมยังเป็นสูตร Excel ตามเดิม ส่วนข้อมูลที่ต้องระบุตามระบบอินวอยซ์ของญี่ปุ่น ให้เตรียมไว้ในไฟล์ Excel ของคุณเอง
วิธีใช้: ตั้งค่าการจัดวางตารางย่อย (รายการสินค้า)กำหนดเงื่อนไขการแสดงปุ่ม
กำหนดต่อเทมเพลตว่าปุ่มแสดงในสถานะใด (เช่น ออกใบเสนอราคาเฉพาะเมื่ออนุมัติแล้ว) และผู้ใช้หรือองค์กรใดใช้ได้
วิธีใช้: กำหนดเงื่อนไขการแสดงปุ่มส่งออกตั้งค่าการส่งอีเมล
ลงทะเบียนเมลเซิร์ฟเวอร์ (SMTP) ของคุณเองในการตั้งค่าอีเมล ส่งใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ทีละเรคคอร์ดด้วยปุ่มส่งอีเมลที่หน้ารายละเอียดเรคคอร์ด
วิธีใช้: ตั้งค่าการส่งอีเมล (BYOM)ออกใบแจ้งหนี้สิ้นเดือนเป็นกลุ่ม
กรองหน้ารายการตามเดือนที่เรียกเก็บหรือลูกค้า กดส่งออกเป็นกลุ่ม เลือกเทมเพลตและเรคคอร์ดแล้วเริ่ม เมื่อเสร็จ ดาวน์โหลดไฟล์ ZIP ได้
วิธีใช้: ส่งออกเป็นกลุ่มจากหน้ารายการตั้งบันทึกตรวจสอบ
สร้างแอป File Log ที่แท็บบันทึกตรวจสอบในหน้าจอตั้งค่า แล้วการบันทึกการส่งออกจะเริ่มขึ้น
วิธีใช้: บันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก (แอป File Log)
ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ xlsx ได้ไหม?
เราเตรียมใบแจ้งหนี้ใน Excel ไว้ 1 ใบ ในช่องลูกค้า เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ออก วันครบกำหนดชำระ เลขทะเบียน รายการสินค้า และยอดรวม มีเครื่องหมายในรูปแบบ {{ชื่อฟิลด์}} ใส่ไว้ ยอดเงิน ยอดรวมย่อย ภาษี และยอดรวมเป็นสูตร ขณะนี้เรายังไม่มีไฟล์ตัวอย่างของเอกสารจัดซื้อหรือเบิกค่าใช้จ่าย
ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ xlsx{{…}} คือเครื่องหมายบอกว่าตรงนี้จะใส่ฟิลด์ของ kintone การจับคู่จริงทำที่หน้าจอตั้งค่าของ PRING ทีละเซลล์ ในไฟล์ไม่มีชื่อบริษัทหรือบัญชีธนาคาร ข้อมูลที่ต้องระบุตามระบบอินวอยซ์ของญี่ปุ่นให้เตรียมไว้ในเทมเพลต Excel ของคุณเอง ไฟล์นี้เป็นเพียงตัวอย่างรูปแบบ
คำถามที่พบบ่อย
ออกทุกอย่างตั้งแต่ใบเสนอราคาถึงใบแจ้งหนี้จากไฟล์ Excel ไฟล์เดียวได้ไหม?
ลงทะเบียนเทมเพลตแยกตามเอกสาร ใบเสนอราคา ใบยืนยันการสั่งซื้อ ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้จะเป็นปุ่มแยกกันที่หน้าเรคคอร์ด
ออกใบแจ้งหนี้สิ้นเดือนทั้งหมดพร้อมกันได้ไหม?
ได้ กรองหน้ารายการแล้วกดส่งออกเป็นกลุ่ม ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ทีละเรคคอร์ดและรวมเป็นไฟล์ ZIP เลือกได้เฉพาะเรคคอร์ดที่แสดงในหน้าปัจจุบันของรายการ หากมีมากกว่านั้นให้แบ่งทำหลายรอบ
ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลเป็นกลุ่มได้ไหม?
ไม่ได้ อีเมลส่งทีละเรคคอร์ดด้วยปุ่มส่งอีเมลที่หน้ารายละเอียดเรคคอร์ด การส่งออกเป็นกลุ่มและการออกตามกำหนดเวลาสร้างเอกสารและแนบกับเรคคอร์ดเท่านั้น
เก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ที่ออกไปได้ไหม?
บันทึกลงฟิลด์ไฟล์แนบของเรคคอร์ดได้ หากตั้งบันทึกตรวจสอบ ทุกการส่งออกจะเพิ่มเวลา เวอร์ชัน ชื่อไฟล์ และ SHA-256 ลงในแอป File Log ใน kintone ของคุณ
PRING เตรียมข้อมูลที่ต้องระบุตามระบบอินวอยซ์ของญี่ปุ่นให้ไหม?
ไม่ ให้เตรียมเลขทะเบียนและรายละเอียดแยกตามอัตราภาษีไว้ในเทมเพลต Excel ของคุณเอง แล้วเติมฟิลด์จาก kintone PRING ไม่ได้กำหนดรูปแบบของเทมเพลต
ทำรายงานลูกหนี้ได้ไหม?
ได้ กรองรายการของแอปใบแจ้งหนี้ตามสถานะการรับเงิน แล้วใช้เทมเพลตแบบส่งออกแบบสรุปเพื่อออกเป็นตาราง Excel เดียว ยอดรวมและยอดคงเหลือคำนวณด้วยสูตรในเทมเพลต
ลองกับใบแจ้งหนี้เดือนนี้ฟรี 7 วัน
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต และไม่มีการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดการทดลอง (1 ครั้งต่อ 1 โดเมน kintone) หากใช้ไฟล์ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ จะไปถึงการส่งออกครั้งแรกได้เร็ว
ทดลองฟรี 7 วัน