งานเบิกค่าใช้จ่ายใน kintone: ออกใบสรุปการเบิก ตราประทับอนุมัติ และรายการรายเดือน
สร้างเมื่อ / อัปเดตเมื่อ
หากจะจัดการงานเบิกค่าใช้จ่ายใน kintone ให้ใส่ตารางย่อยรายการและฟิลด์ไฟล์แนบใบเสร็จในแอปคำขอเบิก แล้วให้การจัดการกระบวนการดูแลการอนุมัติ เมื่อใช้ PRING for kintone จะออกใบสรุปการเบิกเป็น PDF จากเทมเพลต Excel ของคุณเอง พร้อมใส่ตราประทับและวันที่ของผู้อนุมัติตามแต่ละขั้นการอนุมัติ
ใบแจ้งการชำระเงินออกรวมจากหน้ารายการตอนสิ้นเดือน ส่วนรายการค่าใช้จ่ายรายเดือนออกเป็น Excel ไฟล์เดียวด้วยการส่งออกแบบสรุป ใบเสร็จที่แนบกับคำขอรวมไว้ใน PDF ชุดหลักฐานได้ และการส่งออกถูกบันทึกในบันทึกตรวจสอบภายใน kintone ของคุณเอง การอ่านด้วย AI ไม่ครอบคลุมตัวใบเสร็จ สิ่งที่อ่านได้คือใบเสนอราคา ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้ (ข้อมูล ณ 2026-10-27)
งานเบิกค่าใช้จ่ายแต่ละขั้นตอนออกเอกสารอะไรบ้าง?
รูปแบบพื้นฐานคือแอปคำขอเบิกแอปเดียวที่เก็บตั้งแต่คำขอ การอนุมัติ ไปจนถึงสถานะการจ่ายเงิน หากองค์กรใหญ่จะแยกแอปคำขอกับแอปการจ่ายเงินก็ได้ และออกเอกสารด้วยกลไกเดียวกัน ใต้แต่ละขั้นตอนในแผนภาพคือตัวอย่างเอกสารที่ PRING ออกให้
- ยื่นเบิกค่าใช้จ่าย
ใบสรุปการเบิก (พร้อมรายการ)
- การอนุมัติ
ใบสรุปการเบิกที่มีตราประทับและวันที่ของผู้อนุมัติ
- ตรวจใบเสร็จ
ใบเสร็จที่แนบ PDF ชุดหลักฐาน
- การจ่ายเงิน
ใบแจ้งการชำระเงิน (ออกเป็นกลุ่มสิ้นเดือน)
- สรุปรายเดือน
รายการค่าใช้จ่าย (Excel) และรายการสำหรับลงบัญชี
จำนวนและชื่อของขั้นตอนปรับให้เข้ากับงานของคุณได้ การเชื่อมโยงเอกสารตั้งค่าได้ 1 ถึง 12 ขั้นตอน
แต่ละขั้นตอน PRING ออกเอกสารอะไร?
เอกสารในตารางด้านล่างทั้งหมดออกจากไฟล์ Excel ที่คุณลงทะเบียนเป็นเทมเพลต รูปแบบการลงบัญชีและหมวดบัญชีกำหนดในเทมเพลตให้เข้ากับโปรแกรมบัญชีของคุณ
| ขั้นตอน | เอกสารที่ PRING ออก (ตัวอย่าง) | ฟีเจอร์ที่ใช้ | ข้อควรรู้ |
|---|---|---|---|
| ยื่นเบิกค่าใช้จ่าย | ใบสรุปการเบิก (รายการวันที่ หมวด และยอดเงิน) | การออกเอกสาร, การจัดวางรายการสินค้า | แต่ละแถวของตารางย่อยขยายเป็นแถวในเอกสาร ยอดรวมยังเป็นสูตร Excel ตามเดิม |
| การอนุมัติ | ใบสรุปการเบิกที่มีตราประทับและวันที่ของผู้อนุมัติ | บันทึกการอนุมัติและตราประทับ | ผู้อนุมัติที่กดการดำเนินการอนุมัติและเวลา จะปรากฏเป็นตราประทับของแต่ละขั้น สูงสุด 10 ขั้น |
| ตรวจใบเสร็จ | รูปหรือ PDF ของใบเสร็จ (ในฟิลด์ไฟล์แนบของคำขอ) และ PDF ชุดหลักฐาน | การเชื่อมโยงเอกสาร, บันทึกตรวจสอบ | ใบเสร็จที่แนบรวมไว้ในชุดหลักฐานได้ รองรับ PDF และรูปภาพ |
| การจ่ายเงิน | ใบแจ้งการชำระเงิน | การออกเอกสาร, ส่งออกเป็นกลุ่ม | ตอนสิ้นเดือน กรองคำขอที่ต้องจ่ายในหน้ารายการแล้วออกพร้อมกัน |
| สรุปรายเดือน | รายการค่าใช้จ่ายรายเดือน ตารางสรุปตามแผนกหรือหมวด | การส่งออกแบบสรุป | เรียงคำขอเป็นหนึ่งแถวต่อหนึ่งคำขอใน Excel ไฟล์เดียว การสรุปทำด้วยสูตรหรือพิวอตเทเบิลในเทมเพลต |
บันทึกการอนุมัติ บันทึกตรวจสอบ การเชื่อมโยงเอกสาร และ AI อ่านเอกสาร ช่วยงานเบิกค่าใช้จ่ายอย่างไร?
ในงานเบิกค่าใช้จ่าย สิ่งสำคัญคือแสดงย้อนหลังได้ในเวลาสั้นว่าใครอนุมัติและมีใบเสร็จรองรับหรือไม่
บันทึกการอนุมัติและตราประทับ
เมื่อผู้อนุมัติกดการดำเนินการอนุมัติในการจัดการกระบวนการ ระบบจะบันทึกผู้อนุมัติและเวลาไว้ในเรคคอร์ด และใส่ตราประทับของแต่ละขั้นการอนุมัติ (ตราวันที่หากไม่มีรูปตราประทับ) ลงในใบสรุปการเบิก เลือกได้ว่าจะล้างบันทึกเมื่อส่งกลับหรือไม่ บันทึกนี้ใช้เพื่อตราประทับที่มองเห็น ผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขฟิลด์ได้ จึงควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงฟิลด์ให้เฉพาะผู้อนุมัติ
วิธีใช้: บันทึกการอนุมัติและตราประทับตามขั้นการอนุมัติบันทึกตรวจสอบ
เมื่อสร้างแอป PRING File Log ใน kintone ของคุณ ทุกครั้งที่ส่งออก แนบ แทนที่ หรือลบใบสรุปการเบิก จะเพิ่มหนึ่งแถวพร้อมเวลา เวอร์ชัน ชื่อไฟล์ และ SHA-256 หากเก็บวันที่ ยอดเงิน และคู่ค้าของรายการไว้ด้วย ก็ค้นหาในแอปบันทึกด้วยค่าเหล่านี้ได้ บันทึกเหล่านี้ไม่เก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING
วิธีใช้: บันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก (แอป File Log)การเชื่อมโยงเอกสารและชุดหลักฐาน
เชื่อมแอปคำขอเบิกกับแอปการจ่ายเงินด้วยเลขที่ (LOOKUP) การเชื่อมโยงเอกสารจะแสดงคำขอ ผู้อนุมัติ และผลการเทียบ SHA-256 ของไฟล์แนบในหน้าจอเดียว PDF ชุดหลักฐานรวมรูปและ PDF ของใบเสร็จเป็นเล่มเดียวพร้อมหน้าปก (สูงสุด 30 MB และ 100 ไฟล์)
วิธีใช้: เชื่อมโยงเอกสารของเคสและชุดหลักฐานAI อ่านใบแจ้งหนี้
เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้จากคู่ค้าและจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายโดยไม่ได้ให้พนักงานออกเงินแทน AI อ่านเอกสารสามารถแปลงใบแจ้งหนี้เป็นเรคคอร์ดได้ ใช้ Gemini API key ของคุณเอง และเรคคอร์ดจะถูกสร้างก็ต่อเมื่อผู้ใช้ตรวจและแก้ค่าที่หน้าจอยืนยันแล้วกดบันทึก ใบเสร็จไม่อยู่ในขอบเขต เอกสารที่อ่านได้คือใบเสนอราคา ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้
วิธีใช้: อ่านเอกสารจากคู่ค้าด้วย AI
ตั้งค่าการออกเอกสารงานเบิกค่าใช้จ่ายอย่างไร?
เริ่มจากสร้างแอปคำขอเบิกใน kintone ก่อน แล้วตั้งค่าเทมเพลตและบันทึกการอนุมัติที่หน้าจอตั้งค่าของ PRING หากใช้เทมเพลตใบสรุปการเบิกเพียงใบเดียว จะไปถึงการส่งออกครั้งแรกได้ในประมาณ 10 นาที
สร้างแอปคำขอเบิกใน kintone
ใส่ผู้ยื่น วันที่ และยอดรวม ตารางย่อยรายการ (วันที่ หมวด รายละเอียด ยอดเงิน) และฟิลด์ไฟล์แนบใบเสร็จ แล้วสร้างลำดับการอนุมัติ (ยื่นเบิก หัวหน้าอนุมัติ ผู้อำนวยการอนุมัติ ฯลฯ) ในการจัดการกระบวนการ PRING ไม่ได้สร้างแอปนี้ให้ หากมีแอปเบิกค่าใช้จ่ายอยู่แล้วก็ใช้ต่อได้เลย
เตรียมฟิลด์ผู้อนุมัติและเวลาอนุมัติ
เพิ่มฟิลด์เลือกผู้ใช้ตามจำนวนครั้งที่อนุมัติ และฟิลด์วันที่และเวลาหากต้องการ ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงฟิลด์เพื่อให้ผู้อนุมัติแก้ไขช่องเหล่านั้นได้
วิธีใช้: บันทึกการอนุมัติและตราประทับตามขั้นการอนุมัติลงทะเบียนเทมเพลตใบสรุปการเบิก
ลงทะเบียนใบสรุปการเบิกใน Excel ที่ใช้อยู่ที่หน้าจอตั้งค่า แล้วจับคู่ฟิลด์กับเซลล์ จัดวางรายการเป็นตารางย่อย และกำหนดฟิลด์ผู้อนุมัติให้เซลล์ช่องอนุมัติเป็นตราประทับ
วิธีใช้: ลงทะเบียนเทมเพลตกำหนดเงื่อนไขการแสดงปุ่ม
กำหนดต่อเทมเพลตว่าปุ่มแสดงในสถานะใด และผู้ใช้หรือองค์กรใดใช้ได้ เช่น แสดงปุ่มใบแจ้งการชำระเงินเฉพาะองค์กรฝ่ายบัญชี
วิธีใช้: กำหนดเงื่อนไขการแสดงปุ่มส่งออกลงทะเบียนใบแจ้งการชำระเงินและรายการรายเดือน
ลงทะเบียนใบแจ้งการชำระเงินเป็นเทมเพลตแบบทีละเรคคอร์ด แล้วตอนสิ้นเดือนกรองหน้ารายการและส่งออกเป็นกลุ่ม ส่วนรายการค่าใช้จ่ายรายเดือนลงทะเบียนเป็นเทมเพลตที่มีประเภทเป็นสรุป (ไฟล์เดียวจากรายการ)
วิธีใช้: ตั้งค่าการส่งออกแบบสรุป (รายการเป็นเอกสารเดียว)ตั้งบันทึกตรวจสอบ
สร้างแอป File Log ที่แท็บบันทึกตรวจสอบในหน้าจอตั้งค่า แล้วการบันทึกการส่งออกจะเริ่มขึ้น
วิธีใช้: บันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก (แอป File Log)หากต้องการ ตั้งการเชื่อมโยงเอกสารและการอ่านใบแจ้งหนี้
ตั้งแท็บการเชื่อมโยงเอกสารหากต้องการรวมใบเสร็จเป็นชุดหลักฐาน และตั้งแท็บอ่านเอกสารหากต้องการนำเข้าใบแจ้งหนี้ที่จ่ายเป็นค่าใช้จ่าย
วิธีใช้: เชื่อมโยงเอกสารของเคสและชุดหลักฐาน
คำถามที่พบบ่อย
ให้ AI อ่านใบเสร็จได้ไหม?
ใบเสร็จไม่อยู่ในขอบเขตของ AI อ่านเอกสาร สิ่งที่อ่านได้คือใบเสนอราคา ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้จากคู่ค้า ให้แนบรูปหรือ PDF ของใบเสร็จไว้ที่ฟิลด์ไฟล์แนบของคำขอเพื่อเก็บรักษา และรวมใน PDF ชุดหลักฐานเมื่อจำเป็น
ใส่ตราประทับอนุมัติได้กี่ขั้น?
ตั้งค่าขั้นการอนุมัติได้ 1 ถึง 10 ขั้น ตราประทับของผู้อนุมัติที่กดการดำเนินการอนุมัติ (ตราวันที่หากไม่มีรูปตราประทับ) จะถูกใส่ตามแต่ละขั้น ขั้นที่ยังไม่อนุมัติจะว่างไว้
ไม่ให้คนอื่นนอกจากผู้ยื่นออกใบสรุปการเบิกได้ไหม?
ใช้เงื่อนไขการแสดงปุ่มเพื่อจำกัดผู้ใช้และองค์กรที่ใช้ปุ่มได้ ส่วนว่าใครดูเรคคอร์ดได้ กำหนดด้วยสิทธิ์การเข้าถึงของแอปและเรคคอร์ดใน kintone
สรุปรายการรายเดือนตามแผนกหรือหมวดได้ไหม?
ใส่สูตร Excel หรือพิวอตเทเบิลในเทมเพลตส่งออกแบบสรุปได้ กรองหน้ารายการตามเดือนหรือแผนกก่อนส่งออก คำขอในช่วงนั้นจะเรียงเป็นแถวละหนึ่งคำขอ
รวมใบเสร็จเป็นเล่มเดียวเพื่อส่งได้ไหม?
เมื่อตั้งการเชื่อมโยงเอกสารแล้ว จะออก PDF ชุดหลักฐานของแต่ละเคสได้ รองรับ PDF และรูปภาพ ไฟล์ เช่น xlsx ไม่รวมในเล่ม แต่แสดงเฉพาะชื่อไฟล์และ SHA-256 ในรายการหน้าปก หนึ่งเล่มมีได้สูงสุด 30 MB และ 100 ไฟล์
ใบเสร็จและใบสรุปการเบิกถูกเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING ไหม?
ไม่ เรคคอร์ดและไฟล์แนบใน kintone ของคุณคือต้นฉบับ ส่วนบันทึกการส่งออกเก็บในแอป File Log ใน kintone ของคุณ
ลองกับใบสรุปการเบิกของคุณฟรี 7 วัน
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต และไม่มีการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดการทดลอง (1 ครั้งต่อ 1 โดเมน kintone)
ทดลองฟรี 7 วัน