งานสรรหาและสัญญาจ้างใน kintone: ออกหนังสือแจ้งรับเข้าทำงานและสัญญาจ้างด้วยเทมเพลต Word
สร้างเมื่อ / อัปเดตเมื่อ
หากจะจัดการตั้งแต่การสรรหาจนถึงสัญญาจ้างใน kintone ให้สร้างแอปคำขออนุมัติรับคน ผู้สมัคร และข้อเสนอการจ้างกับสัญญา แล้วใช้ Word เป็นเทมเพลตของเอกสารที่เป็นข้อความ เช่น หนังสือแจ้งและสัญญา เมื่อใช้ PRING for kintone เพียงเขียนรหัสฟิลด์ เช่น {{ชื่อ}} ลงในเนื้อหาและตารางของไฟล์ Word ค่าจาก kintone ก็จะถูกเติมลงไป แล้วออกเป็น PDF หรือ Word
ข้อมูลส่วนบุคคลได้รับการปกป้องด้วยสิทธิ์การเข้าถึงของ kintone และเงื่อนไขการแสดงปุ่มของ PRING (ผู้ใช้และองค์กรที่ใช้ได้ กับสถานะ) เอกสารที่ออกและบันทึกตรวจสอบเก็บไว้ใน kintone ของคุณเอง และ PRING ไม่เก็บเรคคอร์ดของคุณไว้บนเซิร์ฟเวอร์ (ข้อมูล ณ 2026-10-27)
ตั้งแต่การสรรหาถึงสัญญาจ้าง แต่ละขั้นตอนออกเอกสารอะไรบ้าง?
ตั้งแต่คำขออนุมัติรับคนจนถึงหนังสือรับรองหลังเข้าทำงาน ให้เลื่อนสถานะของเรคคอร์ดไปทีละขั้นและออกเอกสารในแต่ละขั้นตอน ใต้แต่ละขั้นตอนในแผนภาพคือตัวอย่างเอกสารที่ PRING ออกให้
- ขออนุมัติรับคน
ใบขออนุมัติรับคน (ตราประทับและวันที่ของผู้อนุมัติ)
- เสนอการจ้าง
หนังสือเสนอการจ้าง หนังสือแจ้งรับเข้าทำงาน (ส่งทางอีเมล)
- เงื่อนไขการจ้าง
หนังสือแจ้งเงื่อนไขการจ้าง (Word)
- สัญญาจ้าง
สัญญาจ้าง (Word พร้อมตราประทับบริษัท)
- หลังเข้าทำงาน
หนังสือรับรอง เช่น หนังสือรับรองการทำงาน
จำนวนและชื่อของขั้นตอนปรับให้เข้ากับแนวทางของคุณได้ บันทึกการคัดเลือกผู้สมัครให้จัดการในแอป kintone
แต่ละขั้นตอน PRING ออกเอกสารอะไร?
เอกสารในตารางด้านล่างทั้งหมดออกจากไฟล์ Word หรือ Excel ที่คุณลงทะเบียนเป็นเทมเพลต PRING ไม่ได้เตรียมข้อความของเอกสารให้ ควรเขียนร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านแรงงานหรือตามระเบียบภายในของคุณ
| ขั้นตอน | เอกสารที่ PRING ออก (ตัวอย่าง) | ฟีเจอร์ที่ใช้ | ข้อควรรู้ |
|---|---|---|---|
| ขออนุมัติรับคน | ใบขออนุมัติรับคน | การออกเอกสาร (Excel), บันทึกการอนุมัติและตราประทับ | ผู้อนุมัติที่กดการดำเนินการอนุมัติและเวลา จะปรากฏเป็นตราประทับของแต่ละขั้น สูงสุด 10 ขั้น |
| เสนอการจ้าง | หนังสือเสนอการจ้าง หนังสือแจ้งรับเข้าทำงาน | เทมเพลต Word, ส่งอีเมล | มีแม่แบบอีเมลสำหรับส่งหนังสือแจ้งรับเข้าทำงานและหนังสือแจ้งเงื่อนไขการจ้าง ส่งอีเมลทีละเรคคอร์ด |
| เงื่อนไขการจ้าง | หนังสือแจ้งเงื่อนไขการจ้าง | เทมเพลต Word | กำหนดรูปแบบวันที่เริ่มงานได้ เช่น {{วันเริ่มงาน|yyyy/mm/dd}} และแสดงเป็นปีศักราชแบบญี่ปุ่นได้ด้วย แถวของรายการ เช่น เบี้ยเลี้ยง เพิ่มตามจำนวนรายการ |
| สัญญาจ้าง | สัญญาจ้าง | เทมเพลต Word, ตราประทับ | เขียน {{@ผู้อนุมัติ}} แล้วภาพตราประทับที่ลงทะเบียนไว้จะถูกใส่ลงไป เลือก PDF หรือ Word ได้ |
| หลังเข้าทำงาน | หนังสือรับรองการทำงาน และอื่น ๆ | เทมเพลต Word, เงื่อนไขการแสดงปุ่ม | กำหนดสถานะที่แสดงปุ่ม และผู้ใช้หรือองค์กรที่ใช้ได้ |
สิทธิ์ การอนุมัติ และบันทึกตรวจสอบ ช่วยงานสรรหาและสัญญาจ้างที่มีข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไร?
เอกสารสรรหาและสัญญาจ้างมีข้อมูลส่วนบุคคล วิธีใช้ PRING คือให้สิทธิ์ของ kintone กำหนดว่าใครดูเรคคอร์ดได้ จำกัดผู้ที่ออกเอกสารได้ และเก็บบันทึกว่าออกอะไรไปบ้าง
จำกัดผู้ที่ดูได้และผู้ที่ออกเอกสารได้
ใครดูเรคคอร์ดได้ กำหนดด้วยสิทธิ์การเข้าถึงของแอป เรคคอร์ด และฟิลด์ใน kintone นอกจากนั้น ปุ่มของ PRING ยังจำกัดได้ในแต่ละเทมเพลตด้วยสถานะที่แสดงปุ่ม รวมถึงผู้ใช้และองค์กรที่ใช้ได้ เช่น เฉพาะฝ่ายบุคคลเท่านั้นที่ออกหนังสือแจ้งเงื่อนไขการจ้างได้ และเฉพาะตอนสถานะเป็นเสนอการจ้าง หากไม่เลือกอะไรเลย ทุกคนจะเห็นปุ่ม จึงควรจำกัดเสมอสำหรับเอกสารของฝ่ายบุคคล
วิธีใช้: กำหนดเงื่อนไขการแสดงปุ่มส่งออกบันทึกการอนุมัติและตราประทับ
เมื่อการอนุมัติรับคนหรือการอนุมัติสัญญาภายในดำเนินผ่านการจัดการกระบวนการของ kintone ระบบจะบันทึกผู้อนุมัติและเวลาไว้ในเรคคอร์ด และใส่ตราประทับของแต่ละขั้นการอนุมัติลงในเอกสาร บันทึกนี้ใช้เพื่อตราประทับที่มองเห็น ผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขฟิลด์ได้ จึงควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงฟิลด์ให้เฉพาะผู้อนุมัติ
วิธีใช้: บันทึกการอนุมัติและตราประทับตามขั้นการอนุมัติบันทึกตรวจสอบ
เมื่อสร้างแอป PRING File Log ใน kintone ของคุณ ทุกครั้งที่ส่งออก แนบ แทนที่ หรือลบเอกสาร ระบบจะบันทึกเวลา เวอร์ชัน ชื่อไฟล์ และ SHA-256 เนื่องจากบันทึกมีชื่อไฟล์ จึงแนะนำให้ตั้งชื่อไฟล์จากหมายเลข เช่น หมายเลขผู้สมัครหรือรหัสพนักงาน แทนการใช้ชื่อบุคคล บันทึกเหล่านี้ไม่เก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING
วิธีใช้: บันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก (แอป File Log)เอกสารที่เป็นข้อความจากเทมเพลต Word
เขียน {{ชื่อ}} {{วันเริ่มงาน|yyyy/mm/dd}} หรือ {{เงินเดือน|#,##0}} ลงในเนื้อหา แล้วค่าจาก kintone จะถูกเติมลงไป ในเทมเพลตมีเพียงรหัสฟิลด์ ไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลเอง ครอบแถวของตารางด้วย {{#เบี้ยเลี้ยง}} และ {{/เบี้ยเลี้ยง}} แถวนั้นจะซ้ำตามจำนวนรายการในตารางย่อย
วิธีใช้: สร้างและลงทะเบียนเทมเพลต Word
ตั้งค่าการออกเอกสารสรรหาและสัญญาจ้างอย่างไร?
เริ่มจากกำหนดแอปและสิทธิ์การเข้าถึงใน kintone ก่อน แล้วตั้งค่าเทมเพลต Word และเงื่อนไขการแสดงปุ่มที่หน้าจอตั้งค่าของ PRING หนังสือ 1 ฉบับไปถึงการส่งออกครั้งแรกได้ในประมาณ 15 นาที (ตามหน้าวิธีใช้ ข้อมูล ณ 2026-10-27)
สร้างแอปงานสรรหาใน kintone
สร้างแอปคำขออนุมัติรับคน ผู้สมัคร และข้อเสนอการจ้างกับสัญญา (หรือแอปเดียวที่มีสถานะ) ใน kintone เตรียมรายการที่จะอยู่ในเอกสาร เช่น ชื่อ วันเริ่มงาน เงินเดือน และเบี้ยเลี้ยง (ตารางย่อย) PRING ไม่ได้สร้างแอปเหล่านี้ให้
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของ kintone
ใช้สิทธิ์การเข้าถึงของแอป เรคคอร์ด และฟิลด์ ให้เฉพาะเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลดูข้อมูลส่วนบุคคลได้ PRING ส่งออกจากเรคคอร์ดที่ผู้กดปุ่มดูได้
เขียนไฟล์ Word แม่แบบแล้วลงทะเบียน
ในไฟล์ Word ของสัญญาจ้างหรือหนังสือที่ใช้อยู่ เขียน {{รหัสฟิลด์}} ตรงตำแหน่งที่ต้องการให้ใส่ค่า แล้วอัปโหลด .docx ที่หน้าจอตั้งค่า แก้คำเตือนเรื่องรหัสฟิลด์ที่ไม่มีในแอปที่รายการฟิลด์ที่ผสาน
วิธีใช้: สร้างและลงทะเบียนเทมเพลต Wordตั้งบันทึกการอนุมัติและตราประทับ
เตรียมฟิลด์ผู้อนุมัติและเวลาอนุมัติในการจัดการกระบวนการของการอนุมัติรับคนและขั้นตอนทำนองเดียวกัน แล้วกำหนดให้กับการดำเนินการอนุมัติใน บันทึกการอนุมัติ ที่แท็บตราประทับ และลงทะเบียนตราประทับบริษัทที่แท็บตราประทับ
วิธีใช้: ลงทะเบียนตราประทับและใส่ในเอกสารกำหนดเงื่อนไขการแสดงปุ่ม
กำหนดต่อเทมเพลตว่าปุ่มแสดงในสถานะใด (เช่น หนังสือเสนอการจ้างเฉพาะสถานะเสนอการจ้าง) และผู้ใช้หรือองค์กรใดใช้ได้ (เช่น ฝ่ายบุคคล)
วิธีใช้: กำหนดเงื่อนไขการแสดงปุ่มส่งออกตั้งค่าการส่งอีเมล
ลงทะเบียนเมลเซิร์ฟเวอร์ (SMTP) ของคุณเองในการตั้งค่าอีเมล โหลดแม่แบบหนังสือแจ้งรับเข้าทำงานและหนังสือแจ้งเงื่อนไขการจ้าง แล้วปรับข้อความ ส่งอีเมลทีละเรคคอร์ดด้วยปุ่มส่งอีเมลที่หน้ารายละเอียดเรคคอร์ด
วิธีใช้: ตั้งค่าการส่งอีเมล (BYOM)ตั้งบันทึกตรวจสอบ
สร้างแอป File Log ที่แท็บบันทึกตรวจสอบในหน้าจอตั้งค่า ตั้งกฎชื่อไฟล์จากหมายเลข ไม่ใช่ชื่อบุคคล
วิธีใช้: บันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก (แอป File Log)ส่งออกและตรวจสอบ
ใช้เรคคอร์ดทดสอบที่ใส่ค่าสมมติ ตรวจค่า รูปแบบวันที่ จำนวนแถวเบี้ยเลี้ยง และตราประทับ หาก {{ }} ยังเป็นข้อความอยู่ ให้แก้การสะกดรหัสฟิลด์
วิธีใช้: ออก PDF หรือ Word จากเทมเพลต Word
คำถามที่พบบ่อย
สร้างสัญญาจ้างแบบ Word จากเรคคอร์ด kintone ได้ไหม?
ได้ ลงทะเบียนไฟล์ Word ที่เขียน {{รหัสฟิลด์}} ไว้ในเนื้อหา ตาราง ส่วนหัว และส่วนท้ายเป็นเทมเพลต เลือกผลลัพธ์เป็น PDF, Word หรือทั้งสองอย่างได้
ข้อมูลส่วนบุคคลถูกเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING ไหม?
เอกสารที่ออกและบันทึกตรวจสอบเก็บไว้ใน kintone ของคุณเอง PRING ไม่เก็บเรคคอร์ดของคุณไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ในเทมเพลตมีเพียงเครื่องหมาย {{รหัสฟิลด์}} ไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลเอง
ไม่ให้คนนอกฝ่ายบุคคลออกเอกสารเหล่านี้ได้ไหม?
ในเงื่อนไขการแสดงปุ่ม กำหนดสถานะและผู้ใช้หรือองค์กรที่ใช้ได้ต่อเทมเพลตได้ ส่วนว่าใครดูเรคคอร์ดได้ กำหนดด้วยสิทธิ์การเข้าถึงของ kintone
แสดงวันเริ่มงานเป็นปีศักราชแบบญี่ปุ่นได้ไหม?
ได้ เติมรูปแบบ เช่น {{วันเริ่มงาน|ggge年m月d日}} จะได้รูปแบบปีศักราชญี่ปุ่น เช่น 令和8年4月1日 ถ้าเป็น {{วันเริ่มงาน|yyyy年m月d日}} จะได้ 2026年4月1日
ใส่ตราประทับบริษัทในสัญญาจ้างได้ไหม?
ลงทะเบียนภาพตราประทับที่แท็บตราประทับ แล้วเขียนใน Word เช่น {{@ผู้อนุมัติ}} ตราประทับของบุคคลนั้นจะถูกใส่ลงไป ตราประทับเป็นเพียงตราที่มองเห็น ส่วนวิธีแลกเปลี่ยนสัญญาให้กำหนดตามระเบียบภายในของคุณ
ส่งหนังสือแจ้งให้ผู้สมัครทางอีเมลได้ไหม?
ได้ ใช้ส่งอีเมลที่หน้ารายละเอียดเรคคอร์ด ส่งทีละเรคคอร์ดจากเมลเซิร์ฟเวอร์ (SMTP) ของคุณเอง การส่งอีเมลใช้ได้ในแผน Standard ขึ้นไป (ข้อมูล ณ 2026-10-27)
ลองกับหนังสือหรือสัญญาของคุณฟรี 7 วัน
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต และไม่มีการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดการทดลอง (1 ครั้งต่อ 1 โดเมน kintone) ตอนทดลองให้ใช้เรคคอร์ดทดสอบที่ใส่ค่าสมมติ
ทดลองฟรี 7 วัน