งานจัดซื้อใน kintone: ออกใบขออนุมัติ ใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับ และรายงานเจ้าหนี้
สร้างเมื่อ / อัปเดตเมื่อ
หากจะจัดการงานจัดซื้อใน kintone ให้แยกขั้นตอนเป็นแอปละหนึ่งเอกสาร (ใบขอซื้อ ใบเสนอราคา การอนุมัติ สัญญา ใบสั่งซื้อ การส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน) แล้วเชื่อมกันด้วยเลขที่ต้นทางแบบ LOOKUP จากนั้น PRING for kintone จะนำข้อมูลของแต่ละแอปไปเติมลงในเทมเพลต Excel หรือ Word ที่คุณมี เพื่อออกเอกสารของทุกขั้นตอน เช่น ใบขออนุมัติ ใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับ และใบแจ้งการชำระเงิน
ใบขออนุมัติจะมีตราประทับและวันที่ของผู้อนุมัติแต่ละคน (ตั้งได้สูงสุด 10 ขั้นการอนุมัติ) ส่วนใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากคู่ค้า ให้ AI อ่านแล้วบันทึกเป็นเรคคอร์ดได้หลังจากที่ผู้ใช้ตรวจสอบแล้ว ทุกการส่งออกถูกบันทึกในบันทึกตรวจสอบภายใน kintone ของคุณเอง ส่วนแอปจัดซื้อคุณเป็นผู้สร้างใน kintone เอง (ข้อมูล ณ 2026-10-27)
งานจัดซื้อแต่ละขั้นตอนออกเอกสารอะไรบ้าง?
สร้างแอป kintone แยกตามเอกสาร แล้วให้แอปปลายทางมี LOOKUP ไปยังเลขที่ของแอปต้นทาง จากเอกสารใดก็ได้ จะไล่ตามเลขที่กลับไปถึงโครงการเดิมได้ ใต้แต่ละขั้นตอนในแผนภาพคือตัวอย่างเอกสารที่ PRING ออกให้
- ใบขอซื้อ (โครงการ)
เอกสารโครงการ
- ใบเสนอราคา
ใบขอใบเสนอราคา และการอ่านใบเสนอราคาที่ได้รับ
- การอนุมัติ
ใบขออนุมัติ (ตราประทับและวันที่ของผู้อนุมัติ)
- สัญญา
สัญญา (เทมเพลต Word)
- สั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อ (ส่งทางอีเมล)
- ส่งมอบและตรวจรับ
ใบตรวจรับ และการอ่านใบส่งของที่ได้รับ
- ใบแจ้งหนี้
การอ่านใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ และการเทียบสามทาง
- ชำระเงินและเจ้าหนี้
ใบแจ้งการชำระเงิน และรายงานเจ้าหนี้ตามผู้ขาย
จำนวนและชื่อของขั้นตอนปรับให้เข้ากับงานของคุณได้ การเชื่อมโยงเอกสารตั้งค่าได้ 1 ถึง 12 ขั้นตอน
แต่ละขั้นตอน PRING ออกเอกสารอะไร?
เอกสารในตารางด้านล่างทั้งหมดออกจากไฟล์ Excel หรือ Word ที่คุณลงทะเบียนเป็นเทมเพลต PRING ไม่ได้เตรียมรูปแบบเอกสารให้
| ขั้นตอน | เอกสารที่ PRING ออก (ตัวอย่าง) | ฟีเจอร์ที่ใช้ | ข้อควรรู้ |
|---|---|---|---|
| ใบขอซื้อ (โครงการ) | เอกสารโครงการ ใบขอซื้อ | การออกเอกสาร (เทมเพลต Excel) | ใช้เป็นจุดเริ่มของเลขที่เคส |
| ใบเสนอราคา | ใบขอใบเสนอราคา ส่วนใบเสนอราคาที่ได้รับจะเป็นเรคคอร์ดผ่านการอ่านด้วย AI | การออกเอกสาร, AI อ่านเอกสาร | เก็บใบเสนอราคาเปรียบเทียบเป็นหลายเรคคอร์ดในแอปใบเสนอราคา |
| การอนุมัติ | ใบขออนุมัติ (ตราประทับและวันที่ของผู้อนุมัติ) | บันทึกการอนุมัติและตราประทับ | ผู้อนุมัติที่กดการดำเนินการอนุมัติและเวลา จะปรากฏเป็นตราประทับของแต่ละขั้น |
| สัญญา | สัญญา เอกสารเหตุผลการเลือกผู้ขาย | เทมเพลต Word | เอกสารที่เป็นข้อความใช้ Word ต่อได้เลย |
| สั่งซื้อ | ใบสั่งซื้อ | การออกเอกสาร, ส่งอีเมล, การจัดวางรายการสินค้า | ส่งให้ผู้ขายทีละเรคคอร์ดด้วยปุ่มส่งอีเมล |
| ส่งมอบและตรวจรับ | ใบตรวจรับ | การออกเอกสาร, AI อ่านเอกสาร, การเทียบสามทาง | อ่านใบส่งของที่ได้รับ แล้วเทียบจำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดเงินกับใบสั่งซื้อ |
| ใบแจ้งหนี้ | ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ (เอกสารมาจากผู้ขาย) | AI อ่านเอกสาร, การเทียบสามทาง | ใส่สถานะให้ใบแจ้งหนี้ (ค้างชำระหรือชำระแล้ว) จะเห็นยอดค้างชำระ |
| ชำระเงินและเจ้าหนี้ | ใบแจ้งการชำระเงิน รายงานเจ้าหนี้ตามผู้ขาย | การออกเอกสาร, ส่งออกเป็นกลุ่ม, การส่งออกแบบสรุป | ยอดคงเหลือคือยอดใบแจ้งหนี้รวมลบยอดที่ชำระแล้วรวม ออกเป็นตารางเดียวจากหน้ารายการได้ |
บันทึกการอนุมัติ บันทึกตรวจสอบ การเชื่อมโยงเอกสาร และ AI อ่านเอกสาร ช่วยงานจัดซื้ออย่างไร?
ในงานจัดซื้อ สิ่งสำคัญคืออธิบายย้อนหลังได้ว่าการจ่ายเงินแต่ละครั้งอ้างอิงอะไร ฟีเจอร์ 4 อย่างต่อไปนี้ช่วยในเรื่องนี้
บันทึกการอนุมัติและตราประทับ
เมื่อผู้อนุมัติกดการดำเนินการอนุมัติในการจัดการกระบวนการของแอปอนุมัติ ระบบจะบันทึกผู้อนุมัติและเวลาไว้ในเรคคอร์ด และใส่ตราประทับของแต่ละขั้นการอนุมัติ (ตราวันที่หากไม่มีรูปตราประทับ) ลงในใบขออนุมัติ ตั้งค่าได้สูงสุด 10 ขั้น บันทึกนี้ใช้เพื่อตราประทับที่มองเห็น ผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขฟิลด์ได้ จึงควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงฟิลด์ให้เฉพาะผู้อนุมัติ
วิธีใช้: บันทึกการอนุมัติและตราประทับตามขั้นการอนุมัติบันทึกตรวจสอบ
เมื่อสร้างแอป PRING File Log ใน kintone ของคุณ ทุกครั้งที่ส่งออก แนบ แทนที่ หรือลบ จะเพิ่มหนึ่งแถวพร้อมเวลา เวอร์ชัน ชื่อไฟล์ และ SHA-256 สำหรับ PDF ยังใส่รหัสเอกสารและ SHA-256 ก่อนฝังลงในเมทาดาทาหรือส่วนท้ายหน้าได้ บันทึกเหล่านี้ไม่เก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING
วิธีใช้: บันทึกตรวจสอบไฟล์ที่ออก (แอป File Log)การเชื่อมโยงเอกสารและชุดหลักฐาน
เปิดการเชื่อมโยงเอกสารจากเรคคอร์ดของขั้นตอนใดก็ได้ จะเห็นเอกสารต้นทางและปลายทาง ช่องว่าง และผลการเทียบ SHA-256 ของไฟล์แนบกับบันทึกตรวจสอบในหน้าจอเดียว PDF ชุดหลักฐานรวมเป็นเล่มเดียวพร้อมหน้าปก (เฉพาะ PDF และรูปภาพ สูงสุด 30 MB และ 100 ไฟล์) ไล่จากการชำระเงินย้อนไปถึงโครงการและตอบคำถามของผู้ตรวจสอบได้
วิธีใช้: เชื่อมโยงเอกสารของเคสและชุดหลักฐานAI อ่านเอกสารจากคู่ค้า
ใบเสนอราคา ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้จากคู่ค้า อ่านด้วย Gemini API key ของคุณเอง AI เพียงเสนอค่า ผู้ใช้ตรวจและแก้ที่หน้าจอยืนยัน แล้วกดบันทึก เรคคอร์ดจึงจะถูกสร้าง สำหรับใบแจ้งหนี้และใบส่งของ ผลการเทียบสามทางกับใบสั่งซื้อจะแสดงที่หน้าจอยืนยันด้วย ค่าอ่านเอกสารเรียกเก็บจาก Google ถึงคุณโดยตรง
วิธีใช้: อ่านเอกสารจากคู่ค้าด้วย AI
ตั้งค่าการออกเอกสารงานจัดซื้ออย่างไร?
เริ่มจากสร้างแอปใน kintone ก่อน แล้วตั้งค่าเทมเพลตและฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่หน้าจอตั้งค่าของ PRING เวลารวมขึ้นกับจำนวนเอกสาร (ประมาณการของเราคือครึ่งวัน ข้อมูล ณ 2026-10-27)
สร้างแอปงานจัดซื้อใน kintone
สร้างแอป kintone แยกตามเอกสาร ได้แก่ ใบขอซื้อ ใบเสนอราคา การอนุมัติ สัญญา ใบสั่งซื้อ การส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงิน PRING ไม่ได้สร้างแอปเหล่านี้ให้ หากมีแอปจัดซื้ออยู่แล้วก็ใช้ต่อได้เลย ใส่รายการสินค้าในตารางย่อย และใส่เอกสารต้นฉบับในฟิลด์ไฟล์แนบ
วิธีใช้: ใช้ PRING กับงานจัดซื้อ (ตั้งแต่โครงการจนถึงชำระเงิน)เชื่อมแอปด้วยเลขที่ต้นทางแบบ LOOKUP
ในแอปปลายทางแต่ละแอป เพิ่มฟิลด์ LOOKUP ที่อ้างอิงเลขที่ของแอปต้นทาง เช่น เลขที่อนุมัติในแอปสั่งซื้อ และเลขที่ใบสั่งซื้อในแอปส่งมอบ เลขที่เหล่านี้คือสิ่งที่การเชื่อมโยงเอกสารใช้ไล่ตาม
ลงทะเบียนเทมเพลตเอกสาร
ลงทะเบียนใบสั่งซื้อหรือใบขออนุมัติใน Excel ที่ใช้อยู่ที่หน้าจอตั้งค่า จับคู่ฟิลด์กับเซลล์ และให้ AI เสนอการจับคู่เซลล์กับฟิลด์ได้ (ใช้ Gemini key ของคุณเอง) เอกสารที่เป็นข้อความ เช่น สัญญา ลงทะเบียนเป็นเทมเพลต Word
วิธีใช้: ลงทะเบียนเทมเพลตจัดรายการสินค้าและยอดรวม
จับคู่รายการสินค้าของใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้กับเซลล์เป็นตารางย่อย ยอดรวมและภาษียังเป็นสูตร Excel ตามเดิม
วิธีใช้: ตั้งค่าการจัดวางตารางย่อย (รายการสินค้า)ตั้งบันทึกการอนุมัติและตราประทับของแอปอนุมัติ
เปิดการจัดการกระบวนการของแอปอนุมัติ และเพิ่มฟิลด์ผู้อนุมัติกับเวลาอนุมัติตามจำนวนครั้งที่อนุมัติ ที่แท็บตราประทับในหน้าจอตั้งค่า กำหนดฟิลด์ของแต่ละการดำเนินการอนุมัติใน บันทึกการอนุมัติ แล้วกำหนดฟิลด์ผู้อนุมัติให้เซลล์ตราประทับในเทมเพลตใบขออนุมัติ
วิธีใช้: บันทึกการอนุมัติและตราประทับตามขั้นการอนุมัติตั้งเงื่อนไขการแสดงปุ่มและการส่งอีเมล
กำหนดต่อเทมเพลตว่าปุ่มแสดงในสถานะใด (เช่น แสดงปุ่มใบสั่งซื้อเฉพาะสถานะอนุมัติแล้ว) และผู้ใช้หรือองค์กรใดใช้ได้ หากจะส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ขาย ให้ลงทะเบียนเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองในการตั้งค่าอีเมล
วิธีใช้: กำหนดเงื่อนไขการแสดงปุ่มส่งออกตั้งบันทึกตรวจสอบและการเชื่อมโยงเอกสาร
สร้างแอป File Log ที่แท็บบันทึกตรวจสอบ แล้วตั้งแอปสรุปเคสและตารางขั้นตอนที่แท็บการเชื่อมโยงเอกสาร
วิธีใช้: เชื่อมโยงเอกสารของเคสและชุดหลักฐานตั้งการอ่านเอกสารจากคู่ค้า
ในแอปใบเสนอราคา ส่งมอบ และใบแจ้งหนี้ เตรียมฟิลด์ เช่น ไฟล์ต้นฉบับ วันที่ทำรายการ ยอดเงิน และคู่ค้า แล้วจับคู่ที่แท็บอ่านเอกสาร ลงทะเบียน Gemini API key ที่แท็บตั้งค่า AI ก่อน
วิธีใช้: อ่านเอกสารจากคู่ค้าด้วย AIส่งออกและตรวจสอบ
กดปุ่มใบสั่งซื้อในเรคคอร์ดสั่งซื้อแล้วตรวจ PDF หากจะออกใบตรวจรับหรือใบแจ้งการชำระเงินพร้อมกันตอนสิ้นเดือน ให้กรองหน้ารายการแล้วใช้ส่งออกเป็นกลุ่ม
วิธีใช้: ส่งออกเป็นกลุ่มจากหน้ารายการ
คำถามที่พบบ่อย
ออกใบขออนุมัติและใบสั่งซื้อเป็น PDF จาก kintone ได้ไหม?
ได้ ลงทะเบียนใบขออนุมัติหรือใบสั่งซื้อใน Excel ที่ใช้อยู่เป็นเทมเพลต แล้วกดปุ่มที่หน้ารายละเอียดเรคคอร์ดเพื่อออกเป็น PDF หรือ Excel ค่าจาก kintone จะถูกเติมลงไปโดยสูตรและเซลล์ที่รวมกันยังคงเดิม
PRING สร้างแอปงานจัดซื้อให้ไหม?
ไม่ คุณสร้างแอปใบขอซื้อ ใบเสนอราคา การอนุมัติ สัญญา ใบสั่งซื้อ การส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงินใน kintone เอง สิ่งที่ PRING สร้างจากหน้าจอตั้งค่ามีเพียง 2 แอป คือแอปสรุปเคสที่เก็บยอดรวมของแต่ละเคส และแอป PRING File Log ที่บันทึกการส่งออก ซึ่งทั้งสองแอปอยู่ภายใน kintone ของคุณเอง
ส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ขายทางอีเมลได้ไหม?
ได้ ใช้ส่งอีเมลที่หน้ารายละเอียดเรคคอร์ด เพื่อส่งทีละเรคคอร์ดจากเมลเซิร์ฟเวอร์ (SMTP) ของคุณเอง PRING ไม่ได้ส่งต่ออีเมลให้ การส่งอีเมลใช้ได้ในแผน Standard ขึ้นไป (ข้อมูล ณ 2026-10-27) ส่วนการส่งออกเป็นกลุ่มสร้างเอกสารเท่านั้น ไม่ส่งอีเมลเป็นกลุ่ม
ใบแจ้งหนี้จากผู้ขายกลายเป็นเรคคอร์ดโดยอัตโนมัติไหม?
ไม่ เรคคอร์ดจะถูกเขียนลง kintone ก็ต่อเมื่อผู้ใช้ตรวจและแก้ค่าที่ AI เสนอที่หน้าจอยืนยัน แล้วกดสร้างเรคคอร์ดหรือบันทึกลงเรคคอร์ด ค่าที่แก้จากที่ AI เสนอจะถูกบันทึกไว้เป็นการแก้ไข
เมื่อถูกตรวจสอบ จะแสดงได้อย่างไรว่าการจ่ายเงินอ้างอิงอะไร?
เปิดการเชื่อมโยงเอกสารจากเรคคอร์ดการชำระเงิน จะเห็นเอกสารต้นทางตามลำดับในหน้าจอเดียว ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของและใบตรวจรับ ใบสั่งซื้อ สัญญา ใบขออนุมัติ ใบเสนอราคา และโครงการ ผลการเทียบ SHA-256 ของไฟล์แนบก็แสดงด้วย จึงส่งมอบเป็น PDF ชุดหลักฐานได้
เอกสารงานจัดซื้อถูกเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของ PRING ไหม?
ไม่ ยอดรวมของเคสเก็บในแอปสรุปเคสใน kintone ของคุณ และบันทึกการส่งออกเก็บในแอป File Log ใน kintone ของคุณ ส่วน PDF ชุดหลักฐานที่ดาวน์โหลดแล้ว ให้คุณเก็บรักษาเอง
ลองกับเอกสารงานจัดซื้อของคุณฟรี 7 วัน
ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต และไม่มีการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดการทดลอง (1 ครั้งต่อ 1 โดเมน kintone)
ทดลองฟรี 7 วัน