kintone の販売管理に帳票を出す方法（見積書・請求書・納品書の一括出力）
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kintone で販売を管理するなら、見積・受注・納品・請求・入金の各段階を kintone のアプリに持たせ、そのレコードから見積書・注文請書・納品書・請求書・領収書を出します。PRING for kintone を使うと、今お使いの Excel の書式のまま、数式や結合セルも保って、PDF または Excel で出せます。
月末の請求書は、一覧で絞り込んで「一括出力」を押すと、1 件ずつの帳票を ZIP にまとめて取り出せます。見積書や請求書は、レコードの「メール送信」でお客様のメールサーバーから 1 件ずつ送れます。出力の記録は、お客様の kintone の監査ログに残ります (2026-10-27 時点)。
販売の流れは、どの段階でどの書類を出しますか？
見積から入金までを、書類ごとのアプリ、または 1 つのアプリのステータスで管理します。どちらの形でも、レコードから帳票を出す仕組みは同じです。図の各段階の下に、PRING で出す書類の例を示します。
- 引合・見積
見積書 (メールで送付)
- 受注
注文請書
- 納品
納品書
- 請求
請求書 (月末に一括出力)
- 入金確認
領収書
- 売掛金管理
売掛金残高表 (一覧から 1 枚に)
段階の数や名前は、お客様の業務に合わせて変えられます。「書類のつながり」では 1 から 12 までの段階を設定できます。
段階ごとに、PRING はどんな書類を出しますか？
次の表の書類は、いずれもお客様の Excel をテンプレートとして登録して出します。契約書のような文章の書類は Word でも作れます。
| 段階 | PRING で出す書類 (例) | 使う機能 | ポイント |
|---|---|---|---|
| 引合・見積 | 見積書 | 書類の出力、メール送信、承認の印影 | 上長の承認後だけボタンを出す設定ができます。メールはレコードから 1 件ずつ送ります。 |
| 受注 | 注文請書 | 書類の出力 | 受注のレコードの値を、注文請書のセルに差し込みます。 |
| 納品 | 納品書 | 書類の出力、明細の展開 | 明細はサブテーブルを行に展開します。明細が多いときの増やし方も選べます。 |
| 請求 | 請求書 | 書類の出力、一括出力、メール送信 | 月末は一覧で絞り込んで一括出力し、ZIP で受け取ります。 |
| 入金確認 | 領収書 | 書類の出力 | 入金済みのステータスのときだけボタンを出す設定ができます。 |
| 売掛金管理 | 売掛金残高表 | 集計出力 | 請求の一覧を入金状況で絞り込み、1 つの Excel の表に出します。 |
承認の記録・監査ログ・書類のつながり・スケジュール出力は、販売でどう役立ちますか？
販売では、出した書類の控えと、誰がいつ承認したかを残しておくと、問い合わせや確認に早く答えられます。
承認の記録と印影
見積書や値引きの承認を kintone のプロセス管理で行うと、承認者と日時がレコードに記録され、承認ステップごとの印影 (印影画像が無い人は日付印) が見積書に入ります。承認ステップは 10 まで設定できます。
ヘルプ: 承認の記録と承認ステップごとの印影監査ログ
お客様の kintone に「PRING ファイルログ」アプリを作ると、請求書などを出力・添付・差し替え・削除するたびに、日時・版・ファイル名・SHA-256 が 1 行ずつ残ります。どの版を出したかを後から確かめられます。記録は PRING のサーバーには保存しません。
ヘルプ: 出力ファイルの監査ログ書類のつながり
見積・受注・納品・請求のアプリを上流の番号 (LOOKUP) でつなぐと、どのレコードからでも、案件に属する書類と添付ファイル、請求の合計を 1 画面で確かめられます。表紙付きの「証憑一式 PDF」にして、お客様や監査に出すこともできます。
ヘルプ: 案件のつながりと証憑一式スケジュール出力
毎月決まった日に、条件に合うレコードの請求書を自動で作り、レコードの添付ファイル欄に保存します。ご契約に含まれる本数の範囲で使えます。メールの自動送信はしません。
ヘルプ: スケジュール出力を設定する
販売の帳票出力を、どう設定しますか？
最初に kintone でアプリを作り、そのあとで PRING の設定画面でテンプレートを登録します。いちばん手早いのは、請求書のテンプレート 1 つから始める進め方です (所要時間は 1 テンプレートあたり約 10 分)。
販売のアプリを kintone で作る
見積・受注・納品・請求・入金のアプリ (または 1 つのアプリとステータス) を kintone で作ります。PRING はこれらのアプリを作りません。すでにお持ちの販売アプリがあれば、そのまま使えます。明細はサブテーブルに置きます。
請求書のテンプレートを登録する
いま使っている Excel の請求書を設定画面で登録し、請求先・請求番号・明細・合計などのセルにフィールドを対応付けます。下のサンプル xlsx で、先に試すこともできます。
ヘルプ: テンプレートを登録する明細と合計を整える
明細はサブテーブルとして対応付けます。小計・消費税・合計は、Excel の数式のまま残ります。インボイス制度の記載事項は、お客様の Excel 側で用意します。
ヘルプ: 明細 (サブテーブル) のレイアウトを設定する
請求書のサンプル xlsx をダウンロードできますか？
請求書の Excel を 1 枚用意しました。請求先・請求番号・請求日・支払期限・登録番号・明細・合計の欄に、{{フィールド名}} の形の目印を入れてあります。金額・小計・消費税・合計は数式です。購買や経費の書類のサンプルは、現在は用意していません。
請求書のサンプル xlsx をダウンロード{{…}} は「ここに kintone のフィールドが入る」という目印です。実際の対応付けは、PRING の設定画面でセルごとに行います。会社名や口座などの内容は入っていません。インボイス制度の記載事項は、お客様の Excel (テンプレート) 側で用意するもので、このサンプルは書式の一例です。
よくある質問
見積書から請求書まで、同じ Excel で出せますか？
書類ごとにテンプレートを 1 つずつ登録します。見積書・注文請書・納品書・請求書のそれぞれが、レコード画面に別のボタンとして並びます。
月末の請求書を、まとめて出せますか？
出せます。一覧で絞り込んで「一括出力」を押すと、1 件ずつの請求書を作って ZIP にまとめます。一度に選べるのは、一覧の今のページに表示されているレコードで、それより多いときは複数回に分けます。
請求書をメールで一括送信できますか？
できません。メールは、レコード詳細画面の「メール送信」から 1 件ずつ送ります。一括出力とスケジュール出力は、帳票を作ってレコードに添付するところまでです。
出した請求書の控えは残せますか？
レコードの添付ファイル欄に保存できます。監査ログを設定すると、出力のたびに日時・版・ファイル名・SHA-256 がお客様の kintone のファイルログアプリに残ります。
インボイス制度の記載は、PRING が用意しますか？
いいえ。登録番号や税率ごとの内訳などは、お客様の Excel (テンプレート) に用意し、kintone のフィールドを差し込みます。PRING はテンプレートの書式を決めません。
売掛金の残高は、帳票にできますか？
できます。請求のアプリの一覧を入金状況で絞り込み、集計出力のテンプレートで 1 つの Excel の表にします。合計や残高は、テンプレートの数式で計算します。
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