kintone の購買管理に帳票を出す方法（稟議書・注文書・検収書・買掛金残高表）
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kintone で購買を管理するなら、企画・見積・稟議・契約・発注・納品・請求・支払を書類ごとの kintone アプリに分け、上流の番号 (LOOKUP) でつなぎます。各段階の帳票 (稟議書・注文書・検収書・支払通知書など) を、今お使いの Excel や Word のテンプレートに差し込んで出すのが、PRING for kintone の役割です。
稟議書には承認者の印影と日付が入り (承認ステップは 10 まで)、取引先から届いた見積書・請求書は AI の読み取り結果を確かめてからレコードにできます。出力の記録は、お客様の kintone の監査ログに残ります。購買のアプリ自体は、お客様が kintone で作ります (2026-10-27 時点)。
購買の流れは、どの段階でどの書類を出しますか？
書類ごとに 1 つの kintone アプリを作り、下流のアプリに上流の番号を LOOKUP で持たせます。どの書類からでも、元の企画まで番号でたどれます。図の各段階の下に、PRING で出す書類の例を示します。
- 購買依頼 (企画)
企画書
- 見積
見積依頼書、届いた見積書の読み取り
- 稟議
稟議書 (承認者の印影と日付)
- 契約
契約書 (Word テンプレート)
- 発注
注文書 (メールで送付)
- 納品・検収
検収書、届いた納品書の読み取り
- 請求
届いた請求書の読み取り、三点照合
- 支払・債務管理
支払通知書、取引先別の買掛金残高表
段階の数や名前は、お客様の業務に合わせて変えられます。「書類のつながり」では 1 から 12 までの段階を設定できます。
段階ごとに、PRING はどんな書類を出しますか？
次の表の書類は、いずれもお客様の Excel または Word をテンプレートとして登録して出します。PRING が書式を用意するわけではありません。
| 段階 | PRING で出す書類 (例) | 使う機能 | ポイント |
|---|---|---|---|
| 購買依頼 (企画) | 企画書、購買依頼書 | 書類の出力 (Excel テンプレート) | 案件番号の起点にします。 |
| 見積 | 見積依頼書。届いた見積書は AI の読み取りでレコードに | 書類の出力、AI 読み取り | 相見積もりは見積アプリに複数のレコードとして残します。 |
| 稟議 | 稟議書 (承認者の印影と日付) | 承認の記録と印影 | 承認のボタンを押した承認者と日時が、承認ステップごとに印影として入ります。 |
| 契約 | 契約書、選定理由書 | Word テンプレート | 文章の書類は Word のまま使えます。 |
| 発注 | 注文書 | 書類の出力、メール送信、明細の展開 | レコードの「メール送信」で、取引先へ 1 件ずつ送ります。 |
| 納品・検収 | 検収書 | 書類の出力、AI 読み取り、三点照合 | 届いた納品書を読み取り、発注と数量・単価・金額を突き合わせます。 |
| 請求 | 届いた請求書 (書類は取引先から届く) | AI 読み取り、三点照合 | 請求書の状態 (未払い・支払済) を持たせると、未払いが分かります。 |
| 支払・債務管理 | 支払通知書、取引先別の買掛金残高表 | 書類の出力、一括出力、集計出力 | 残高は、請求の合計から支払済の合計を引いた額です。一覧から 1 枚の表に出せます。 |
承認の記録・監査ログ・書類のつながり・AI 読み取りは、購買でどう役立ちますか？
購買は、「この支払いは何に基づくか」を後から説明できることが大切です。次の 4 つの機能が、その説明を助けます。
承認の記録と印影
稟議のプロセス管理で承認のボタンを押すと、承認者と日時がレコードに記録され、承認ステップごとの印影 (印影画像が無い人は日付印) が稟議書に入ります。承認ステップは 10 まで設定できます。見た目の押印のための記録で、権限があれば欄は書き換えられるため、承認者以外が編集できないようフィールドのアクセス権を設定してください。
ヘルプ: 承認の記録と承認ステップごとの印影監査ログ
お客様の kintone に「PRING ファイルログ」アプリを作ると、出力・添付・差し替え・削除のたびに、日時・版・ファイル名・SHA-256 が 1 行ずつ残ります。PDF には、文書 ID と埋め込み前の SHA-256 をメタデータやフッターに入れることもできます。記録は PRING のサーバーには保存しません。
ヘルプ: 出力ファイルの監査ログ書類のつながりと証憑一式
どの段階のレコードからでも「書類のつながり」を開くと、上流と下流の書類、欠け、添付ファイルの SHA-256 とログの照合結果が 1 画面に並びます。「証憑一式 PDF」で、表紙付きの 1 冊にできます (PDF と画像が対象で、1 冊 30 MB・100 ファイルまで)。支払から企画書までさかのぼって、監査の質問に答えられます。
ヘルプ: 案件のつながりと証憑一式取引先書類の AI 読み取り
取引先から届く見積書・納品書・請求書を、お客様自身の Gemini の API キーで読み取ります。AI は候補を出すだけで、利用者が確認画面で確かめて直し、保存を押したときだけレコードになります。請求書と納品書は、発注との三点照合の結果も確認画面に出ます。読み取りの費用は Google からお客様に請求されます。
ヘルプ: 取引先書類の AI 読み取り
購買の帳票出力を、どう設定しますか？
最初に kintone でアプリを作り、そのあとで PRING の設定画面でテンプレートと各機能を設定します。準備全体の所要時間は、書類の数によって変わります (当社の目安は半日、2026-10-27 時点)。
購買のアプリを kintone で作る
企画・見積・稟議・契約・発注・納品・請求・支払を、書類ごとに 1 アプリとして kintone で作ります。PRING はこれらのアプリを作りません。すでに購買のアプリがあれば、そのまま使えます。明細はサブテーブルに、書類の原本は添付ファイル欄に置きます。
ヘルプ: 購買業務での使い方 (企画から支払まで)上流の番号を LOOKUP でつなぐ
下流のアプリに、上流のアプリの番号を参照する LOOKUP フィールドを置きます。例: 発注アプリに稟議番号、納品アプリに発注番号。この番号が、書類のつながりの手がかりになります。
帳票のテンプレートを登録する
いま使っている Excel の注文書や稟議書を、設定画面で登録します。セルにフィールドを対応付け、AI にセルとフィールドの候補を出させることもできます (お客様の Gemini キーを使います)。契約書のような文章の書類は Word テンプレートで登録します。
ヘルプ: テンプレートを登録する稟議の承認の記録と印影を設定する
稟議アプリにプロセス管理を設定し、承認者と承認日時のフィールドを承認の回数ぶん用意します。設定画面の「印影」タブの「承認の記録」で、承認のアクションごとに欄を割り当て、稟議書のテンプレートの印影セルに承認者の欄を割り当てます。
ヘルプ: 承認の記録と承認ステップごとの印影ボタンを出す条件とメール送信を設定する
テンプレートごとに、ボタンを出すステータス (例: 承認済のときだけ注文書のボタンを出す) と、使えるユーザー・組織を決めます。注文書を取引先に送るなら、「メール設定」にお客様のメールサーバーを登録します。
ヘルプ: 出力ボタンを出す条件を設定する取引先書類の読み取りを設定する
見積・納品・請求のアプリで、原本の添付欄、取引年月日、取引金額、取引先などのフィールドを用意し、「書類の読み取り」タブで対応を決めます。先に「AI 設定」タブで Gemini の API キーを登録します。
ヘルプ: 取引先書類の AI 読み取り
よくある質問
kintone で稟議書や注文書を PDF で出せますか？
出せます。今お使いの Excel の稟議書・注文書をテンプレートとして登録すると、レコード詳細画面のボタンで PDF または Excel にできます。数式や結合セルは保ったまま、kintone の値が入ります。
購買のアプリは、PRING が作ってくれますか？
いいえ。企画・見積・稟議・契約・発注・納品・請求・支払のアプリは、お客様が kintone で作ります。PRING が設定画面から作るのは、案件の合計をまとめる「案件まとめ」アプリと、出力を記録する「PRING ファイルログ」アプリの 2 つで、どちらもお客様の kintone の中にできます。
注文書を取引先にメールで送れますか？
送れます。レコード詳細画面の「メール送信」から、お客様のメールサーバー (SMTP) を使って 1 件ずつ送ります。PRING はメールを中継しません。メール送信は Standard 以上のプランで使えます (2026-10-27 時点)。一括出力は、帳票を作るところまでで、メールの一括送信はしません。
取引先から届いた請求書は、自動でレコードになりますか？
なりません。AI が出した候補を、利用者が確認画面で確かめて直し、「レコードを作成」または「レコードに保存」を押したときだけ kintone に書きます。候補から変えた項目は、訂正として記録に残ります。
監査で「この支払いは何に基づくか」と聞かれたら、どう示せますか？
支払のレコードから「書類のつながり」を開くと、請求書、納品書・検収書、注文書、契約、稟議書、見積、企画書の順に、上流の書類が 1 画面に並びます。添付ファイルの SHA-256 とログの照合結果も出るので、「証憑一式 PDF」にして提出できます。
PRING のサーバーに購買の書類は残りますか？
残りません。案件の合計はお客様の kintone の案件まとめアプリに、出力の記録はお客様の kintone のファイルログアプリに保存されます。証憑一式の PDF も、ダウンロードしたファイルをお客様側で保管します。
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