kintone の経費精算に帳票を出す方法（精算書・承認印・月次の経費一覧）
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kintone で経費精算を管理するなら、経費申請のアプリに明細 (サブテーブル) と領収書の添付欄を置き、プロセス管理で承認を回します。PRING for kintone を使うと、そのレコードから経費精算書を Excel のテンプレートのまま PDF で出し、承認者の印影と日付を承認ステップごとに入れられます。
支払通知書は月末に一覧からまとめて出し、月次の経費一覧は集計出力で 1 枚の Excel にできます。領収書は申請に添付して証憑一式 PDF に含められ、出力の記録はお客様の kintone の監査ログに残ります。領収書そのものの AI 読み取りは対象外で、読み取れるのは見積書・納品書・請求書です (2026-10-27 時点)。
経費精算の流れは、どの段階でどの書類を出しますか？
経費申請のアプリ 1 つに、申請から承認、支払の状態までを持たせるのが基本です。会社の規模によっては、申請と支払のアプリを分けても、同じ仕組みで出せます。図の各段階の下に、PRING で出す書類の例を示します。
- 経費申請
経費精算書 (明細つき)
- 承認
承認者の印影と日付が入った精算書
- 領収書の確認
領収書の添付、証憑一式 PDF
- 支払
支払通知書 (月末に一括出力)
- 月次の集計
経費一覧 (Excel)、仕訳用の一覧
段階の数や名前は、お客様の業務に合わせて変えられます。「書類のつながり」では 1 から 12 までの段階を設定できます。
段階ごとに、PRING はどんな書類を出しますか？
次の表の書類は、いずれもお客様の Excel をテンプレートとして登録して出します。仕訳の形式や勘定科目は、お客様の会計ソフトに合わせて、テンプレートの側で決めます。
| 段階 | PRING で出す書類 (例) | 使う機能 | ポイント |
|---|---|---|---|
| 経費申請 | 経費精算書 (申請者・日付・科目・金額の明細つき) | 書類の出力、明細の展開 | 明細はサブテーブルの行ごとに展開します。合計は Excel の数式のまま残ります。 |
| 承認 | 承認者の印影と日付が入った経費精算書 | 承認の記録と印影 | 承認のボタンを押した承認者と日時が、承認ステップごとに印影として入ります。10 ステップまで。 |
| 領収書の確認 | 領収書の画像や PDF (申請の添付欄)、証憑一式 PDF | 書類のつながり、監査ログ | 添付した領収書は証憑一式に含められます。PDF と画像が対象です。 |
| 支払 | 支払通知書 | 書類の出力、一括出力 | 月末に、支払対象の申請を一覧で絞り込んでまとめて出します。 |
| 月次の集計 | 月次の経費一覧、部門別・科目別の集計表 | 集計出力 | 申請を 1 件 1 行で 1 つの Excel に並べます。集計は、テンプレートの数式やピボットテーブルで行います。 |
承認の記録・監査ログ・書類のつながり・AI 読み取りは、経費精算でどう役立ちますか？
経費精算では、「誰が承認したか」と「裏づけの領収書があるか」を、後から短い時間で示せることが大切です。
承認の記録と印影
プロセス管理で承認のボタンを押すと、承認者と日時がレコードに記録され、承認ステップごとの印影 (印影画像が無い人は日付印) が精算書に入ります。差し戻したときに記録を消すかどうかも選べます。見た目の押印のための記録で、権限があれば欄は書き換えられるため、承認者以外が編集できないようフィールドのアクセス権を設定してください。
ヘルプ: 承認の記録と承認ステップごとの印影監査ログ
お客様の kintone に「PRING ファイルログ」アプリを作ると、精算書の出力・添付・差し替え・削除のたびに、日時・版・ファイル名・SHA-256 が 1 行ずつ残ります。取引年月日・取引金額・取引先を持たせると、ログアプリの一覧で日付・金額・取引先から探せます。記録は PRING のサーバーには保存しません。
ヘルプ: 出力ファイルの監査ログ書類のつながりと証憑一式
経費申請と、その支払のアプリを番号 (LOOKUP) でつなぐと、「書類のつながり」で申請・承認者・添付ファイルの SHA-256 の照合結果を 1 画面で確かめられます。「証憑一式 PDF」で、領収書の画像や PDF を表紙付きの 1 冊にできます (1 冊 30 MB・100 ファイルまで)。
ヘルプ: 案件のつながりと証憑一式請求書の AI 読み取り
取引先から請求書が届き、立替ではなく請求書払いで経費にする場合は、AI 読み取りで請求書の項目をレコードにできます。お客様自身の Gemini の API キーを使い、利用者が確認画面で確かめて直し、保存を押したときだけレコードになります。領収書は読み取りの対象ではありません (対象は見積書・納品書・請求書です)。
ヘルプ: 取引先書類の AI 読み取り
経費精算の帳票出力を、どう設定しますか？
最初に kintone で経費申請のアプリを作り、そのあとで PRING の設定画面でテンプレートと承認の記録を設定します。精算書のテンプレート 1 つなら、約 10 分で最初の出力まで進めます。
経費申請のアプリを kintone で作る
申請者・申請日・合計のほか、明細のサブテーブル (日付・科目・摘要・金額) と領収書の添付ファイル欄を置き、プロセス管理で承認の流れ (申請、課長承認、部長承認など) を作ります。PRING はこのアプリを作りません。すでに経費のアプリがあれば、そのまま使えます。
承認者と承認日時のフィールドを用意する
承認の回数ぶんの「ユーザー選択」フィールドと、必要なら「日時」フィールドを追加します。承認者がその欄を編集できるよう、フィールドのアクセス権を確かめます。
ヘルプ: 承認の記録と承認ステップごとの印影経費精算書のテンプレートを登録する
いま使っている Excel の経費精算書を設定画面で登録し、セルにフィールドを対応付けます。明細はサブテーブルとして展開し、承認欄のセルには承認者の欄を印影として割り当てます。
ヘルプ: テンプレートを登録する支払通知書と月次の経費一覧を登録する
支払通知書は 1 件ずつのテンプレートとして登録し、月末に一覧で絞り込んで一括出力します。月次の経費一覧は、種別を集計 (一覧から 1 ファイル) にしたテンプレートとして登録します。
ヘルプ: 集計出力 (一覧を 1 枚の帳票に) を設定する必要なら、書類のつながりと請求書の読み取りを設定する
領収書を証憑一式にまとめたいときは「書類のつながり」タブを、請求書払いの経費を取り込みたいときは「書類の読み取り」タブを設定します。
ヘルプ: 案件のつながりと証憑一式
よくある質問
領収書を AI で読み取れますか？
領収書は読み取りの対象ではありません。AI 読み取りの対象は、取引先の見積書・納品書・請求書です。領収書の画像や PDF は、経費申請の添付ファイル欄に付けて保管し、必要に応じて証憑一式 PDF に含めます。
承認印は何段階まで入れられますか？
承認ステップは 1 から 10 まで設定できます。承認のボタンを押した承認者の印影 (印影画像が無い人は日付印) が、ステップごとに入ります。未承認のステップは空のままです。
申請者以外が精算書を出せないようにできますか？
ボタンを出す条件で、使えるユーザー・組織を限定できます。また、レコードそのものを見られる人は、kintone のアプリやレコードのアクセス権で決まります。
月次の経費一覧を、部門別や科目別に集計できますか？
集計出力のテンプレートに、Excel の数式やピボットテーブルを入れておけます。一覧で月や部門を絞り込んでから出すと、その範囲の申請が 1 行ずつ並びます。
領収書をまとめて提出用の 1 冊にできますか？
「書類のつながり」を設定すると、案件ごとに「証憑一式 PDF」を出せます。PDF と画像が対象で、xlsx などは含めず、表紙の一覧にファイル名と SHA-256 だけを載せます。1 冊は 30 MB・100 ファイルまでです。
PRING のサーバーに領収書や精算書は残りますか？
残りません。領収書や精算書は、お客様の kintone のレコードと添付ファイルが正で、出力の記録はお客様の kintone のファイルログアプリに保存されます。
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