kintone の採用・雇用契約に帳票を出す方法（内定通知書・労働条件通知書・雇用契約書）
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kintone で採用から雇用契約までを管理するなら、採用申請・候補者・内定と契約のアプリを kintone に作り、通知書や契約書のような文章の書類は Word をテンプレートにして出します。PRING for kintone は、Word の本文や表に {{氏名}} のようにフィールドコードを書くだけで kintone の値を差し込み、PDF または Word で出力します。
個人情報は、kintone のアクセス権と、PRING のボタンを出す条件 (使えるユーザー・組織、ステータス) で守ります。出力した書類と監査ログはお客様の kintone に置き、PRING のサーバーにはお客様のレコードを保存しません (2026-10-27 時点)。
採用から雇用契約までの流れは、どの段階でどの書類を出しますか？
採用申請から入社後の証明書まで、レコードの状態 (ステータス) を進めながら、段階ごとに書類を出します。図の各段階の下に、PRING で出す書類の例を示します。
- 採用申請と承認
採用稟議書 (承認者の印影と日付)
- 内定
内定通知書、採用通知書 (メールで送付)
- 労働条件の提示
労働条件通知書 (Word)
- 雇用契約
雇用契約書 (Word、会社側の印影)
- 入社後
在職証明書などの証明書
段階の数や名前は、お客様の運用に合わせて変えられます。応募者の選考の記録は、kintone のアプリで管理します。
段階ごとに、PRING はどんな書類を出しますか？
次の表の書類は、いずれもお客様の Word または Excel をテンプレートとして登録して出します。文面は PRING が用意しないので、労務の専門家や社内の規程に合わせて作ってください。
| 段階 | PRING で出す書類 (例) | 使う機能 | ポイント |
|---|---|---|---|
| 採用申請と承認 | 採用稟議書 | 書類の出力 (Excel)、承認の記録と印影 | 承認のボタンを押した承認者と日時が、承認ステップごとに印影として入ります。10 ステップまで。 |
| 内定 | 内定通知書、採用通知書 | Word テンプレート、メール送信 | 採用通知書や雇用条件通知書を送るためのメールのひな型があります。メールはレコードから 1 件ずつ送ります。 |
| 労働条件の提示 | 労働条件通知書 | Word テンプレート | 入社日は {{入社日|yyyy年m月d日}} のように書式を付けられ、和暦でも出せます。手当などの明細の行は、件数ぶん増えます。 |
| 雇用契約 | 雇用契約書 | Word テンプレート、印影 | {{@承認者}} のように書くと、登録した印影の画像が入ります。PDF と Word を選べます。 |
| 入社後 | 在職証明書など | Word テンプレート、ボタンを出す条件 | ボタンを出すステータスと、使えるユーザー・組織を決めておけます。 |
個人情報を扱う採用・雇用契約で、権限・承認・監査ログはどう役立ちますか？
採用や雇用契約の書類には個人情報が含まれます。PRING は、見られる人を kintone の権限に任せ、出す人を絞り、出した記録を残す形で使います。
見られる人と出せる人を絞る
誰がレコードを見られるかは、kintone のアプリ・レコード・フィールドのアクセス権で決まります。そのうえで PRING のボタンは、テンプレートごとに、ボタンを出すステータスと「使えるユーザー」「使える組織」で絞れます。例: 人事部だけが、内定のステータスのときに労働条件通知書を出せる。何も選ばないと全員に出るので、人事の書類では必ず絞ってください。
ヘルプ: 出力ボタンを出す条件を設定する承認の記録と印影
採用稟議や、契約書の社内承認を kintone のプロセス管理で行うと、承認者と日時がレコードに記録され、承認ステップごとの印影が書類に入ります。見た目の押印のための記録で、権限があれば欄は書き換えられるため、承認者以外が編集できないようフィールドのアクセス権を設定してください。
ヘルプ: 承認の記録と承認ステップごとの印影監査ログ
お客様の kintone に「PRING ファイルログ」アプリを作ると、書類を出力・添付・差し替え・削除するたびに、日時・版・ファイル名・SHA-256 が残ります。ログにはファイル名が入るので、ファイル名の規則には氏名ではなく、応募者番号や社員番号のような番号を使うことをおすすめします。記録は PRING のサーバーには保存しません。
ヘルプ: 出力ファイルの監査ログWord テンプレートで文章の書類を作る
本文に {{氏名}} 殿、{{入社日|yyyy年m月d日}}、{{給与|#,##0}} のように書くと、kintone の値が入ります。テンプレートに書くのはフィールドコードだけで、個人の情報そのものはテンプレートに入れません。サブテーブルの行は {{#手当}} と {{/手当}} で囲むと、件数ぶん増えます。
ヘルプ: Word テンプレートを作って登録する
採用・雇用契約の帳票出力を、どう設定しますか？
最初に kintone でアプリとアクセス権を決め、そのあとで PRING の設定画面で Word テンプレートと出す条件を設定します。通知書 1 枚なら、約 15 分で最初の出力まで進めます (ヘルプの記載、2026-10-27 時点)。
採用のアプリを kintone で作る
採用申請、候補者、内定・契約のアプリ (または 1 つのアプリとステータス) を kintone で作ります。氏名、入社日、給与、手当 (サブテーブル) などを、書類に載せる項目として用意します。PRING はこれらのアプリを作りません。
kintone のアクセス権を決める
アプリ、レコード、フィールドのアクセス権で、人事の担当者だけが個人情報を見られるようにします。PRING の出力は、ボタンを押した人が見られるレコードで行います。
Word で書類のひな型を作って登録する
いま使っている雇用契約書や通知書の Word ファイルに、値を入れたい場所へ {{フィールドコード}} と書き、設定画面で .docx をアップロードします。差し込み項目の一覧で、アプリに無いフィールドコードの警告を直します。
ヘルプ: Word テンプレートを作って登録する承認の記録と印影を設定する
採用稟議などのプロセス管理に承認者と承認日時のフィールドを用意し、「印影」タブの「承認の記録」で承認のアクションに割り当てます。会社側の印影は「印影」タブに登録します。
ヘルプ: 印影を登録して帳票に入れるボタンを出す条件を決める
テンプレートごとに、ボタンを出すステータス (例: 内定のときだけ内定通知書) と、使えるユーザー・組織 (例: 人事部) を選びます。
ヘルプ: 出力ボタンを出す条件を設定するメール送信を設定する
「メール設定」にお客様のメールサーバー (SMTP) を登録し、採用通知書や雇用条件通知書のひな型を読み込んで、文面を調整します。メールはレコード詳細画面の「メール送信」から 1 件ずつ送ります。
ヘルプ: メール送信を設定する出力して確かめる
テスト用のレコード (実在しない人物の値) で、値・日付の書式・手当の行数・印影を確かめます。{{ }} が文字のまま残るときは、フィールドコードの綴りを直します。
ヘルプ: Word テンプレートから PDF / Word を出力する
よくある質問
Word の雇用契約書を、kintone のレコードから作れますか？
作れます。Word の本文・表・ヘッダー・フッターに {{フィールドコード}} と書いたファイルを、テンプレートとして登録します。出力形式は PDF、Word、その両方から選べます。
個人情報は PRING のサーバーに保存されますか？
出力した書類と監査ログは、お客様の kintone に保存します。PRING のサーバーにはお客様のレコードを保存しません。テンプレートには {{フィールドコード}} だけを書き、個人の情報そのものは入れない作りです。
人事部以外の人が書類を出せないようにできますか？
テンプレートごとに、ボタンを出す条件で「使えるユーザー」「使える組織」とステータスを決められます。レコードそのものを見られる人は、kintone のアクセス権で決まります。
入社日を和暦で出せますか？
出せます。{{入社日|ggge年m月d日}} のように書式を付けると、令和8年4月1日の形になります。{{入社日|yyyy年m月d日}} なら 2026年4月1日 です。
雇用契約書に会社の印影を入れられますか？
「印影」タブに印影の画像を登録し、Word に {{@承認者}} のように書くと、その人の印影が入ります。印影は見た目の押印です。契約の取り交わし方は、社内の規程に沿って決めてください。
通知書を本人にメールで送れますか？
送れます。レコード詳細画面の「メール送信」から、お客様のメールサーバー (SMTP) を使って 1 件ずつ送ります。メール送信は Standard 以上のプランで使えます (2026-10-27 時点)。
通知書や契約書で、7 日間試す
クレジットカードは不要で、終了後の自動課金はありません (1 つの kintone ドメインにつき 1 回)。試すときは、実在しない人物の値を入れたテスト用のレコードを使ってください。
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