入社手続きのチェックリストの Excel テンプレート (無料・提出書類と社会保険・雇用保険の期限)
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新しく入社する人の手続きの漏れを防ぐ、A4 縦 1 枚のチェックリストです。本人から受け取る書類 10 点を「未提出・受領・不要」で選ぶと、未提出の件数を数式で数えます。
本人の届出情報 (住所・電話・緊急連絡先・基礎年金番号・雇用保険被保険者番号・通勤経路) と、会社の手続きの期限の目安と完了日の欄もあります。
日本の商習慣に合わせた点
健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届は、事実が発生した日 (入社日) から 5 日以内に出します。期限の目安の欄に入れています。
雇用保険の被保険者資格取得届は、被保険者となった日の属する月の翌月 10 日までに、管轄のハローワークに出します。
個人番号 (マイナンバー) は、この書類に書きません。確認を済ませたかどうかだけを、提出書類の表に記録します。右上に担当・承認・決裁の押印欄があります。
使い方
本人の情報を入れる
入社手続番号・入社日・氏名・フリガナ・生年月日・職種・雇用形態・人事の担当を入れます。
提出書類を確かめる
本人から受け取った書類ごとに、状況を「受領」などに変え、受領日を入れます。未提出の件数が 0 になれば完了です。
会社の手続きを進める
期限の目安を見て、資格取得届などを出し、完了日と担当を入れます。
kintone の項目との対応 (PRING で使うとき)
PRING の業務アプリセットの項目コードで、どのセルにどの項目を入れるかをまとめました。同じ内容を Excel の中の隠しシート (_pring) と、対応付けのファイル (JSON) に入れています。数式のセル (金額・合計・消費税) は対応付けず、Excel が計算します。今は、テンプレートを登録したあと、AI マッピングで候補を出すか、この表のとおりに手で対応付けます。PRING が隠しシートを読んで対応付けを自動で入れる機能は、配信後にこのページでお知らせします。
| セル | 項目 | フィールドコード |
|---|---|---|
| E5 | 入社手続番号 | onb_no |
| Q5 | 入社日 | join_date |
| E6 | 氏名 | name |
| Q6 | フリガナ | name_kana |
| E7 | 生年月日 | birth_date |
| Q7 | 職種 | job_title |
| E8 | 雇用形態 | emp_type |
| Q8 | 担当者 | hr_owner |
| E9 | 契約番号 | ctr_no |
| Q9 | 手続きの状況 | onb_status |
| M13 | 本人確認書類 | d_id |
| M14 | 個人番号の確認を済ませた | d_mynum |
| M15 | 基礎年金番号がわかる書類 | d_nenkin |
| M16 | 雇用保険被保険者証 | d_ei |
| M17 | 扶養控除等申告書 | d_fuyo |
| M18 | 通勤経路の届 | d_commute |
| M19 | 給与振込口座の届 | d_bank |
| M20 | 前職の源泉徴収票 | d_gensen |
| M21 | 被扶養者 (異動) 届に要る書類 | d_hifuyo |
| M22 | 雇入れ時の健康診断の結果 | d_health |
| D26 | 住所 | address |
| E27 | 電話 | phone |
| Q27 | 基礎年金番号 | pension_no |
| E28 | 緊急連絡先の氏名 | emergency_name |
| Q28 | 緊急連絡先の電話 | emergency_tel |
| E29 | 雇用保険被保険者番号 | ei_no |
| Q29 | 通勤経路 | commute_route |
よくある質問
無料で使えますか？
無料です。ダウンロードして、社内の書類として自由に使い、書き換えてください。登録は要りません。
期限の目安は常に正しいですか？
法令で決まっている期限をもとにしていますが、事業所の事情や制度の改正で変わることがあります。手続きの前に、日本年金機構とハローワークの最新の案内で確かめてください。
kintone から自動で入れられますか？
kintone 帳票プラグイン PRING にこの Excel をテンプレートとして登録すると、kintone のレコードの値をセルに入れて PDF や Excel で出せます。どのセルにどの項目を入れるかの対応付けは、Excel の中の隠しシート (_pring) と、このページの表・対応付けのファイル (JSON) にまとめています。PRING がこの隠しシートを読んで対応付けを自動で入れる機能は、配信後にこのページでお知らせします。それまでは、AI マッピングで候補を出すか、表のとおりに手で対応付けてください。
kintone から出すなら
kintone の人事のレコードから、この Excel のまま帳票を出すなら、kintone 帳票プラグイン PRING をご覧ください。今の Excel をそのままテンプレートとして登録し、セルに kintone の項目を対応付けて出力します。
kintone の Excel 出力テンプレートの使い方